HR TECH ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ НА ПЛАТФОРМЕ 1С: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ

Задачи снижения зависимости российского бизнеса от импорта программного обеспечения и технологий активно обсуждаются на уровне Правительства РФ все последнее десятилетие.

События последних нескольких лет внесли существенные коррективы не только в нашу повседневную жизнь, но и потребовали кардинальных изменений в управлении операционной деятельностью большинства организаций. Пандемия, переход сотрудников на удаленную работу, импортозамещение – всё это требует от руководителей изменить подход к управлению организацией: более гибко реагировать на изменения внешней и внутренней среды, сконцентрироваться на повышении эффективности бизнеса, максимально сократить или автоматизировать рутинные процессы.

Без автоматизации процессов производства, логистики, управления персоналом сейчас уже не могут полноценно функционировать не только крупные промышленные, строительные и торговые предприятия, банки и фарм-компании, но и небольшие компании.

В вопросах HR-автоматизации на передний план выходят задачи подбора, адаптации, контроля и развития персонала. Повышенное внимание к эффективности сотрудников, сокращение стоимости и сроков адаптации новых сотрудников, развитие и удержание сотрудников в компании – все эти задачи сейчас не просто точки роста, а базовая необходимость. Цифровизация трудовых отношений и связанное с ним изменение законодательства – это новые возможности не только снижения затрат на кадровый документооборот, но и повышения качества взаимодействия с сотрудниками и соискателями.

Импортозамещение в сфере HR-решений в настоящий момент обладает спецификой, связанной с рядом моментов организационного, экономического и политического характера.

Во-первых, HR-решения западных вендоров не поддерживали КЭДО — кадровый электронный документооборот. В этом контексте переход на российские решения, поддерживающие КЭДО, сейчас выглядит оправданной инвестицией.

Во-вторых, время на замену западных решений российскими очень ограничено. Горизонт принятия решений сегодня составляет не больше двух месяцев.

В-третьих, корпоративный бизнес не имеет права на ошибку при выборе. HR-решение, которое не работает или не обновляется, создает риск остановки значимых бизнес-процессов. И нет времени на эксперименты, на тестирование стартапов. Поэтому интерес для бизнеса представляют HRM-системы, разработанные на проверенных и надежных платформах.

В-четвертых, сейчас сложилась уникальная ситуация, когда есть возможность органично перейти от «лоскутной» автоматизации к сквозным HR-процессам, интегрированным платформам с необходимым набором сервисов в силу инвестиционной привлекательности перехода на российские решения.

В ответ на вызовы импортозамещения иностранных HR-решений необходимо определиться с критериями, которым должны соответствовать решения, удовлетворяющие запросам корпоративного рынка на настоящий момент:

Ядром концепции современного комплексного HRM-решения должно быть цифровое рабочее место сотрудника. Здесь аккумулируются все HR-сервисы, доступные сотруднику на рабочем месте, начиная с момента получения оффера и последующего приема на работу и заканчивая переходом на другую должность или сменой места работы.

В идеале цифровое рабочее место должно быть выстроено аналогично порталу «Госуслуги», где гражданин получает различные услуги в разных жизненных ситуациях в формате одного окна. А, следовательно, необходимо не только организовать получение результата запросов сотрудников онлайн и в сжатые сроки, но и обеспечить интеграцию существующих HR-процессов предприятия, сделать их сквозными в рамках единой системы.

Рисунок 3 показывает, какие вендоры предлагают сегодня решения такого типа.

На рисунке видно, что наибольшая доля рынка HRM-систем принадлежит решениям, созданным на платформе 1С.

Рассмотрим подробнее комплексное HRM решение, которое включает несколько отдельных программных блоков, разработанных командой ТопФактор на базе 1С:Предприятие 8.3. на рис. 4

Отдельные модули:

работают независимо друг от друга. Но за счет интеграции этих решений в один продукт появляется возможность выстроить на одной платформе сквозные HR-процессы, ориентированные на решение задач как среднего, так и крупного бизнеса.

Персонализированное цифровое рабочее место сотрудника «ТопФактор: Личный кабинет сотрудника» является модулем, который, с одной стороны объединяет остальные модули «ТопФактор» в единую HRM-систему в соответствии с бизнес-задачами компании, с другой - позволяет избавиться от бумажного оформления бизнес-процессов и перейти на КЭДО.

Это решение позволяет реализовать наиболее значимые HR-процессы в режиме «одного окна»: заявления (прием на работу, отпуск, материальная помощь, увольнение), обращения, внутренние заявки, получение справок, расчетных листков, согласование отпусков, рабочего времени, подписание локальных нормативных актов. Сейчас в активной фазе находится доработка интеграции с «Госключом» по созданию возможности загрузки ключевых персональных данных в личный кабинет с портала «Госуслуги». На рисунке 5 представлен скриншот интерфейса личного кабинета сотрудника.

Здесь же можно вести полноценную работу по планированию рабочего времени, в том числе для команд «на удаленке» или распределенных команд, согласованию графиков работы, ведению табелей. Предлагаемые решения по работе с графиком отпусков позволяют поддерживать все актуальные изменения в режиме реального времени. Все маршруты движения документов настраиваются исходя из актуальной организационной структуры компании. Подписание документов с использованием ЭП либо через портал «Госуслуги» придает юридическую значимость действиям пользователей (см рис. 6)

Важным аспектом взаимодействия сторон при согласовании кадровых документов, графиков отпусков и т.п. является возможность включить чат-обсуждение по конкретному объекту. Это позволяет сократить непроизводственные коммуникационные транзакции.

Решение «ТопФактор: Личный кабинет сотрудника» в полной мере позволяет реализовать кадровый электронный документооборот в соответствии с действующим законодательством РФ.

