Больше чем просто архив: возможности корпоративных систем хранения документов

Сегодня компании всё чаще прибегают к хранению документов в цифровом формате. Несмотря на безусловные преимущества этого подхода, с его внедрением возникает ряд сложностей, среди которых — обеспечение юридической значимости и воспроизводимости электронных документов. Решить эти и другие задачи, связанные с долговременным содержанием, позволяет организация системы централизованного хранения документов. Подробнее о возможностях такого инструмента рассказывает Татьяна Маркова, ведущий аналитик продуктов «Цитрос» компании SL Soft.

Специалисты по оперативному и архивному делопроизводству, а также все сотрудники, которые регулярно сталкиваются с большим объемом документов, хорошо понимают недостатки работы с «бумагой». Например, чтобы несколько работников одновременно взаимодействовали с одним документом, приходится создавать большое количество копий. Кроме того, на поиск и подбор нужных экземпляров тратится до 30% рабочего времени, а хранение требует регулярного увеличения площадей. Оригиналы со временем ветшают; иногда и вовсе безвозвратно утрачиваются. Существуют также серьезные риски утечек информации ограниченного доступа: злоумышленники могут воспользоваться одной из многочисленных копий или, например, присвоить оставленный на рабочем месте или забытый в принтере документ.

Цифровой формат хранения документов позволяет эффективнее и надежнее организовать все процессы, но и в этом случае возникают проблемы. В частности, происходит износ и устаревание физических носителей, на которых хранятся документы (жестких дисков, CD, флеш-карт и т.д.), устаревание электронных форматов и, как следствие, потеря их воспроизводимости. Особо следует отметить утрату юридической значимости документов в связи с истечением срока действия электронной подписи. Актуальна и задача их физического уничтожения после истечения сроков хранения. Свободное обращение цифровых копий внутри компании и за ее ИТ-периметром, а также отсутствие контроля доступа к ним могут привести к проблемам обеспечения информационной безопасности.

При организации смешанного хранения, когда необходим учет документов разных форматов, возникает еще один спектр проблем — необходимость перевода в «цифру» бумажных экземпляров и обеспечение поиска по оцифрованным копиям, унификация функций архивного делопроизводства и ряд других.

Также на практике большинство компаний хранят документацию в системах, которые для этого не предназначены. Например, в CRM, BPM, учетных системах и множестве других. Нередки случаи, когда экземпляры размещаются на сетевых ресурсах (в папках) или на компьютерах пользователей. Все это приводит к неконтролируемому дублированию или потере документов, затрудняет поиск актуальных версий и необходимых сведений, а также подбор по запросам внутри компании или из других организаций.

Решить обозначенные выше проблемы помогает использование электронного архива — корпоративной системы хранения документов.

Понятие «электронный архив» в России используется уже достаточно давно, однако ожидания от подобной системы в компаниях разные: либо это корпоративное хранилище данных, которое обеспечивает централизованное содержание всего контента компании, но при этом не поддерживает процессы архивного делопроизводства, либо это система для единого корпоративного хранения с обеспечением процессов архивного делопроизводства в соответствии с законодательством, либо одновременно и то, и другое.

Корпоративное хранилище данных (КХД) предназначено для содержания и обработки больших объемов различных документов компании, собранных из разных источников. Поступающая в КХД информация унифицируется, группируется и классифицируется, а затем обрастает связями и зависимостями. Это позволяет выстроить систему поддержки принятия управленческих решений на уровне всей организации, основываясь как на актуальных, так и на исторических данных. КХД обеспечивает простой и быстрый поиск нужных корпоративных сведений, а также контроль и разграничение доступа к ним с учетом требований информационной безопасности.

Системы хранения электронных документов (СХЭД) должны поддерживать процессы комплектования, учета и использования «бумаг» в соответствии с действующим законодательством по обеспечению архивного делопроизводства. На сегодня один из основных таких нормативных документов — Приказ Росархива от 31.07.2023 №77, в рамках которого, в том числе определены требования к СХЭД (статья 137), введен термин «электронный архивный документ» (ЭАД) и прописан перечень элементов в его составе (статья 141). Необходимые условия для работы СХЭД в государственных органах определяются в Приказе Росархива от 15.06.2020 №69.

