10 систем управления проектами для контент-маркетолога

Вот уже 7 лет, как я раз и навсегда «переехала» из реальных офисов в виртуальные. Мне гораздо комфортнее работать дома на удалёнке. Тем более, профессия позволяет — контент-маркетолог, выпускающий редактор.

Под «виртуальным офисом» я подразумеваю системы управления проектами. За годы дистанционной работы с разными компаниями, агентствами и студиями я перепробовала их более 10 штук.

Поделюсь своим опытом использования каждой системы. Расскажу, где лично мне как контент-маркетологу было удобно коммуницировать с коллегами по задачам и обмениваться файлами, а где не очень.

Системы я расположила по моему рейтингу: от самых слабых до наиболее крутых. Оценивала по одному параметру, который имеет для меня ключевое значение — удобство коммуникаций.

Что нравилось:

Коммуникации в задачах стандартные: добавить комментарий, прикрепить файл. Есть своя «изюминка» — на основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо на email и быстро его отправить прямо из системы. Выглядит адрес отправителя так: [email protected]. Ещё одна фишка — отдельный раздел «Общение» с живой лентой, в которой отображаются все коммуникации по задачам, и комментарии, и файлы.

Что не нравилось:

Нет интеграции с основными облачными хранилищами и дисками, файл можно загрузить только с компьютера. Нет ощущения цельности и системности, пёстрый интерфейс с большим количеством функций, в которых легко заблудиться. Всё-таки это больше CRM, чем система для коммуникаций, и поэтому только 10-е место.

Что нравилось:

В Trello всё просто и понятно. К рабочим процессам легко подключать новых сотрудников, фрилансеров и клиентов – достаточно расшарить информацию и прислать ссылку. Вложения к задачам точно не потеряются: весь текстовый, графический и видео контент можно хранить в карточке задачи. Загружать вложения легко как с компьютера, так и с Dropbox, Google Диск, One Drive и Box. Правда, на бесплатном тарифе есть ограничения по весу файла — не более 10 МБ.

Что не нравилось:

Знаю, многие любят эту систему, особенно небольшие команды, но у меня с Trello отношения как-то не сложились. Пробовала использовать её для координации работы двух моих помощниц-копирайтеров и дизайнера, с которыми работали в связке. Нам не хватало функционала для общения, и мы постоянно «сбегали» из системы в мессенджеры. В карточках комментарии «тяжеловесные», как на форуме образца 2006 года.

Что нравилось:

Подчеркну большой функционал работы с задачами. Можно настроить повторяющиеся задачи, что особенно актуально для отдела маркетинга с регулярными email-рассылками и постами в соцсетях. Можно поставить важные задачи «На контроль» и следить за ними отдельно. В задачах удобно обмениваться файлами — можно скопировать и отправить коллегам прямую ссылку на конкретный документ или картинку. Есть интеграция данных из Dropbox, One Drive, Google Диск, Box. Правда, 10 ГБ места в облачном хранилище дается только на платном тарифе.

Что не нравилось:

Объективно система хорошая, но мне «не зашла». Смущало то, что обычному пользователю нельзя создать приватную задачу. Обнаружить настройки прав доступа сложно, и непонятно, видна ли твоя задача коллегам. В итоге оказывается, что видна, и только администратор может устанавливать приватность. А такая «прозрачность» иногда смущает, и часть общения переносится в мессенджеры.

Что нравилось:

Удобно работать над маркетинговыми задачами, которые состоят из этапов и в которых задействованы несколько специалистов. Например, провести SEO-оптимизацию сайта или запустить лендинг с контекстом. Легко оформлять списки задач и на каждом этапе обмениваться файлами и комментариями. В каждой задаче есть блок, где можно вести дискуссию. Также в отдельном окне «Документы» можно получить доступ ко всем файлам в рамках выбранного проекта.

Что не нравилось:

Во многом система заточена под CRM. Общение напоминает форумное. Мне не хватало отдельных окон для создания общих и тематических чатов. В целом мы обсуждали задачи и в комментариях, но хотелось иметь больший функционал для общения.

Что нравилось:

Хорошая задумка — создавать группы и проекты в виде отдельных папок, в них хранить файлы и обсуждать материалы. В отделе маркетинга, где я работала, мы создали группы: «Идеи для рассылок», «Вопросы и ответы», «Отзывы», «Дизайн», «Социальные сети», «Рассылки», «Контент на сайте», «Маркетинг». Было очень удобно в теории, но на практике... Уже через месяц мы начали просто игнорировать эти папки и обмениваться файлами в общих чатах. А там всё быстро терялось.

