Как инструмент комплаенс линии помогает выявлять мошенничество в компании

В этой статье мы рассмотрим один из эффективных инструментов комплаенс программы предприятия — комплаенс линию, а также поговорим о реальном кейсе экспертов NFP по раскрытию мошеннической схемы в отделе закупок.

Сильная и прогрессивная комплаенс программа не обходится без такого инструмента, как комплаенс линия. Правильно встроенный сервис комплаенс линии в деятельность компании позволяет сотрудникам, клиентам, поставщикам и другим деловым партнерам сообщать о сомнительных инцидентах, с которыми они столкнулись в компании. Эта коммуникация помогает руководству и собственникам компании эффективно управлять бизнесом и предпринимать необходимые меры по выявлению и предотвращению недобросовестных действий, прежде чем они станут публично известными и повлекут за собой не только финансовые потери и штрафы, но и негативно скажутся на репутации компании.

Несмотря на очевидные преимущества для компании от использования сервиса комплаенс линии, значительную часть разговоров профессионального сообщества всё ещё составляет тема корреляции комплаенс линии с показателями и процессами в компании. Так, насыщенную дискуссию Конференции ECVC 2019 компании Navex Global (ведущий поставщик ПО по этике и комплаенс) сформировал вопрос о том, как соотносится количество заявлений о нарушениях, переданных на Комплаенс линию, с этичным ведением бизнеса компании и соответственно с её репутацией.

Существует заблуждение, что если на комплаенс линию не поступают обращения, то это означает, что в компании нет проблем и нарушений – это не так. Скорее в компании проведена неэффективная кампания по популяризации комплаенс линии и не сформирован положительный имидж этого инструмента для борьбы с недобросовестными действиями, в том числе с мошенничеством и коррупцией. Отсутствие заявлений говорит о том, что сотрудники сталкиваются либо с психологическими препятствиями при обращении на комплаенс линию, либо у них отсутствует понимание механизма работы этого инструмента.

Большое количество заявлений, напротив, свидетельствует о положительном имидже комплаенс линии и доверии сотрудников к компании, а также об эффективно выстроенном процессе на всех этапах работы, в том числе финальном – закрытие отчета с подтверждением или опровержением нарушения.

Об этом свидетельствуют и результаты исследования Университета Джорджа Вашингтона и Университета штата Юта, представленные в 2019 году. В рамках исследования было проанализировано более чем два миллиона отчетов более чем от тысячи компаний. Представители Navex Global отметили, что в ходе исследования была обнаружена четкая связь между внутренними системами отчетности для сообщений о нарушениях (комплаенс линия), эффективностью бизнеса и репутацией компании. Результаты исследования показали, что компании с большим объемом заявлений, поданных на комплаенс линию, встречаются в негативных сводках СМИ на 46% реже, чем компании, которые получают меньше заявлений на комплаенс линию. Так, компании с большим количеством заявлений выявляют и предотвращают недобросовестные действия до того, как они станут общественными и негативно повлияют на репутацию компании. Что немаловажно, это также способствует предотвращению финансовых потерь, крупных штрафов и государственного надзора.

Между тем, в бизнес-среде практически все компании уязвимы для экономических нарушений и злоупотреблений. Согласно отчёту 2018 года Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений, компании, которые внедрили у себя сервис комплаенс линии, гораздо чаще выявляют мошеннические действия и их убытки от мошеннических схем на 50% меньше по сравнению с организациями, в которых нет комплаенс линии. Заявления, которые поступают на комплаенс линию позволяют выявить годами работающие мошеннические схемы, устранить их и выстроить внутренние контроли в «слепой зоне», которые предоставляли возможность для недобросовестных действий.

Практический кейс по раскрытию корпоративного мошенничества в компании с помощью инструмента комплаенс линии

Согласно передовой международной практике, сервис Комплаенс линии предоставляется на аутсорсинг в обслуживание третьей стороной для обеспечения независимости полученных обращений. Компания, предоставляющая услуги аутсорсинга Комплаенс линии, является посредником доставки информации от заявителя к руководству компании-клиента и не принимает никаких мер в отношении обращения.

