Первыми закрываются компании где ставится много задач: статистика использования системы управления проектами YouGile

Что делают успешные команды в системе управления проектами и чего не делают те, кто разваливается через неделю?

Разработчики системы YouGile изучили статистику действий пользователей и обнаружили две интересные вещи.

Первое – чем больше ставится задач, тем быстрее компания «умирает» в системе. Второе – чем больше задается вопросов, тем выше вероятность «выжить».

Расскажу об эксперименте и его статистике подробнее.

YouGile выделяли группы пользователей, которые после регистрации делали упор на той или иной функции в системе. Далее считали дневной показатель возвратов по сотрудникам этих компаний.

Другими словами, смотрели, как конвертируется пользователь на ранних стадиях – воспринимает ли он систему как место для постановки задач или, например, хочет максимально контролировать процессы. Пытались понять, насколько долго он задерживается в системе в зависимости от старта.

Результат эксперимента: можно узнать, при каком подходе активность по проекту затухает за пару месяцев, а в каком он живет долго вне зависимости от результатов. Из статистики можно делать выводы о полезности действий при организации проекта.

Однако по большинству выборок никаких интересных результатов обнаружить не удалось. Как правило, все эти действия ничего не говорят и никак не влияют на срок жизни начинающей команды. Например, назначение задач на исполнителей не несет никакой особенной важности; те компании, которые делают упор на это в начале использования, имеют такой же показатель возвратов как и в среднем по всей базе. Еще важно отметить, что все выборки были примерно одного размера.

Но две группы дали принципиальные отличия от среднего: те, кто ставил много задач и те, кто оставлял в системе много сообщений. И вот какие выводы можно из всего этого сделать…

Самый яркий отрицательный паттерн – это большое количество генерируемых задач. График активности таких компаний достаточно быстро падает и стремится к асимптоте около нуля.

Компании, которые генерируют много задач (более 20 в день на человека в первую неделю), через 100 дней будут существовать только с вероятностью 4%.

В реальности это выглядит так, что один очень энергичный руководитель бесконечно ставит задачи, разбивая проект так, как только ему понятно, практически ничего не обсуждает, требует выполнения, приходит в ярость, когда выполненные задачи не дают общего результата. Каким бы абсурдным не казался этот пример, встречается он часто.

Самый яркий положительный паттерн – это большое количество общения, вопросов.

Компании, которые в первые же дни набирают больше 10 сообщений на участника команды, через 100 дней выживают в системе с вероятностью 42%.

На практике это выглядит так, что задач генерируется немного, декомпозиция происходит в описании задачи, к большинству задач подключаются несколько человек и ведут обсуждения, нет одного самого активного участника, структура коллектива плоская, формулируется много вопросов. Как правило, это команда равноправных участников или с грамотным руководителем. Из показателей этой статистики можно сделать вывод: задать вопрос или оставить сообщение в системе в десять раз лучше, чем поставить задачу.

Кстати, именно поэтому в системе YouGile сделан большой акцент на общении, и каждая задача реализована в виде чата. Чем больше в чатах задач обсуждений – тем сильнее вовлекаются сотрудники в работу над проектом. По мнению разработчиков YouGile, система должна затягивать в проекты, как социальные сети. И я на собственном опыте убеждаюсь, что так и происходит.

Вместо того, чтобы просто ставить задачи и раздавать указания, лучше задавать больше вопросов.

Например, поставьте себе такую цель и задайте 100 вопросов в ближайший месяц в карточках задач. Команда гарантированно втянется.

Независимо от роли в команде, скажите: сколько вообще вы говорите в своей компании утверждений-повелений, а сколько задаете вопросов? Если большая часть коммуникаций проходит через систему управления, то следить за обсуждениями и анализировать их становится возможным.

Несколько примеров комментариев к задачам, каждый из которых по разному влияет на втягивание сотрудника в проект:

• «Лена, макет сделан плохо, без души, переделай»
• «Лена, сколько можно делать такт? Переделывай всё!»
  
• «Лена, а может макет стоит переделать? Это вариант вроде не идет?»
  
• «Лена, как тебе результата? Стоит ли переделывать?»
  
• «Как тебе результат? Будем так сдавать клиенту?»
  
• «Не могу понять почему мне не нравится. Можно ли что-то улучшить?»
  
• «Если потратить ещё два часа, станет ли лучше?»
  

Даже если завтра вы специально станете человеком-вопросом, уровень управления в компании вырастет.

Кроме постановки вопросов эффективно оставлять в задачах больше комментариев, особенно позитивных, отмечать все успехи и хвалить коллег письменно.

При ведении проектов в какой-либо системе управления, где можно общаться, это особенно актуально. Если к каждой законченной задаче ставить простой позитивный комментарий, все задачи будут закрываться именно в этой системе и как можно быстрее.

Популярной практикой является создание на доске с процессом столбика «На проверку». Вот только такая колонка выглядит не очень приятно для того, кто перемещает туда свои задачи.

Но всё кардинально меняется, если всем проверяющими заранее сделать установку: «Слушай, когда с задачей всё хорошо, ты не просто перетаскивай её в колонку «Готово», а ещё обязательно напиши туда «Посмотрел, всё отлично».

Итак, система управления должна засасывать, как засасывает Facebook. Каждый день просматривать задачи по проекту, вовремя задавать вопросы, общаться – всё это должно быть нормой для всей команды. В идеальном мире такая система должна позволять организовать 100 человек с такой же легкостью, как стартап из 5.