Документ (ЭАД), передаваемый на хранение, в своем составе должен содержать: файл основной части в формате PDF/A, что позволяет обеспечивать его воспроизводимость на протяжении всего срока хранения; файлы неотъемлемых приложений (при их наличии); файлы электронных подписей (также при их наличии) и файл метаданных с описанием регистрационно-учетных сведений.

СХЭД предназначена для обеспечения централизованного и долговременного хранения бумажных и электронных документов компании; их структурирования и классификации по номенклатуре дел, срокам хранения, описям, фондам и т.д. Система также отвечает за сохранение юридической значимости на протяжении всего времени; формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их последующего удаления; учет выдачи, возврата и т.д. СХЭД должна позволять осуществлять быстрый поиск и формирование подборок документов, обеспечивать различные уровни доступа при работе с ними, а также легко интегрироваться с корпоративными системами.

Современные решения предоставляют широкие возможности содержания, обработки и анализа данных компании. Поэтому при выборе системы для централизованного хранения документов следует четко определить и сформулировать задачи, которые должны быть решены по результатам внедрения.

Специализированные решения для организации долгосрочного хранения поддерживают дополнительные возможности по работе с электронными подписями, сервисы оцифровки, различные аналитические и интеллектуальные функции, благодаря которым архивная обработка и содержание документов становятся более удобными, надежными и эффективными. Одно из таких специализированных решений — «Цитрос Архив».

Сервис оцифровки в «Цитросе» позволяет распознавать, извлекать и обрабатывать данные из скан-образов и цифровых копий, структурированных и неструктурированных документов любого типа; обеспечивает как обработку оперативных бумажных экземпляров, так и ретроконверсию исторического массива данных. Сервис быстро и в высоком качестве распознает печатный и рукописный текст (точность достигает 95%), выделяет необходимую информацию и создает на ее основе карточку документа в архиве. Также возможна модификация документа на основе обработки изображений и распознавания текста: добавление штрих-кодов, факсимиле, деперсонализация и т. д.

Для обеспечения легитимности электронных документов «Цитрос Архив» автоматически отслеживает срок истечения юридической значимости и проверяет их целостность и неизменность. Система поддерживает несколько способов продления юридической значимости: повторное подписание с использованием нового сертификата электронной подписи (ЭП); автоматическое подписание с применением обезличенного квалифицированного сертификата ЭП оператора информационных систем, выдаваемого ФНС России; перештамповку — добавление нового действующего штампа времени в исходную подпись при условии использования формата архивной подписи (CAdES-A). Способ обеспечения юридической значимости каждая компания выбирает самостоятельно.

Интеллектуальные сервисы с машинным обучением избавляют сотрудников от выполнения рутинных операций на всех этапах обработки документов, экономя до 30% рабочего времени и уменьшая количество ошибок в 5 раз. ИИ-сервисы в «Цитросе» автоматически заполняют или предоставляют рекомендации по заполнению атрибутов на основе интеллектуального анализа содержимого (например, определяют вид или тематику документа на основе его текста); предлагают дальнейшие маршруты его движения и прочее.

Использование современного решения по организации хранения документов позволяет компании повысить производительность, качество и скорость работы специалистов за счет цифровизации и интеллектуализации рутинных рабочих процессов, сэкономить человеческие и материальные ресурсы.

В результате внедрения «Цитрос Архива» в компаниях до 80% снижаются расходы на оплату помещений для хранения бумажного архива, в 3 раза сокращаются затраты на расходные материалы, высвобождается до 30% рабочего времени, которое раньше сотрудники тратили на поиск документов, а также нивелируются риски получения штрафов за непредоставление бумаг в контролирующие органы.

Текст был подготовлен специально для медиа «Клерк.ру». В нашем блоге публикуем расширенную версию этого материала с дополнениями.