Что не нравилось:

Возможностей у Битрикса-24 очень много, но… ими почему-то не пользуешься. Да, там есть и канбан-доска, и шаблоны задач, и диаграмма Гантта, и конструктор сайтов, и рассылки email и SMS… Но пёстрый, «тяжеловесный» интерфейс путает и отпугивает коллег. В итоге вся совместная работа переносится в чатики, где царит полный хаос (зато внутри системы, а не где-нибудь в Telegram).

Что нравилось:

Мы использовали эту систему в агентстве продающих текстов для связи между клиентами и копирайтерами. В неё очень легко приглашать новых людей, и у заказчиков сложностей не возникало. Интерфейс простой, интуитивно понятный, напоминает классические форумы. Удобно обсуждать задачи и обмениваться файлами в отдельно взятой ветке проекта. Легко подключать новых людей к проекту (например, корректора и дизайнера) на определённом этапе.

Что не нравилось:

Эта система удобна именно для общения по задачам в небольших группах, с несколькими специалистами и заказчиками. А для организации полноценного отдела маркетинга её функционала не хватит. Например, нам очень не хватало канбан-досок, трудно было оценивать общую картину по проектам. Правда, я проверила — на момент написания статьи их уже 1,5 года как добавили.

Что нравилось:

Главная особенность коммуникаций, которая меня сразу зацепила — каждая задача реализована в виде чата. В чате общение получается более живым, чем в комментариях. А чтобы не потерять важное сообщение или файл, его можно «закрепить» над чатом с помощью быстрой ссылки и добавить любую метку-название. Также есть возможность перейти к полному списку чатов по всем задачам, и своим и чужим. Сейчас я иногда работаю вместе с командой YouGile, поэтому и познакомилась с их системой. YouGile не так широко распространена, как другие системы, однако ребята делают крутые фишки. И фишки эти на мой взгляд достойны внимания.

Что не нравилось:

Нет интеграции с облачными хранилищами и дисками. Нет единого места, где бы хранились все файлы из задач и личных чатов. Также не хватает возможности цитировать сообщения в чате. Иногда грустно без привычных смайликов.

Что нравилось:

Есть отдельная «Доска для сообщений», встроенный групповой чат, где легко коммуницировать с коллегами и обмениваться файлами по задачам. В общей ленте отображаются все новые комментарии и вложения. Также файлы можно хранить на отдельной доске «Документы и файлы». Вместимость облачного хранилища — 500 ГБ. Структура чёткая и понятная, потерять что-то важное сложно.

Что не нравилось:

Англоязычный интерфейс отпугивал некоторых коллег, и они изо всех сил противились этой системе. Кроме того, некоторые путались, куда именно выкладывать файлы. В итоге они были разбросаны повсюду: и в ленте, и на разных досках, и в общих чатах. Но здесь мы просто не успели установить единые правила и навести порядок.

Что нравилось:

У Wrike есть крутая фишка — предлагает шаблоны проектов под разные цели, например, запуск нового продукта. При помощи шаблона легко сделать проект с чёткой структурой. В каждой задаче удобно обмениваться файлами, есть интеграция с Google Диск, Dropbox и другими сервисами, а также с YouTube. На бесплатном тарифе дается 2 ГБ облачного хранилища. Доступ к материалам можно сделать или общим для всех коллег, или ограниченным. В комментарии можно упомянуть конкретного человека, написав его имя через @, как в Instagram. Ещё один плюс — можно отдельно посмотреть все файлы, приложенные к конкретному проекту или доске.

Что не нравилось:

В целом работать в системе было комфортно, устраивало всё. Правда, использовала я эту систему недолго — перешла в другую компанию, с другим «виртуальным офисом». Слышала от руководителя, что эта система дорогая для России, оплачивается в долларах.

Что нравилось:

Можно настроить приватность задач и смело обсуждать там всё, что угодно. Можно поставить себе личную задачу и пошарить её только одному человеку, не боясь, что другие коллеги увидят диалог. В карточках удобно оставлять комментарии, обмениваться файлами. Для быстрого доступа к материалам можно давать прямую ссылку на задачу. Интегрируется с Google Диск и Dropbox. Интерфейс простой, интуитивно понятный, в основных функциях легко разобраться с первого раза. Летающие единороги радуют.

Что не нравилось:

Asana — отличный вариант для организации небольшого отдела маркетинга на 10-15 человек. Но есть один значимый минус — отсутствие русскоязычной версии. Если команда большая, и не все сотрудники знают английский, то рано или поздно эта проблема возникнет.

Идеальной во всех отношениях системы не существует. Здесь я делала сравнение систем «под соусом» удобства коммуникаций и обмена файлами с коллегами. А если возьмусь сравнивать по критерию (например) удобства постановки задач — рейтинг будет уже совсем другим. Поэтому найти для себя «виртуальный офис мечты» можно только методом проб и ошибок.