Так, экспертами NFP было принято обращение о существующей в Отделе закупок «откатной» системе. В результате экспертного расследования инцидента по телефонному номеру комплаенс линии был раскрыт кейс о мошеннической схеме, действующей в компании годами.

Все началось с того, что на глобальном уровне компании было принято решение об обновлении комплаенс программы и начали вводиться дополнительные инициативы для укрепления комплаенс системы. В тот момент комплаенс линия была реализована лишь в части представительств компании по миру, однако в российском представительстве инструмент не был внедрен в компании. Тогда от головной компании поступило указание на разработку и внедрение комплаенс линии. Представители компании обратились за помощью в реализации комплаенс линии к сторонним экспертам.

На первом этапе проекта экспертами был проведен глобальный анализ деятельности компании и ее аудитории. Были проанализированы структура компании, бизнес-процессы и функции, внутренние нормативные документы. Проведены интервью с держателями бизнес-процессов. Помимо прочего был проанализирован состав и численность персонала, а также пул основных контрагентов компании.

Это позволило разработать индивидуальный подход к реализации сервиса комплаенс линии. Основываясь на результатах анализа экспертами NFP были подобраны наиболее подходящие каналы связи (телефонный номер, онлайн-портал (форма обращения на веб-сервисе), электронная почта), которые позволили эффективно выстроить связь между сотрудниками, контрагентами и комплаенс службой. Были разработаны системообразующие документы, регламентирующие процессы комплаенс линии и отражающие ценности и стратегию компании (Политика Комплаенс линии, порядок приема и обработки обращений, расследование инцидентов и предоставление обратной связи и др.).

Немаловажную часть работы с персоналом компании составили тренинги, на которых были освещены как регламенты использования сервиса комплаенс линии, так и его значимость для компании и каждого сотрудника в отдельности. Важно донести до каждого сотрудника, что компания реализует различные инструменты для предотвращения нарушений, хищений и мошеннических действий, следуя принципам прозрачного ведения бизнеса и создавая на местах культуру этики. С помощью комплаенс линии сотрудники могут заявить о нарушении этических норм и корпоративных правил в отношении них или компании в целом, а также имеют возможность повлиять на предотвращение хищений, мошенничества и коррупции на уровне всей организации.

Для формирования культуры этичного ведения бизнеса эксперты NFP разработали тексты выступлений топ-менеджеров компании на корпоративных мероприятиях. В своих выступлениях руководство демонстрировало «Тон сверху», открыто заявляя о позиции в отношении недобросовестных действий и мерах, которые предприняты в компании по борьбе с ними.

Помимо прочего, сервис Комплаенс линии сопровождался популяризирующими мероприятиями, которые способствовали формированию доверия и положительного имиджа к сервису. Уже в первые полгода обслуживания Комплаенс линии эксперты сервиса получили ряд обращений, связанных с мошеннической деятельностью. Так, например, расследование одного из инцидентов, переданных на Комплаенс линию, раскрыло мошенническую схему, существующую в компании на протяжении пяти лет. Ряд сотрудников Отдела закупок состояли в мошенническом сговоре с поставщиками, который позволял одним получать «откаты» за заключение контрактов на суммы превышающие рыночные, а другим бонусы от подобных продаж. В результате расследования инцидента, была собрана доказательная база, подтверждающая мошенническую схему. Руководство компании приняло решение об увольнении сотрудников причастных к сговору, обновлении состава Отдела закупок и поиске новых поставщиков для заключения договоров поставок по рыночным ценам, которые принесут экономическую выгоду для компании.

Данное обращение на Комплаенс линию позволило не только раскрыть мошеннический сговор и предотвратить дальнейшие убытки от заключения не выгодных сделок, но и обнаружить зону риска в которой отсутствовали контроли и совершение мошенничества было возможным. Так эксперты NFP были привлечены к проекту по выстраиванию прозрачного и эффективного процесса закупочной деятельности в компании в соответствии с передовой практикой и разработаны внутренние контроли, позволяющие предотвратить подобные недобросовестные действия.