Модуль «Топфактор: Управление подбором персонала» - полноценная CRM рекрутера – позволяет не только собирать базу интересных кандидатов, но и поддерживать коммуникацию с ними, используя современные каналы – мессенджеры, видео-интервью, переписку в электронном виде до момента найма.

Одновременно есть возможность обеспечивать координацию внутри организации всех заинтересованных лиц (менеджеров, служб безопасности и т.п.), чтобы оперативно взаимодействовать с кандидатом и продвигать его как можно быстрее по воронке подбора.Для массового подбора персонала, где важно работать с большим потоком кандидатов, не снижая качества проработки каждого из соискателей, предусмотрен функционал так называемого виртуального рекрутинга в помощь живому рекрутеру.

Что включает в себя этот функционал?

Все это позволяет:

В разработке так же находится возможность с помощью нейросети предсказывать оценку того или иного рекрутера и шансы кандидата на получение положительной оценки.Важно подчеркнуть, что возможности модуля не столько сокращают затраты на подбор кандидата, сколько позволяют отобрать лучших. А это даст намного более высокую экономическую отдачу в дальнейшем.

Отзывы соискателей, которые уже воспользовались сервисом виртуального рекрутинга и синхронного видео-интервью, в большинстве своем положительные. Люди считают, что это не только очень удобно, но и повышает престиж организации в глазах кандидатов, влияет на HR-бренд.Когда кандидат отобран, начинается процесс трудоустройства. И конверсия вышедших на работу резко возрастает, если человека сразу в дистанционном режиме приглашают оформить трудовые отношения.

Происходит это следующим образом. В личном кабинете появляется согласие на обмен по КЭДО. Кандидат загружает данные, заполняет кадровую анкету, интерактивное заявление, загружает скан-копии документов. Здесь же происходит идентификация, выдача ЭП, подписание локальных нормативных актов и трудового договора. И сейчас, в августе-сентябре 2022 года, «ТопФактор» принимает участие в эксперименте с «Госключом». Будет возможность подписывать документы с использованием ЭП, выданной инфраструктурой правительства.

Модуль «Топфактор: Управление талантами» - это, прежде всего, адаптация и первичное обучение вновь принятых сотрудников. Задача – обеспечить выход сотрудников на пиковую производительность в самые короткие сроки, дать понимание новенькому, что он в надежных руках наставника и удержать (до 30% увольнений происходит именно на испытательном сроке). Рисунок 8 показывает, как можно использовать чат-боты с целью онбординга и адаптации.

Важно понимать, что существуют три содержательных аспекта онбординга:

Предлагаемые в модуле цифровые инструменты позволяют эффективно решать задачи первых двух аспектов. Касательно третьего аспекта «Личный кабинет сотрудника» может оказать некоторое содействие наставнику, руководителю, новичкам, но полностью заменить человека не могут.

Функционал этого модуля для реализации непрерывного процесса управления талантами – построению кадрового резерва – новинка в российской практике.

Имея созданный на единой платформе полный цифровой профиль сотрудника и динамику его результативности, можно проводить различные виды оценки персонала: Performance Appraisal, 360 градусов, оценку по компетенциям, формировать внутренний кадровый резерв, приглашая сотрудников принять участие в этом (см. рис. 9). Можно также создать полноценный карьерный портал сотрудника, давая ему возможность выбрать позицию горизонтального, экспертного, вертикального роста, провести аналитику в разрезе отдела или компании в целом, провести развивающие мероприятия, интегрировавшись с LMS-системой. Таким образом, таланты внутри компании могут развиваться как сверху вниз, так и снизу вверх.

Модуль управления эффективностью «1С: Управление по целям и KPI». Этот программный продукт предусматривает управление результативностью сотрудников с использованием не только KPI, но и OKR-управления (см. рис. 10). Система достаточно гибкая, чтобы поддерживать ту методологию, которая необходима бизнесу.

В контексте внедрения систем результативности мы, как разработчики решения, согласны с исследованием, опубликованным компанией McKinsey. Согласно исследованию, успешность и результативность работников зависят от того, насколько справедливой воспринимают они систему управления бизнесом в рамках конкретной отрасли, конкретной корпоративной культуры и бизнес-модели.

Восприятие справедливости связано с тремя ключевыми факторами:

Модуль управления эффективностью, разработанный нами на платформе 1С:Предприятие, позволяет реализовать все эти факторы.

Отметим важные особенности модуля для автоматизации KPI/OKR-управления:

Перечислим возможности модуля управления эффективностью:

Отслеживание вышеописанных критериев позволяет рассчитать общий коэффициент результативности для сотрудника по каждой карте цели, по каждой модели результативности. И на базе этого выстроить индивидуальную систему вознаграждения. Так сотрудник наглядно видит связь между целями и задачами бизнеса и своим вознаграждением. Эти же данные можно использовать для целей геймификации, соревнований, проведения конкурсов (см. рис. 13).

Мы отмечали выше, что развитие сотрудников происходит только, когда оно соответствует целям, которых нужно достигнуть. Именно поэтому программный продукт «1С:Управление по целям и KPI» предусматривает профилирование должностей в соответствии с матрицей результативности. И этот профиль может использоваться как на этапе подбора подходящих кандидатов, так и для формирования плана адаптации, регулярной оценки компетенций, выявления зон роста, индивидуального плана развития и формирования внутреннего кадрового резерва. Предусмотрен и инструмент, позволяющий строить модели по развитию компетенций, по результативности, определять области, калибровать команду, определять, кого включать в кадровый резерв.

Модуль оценки вовлеченности и благополучия сотрудников «ТопФактор: Кафетерий льгот» и «ТопФактор:Управление командной вовлеченностью».

Задача этих двух программных продуктов в том, чтобы наиболее ценные сотрудники как можно дольше работали в компании. Чтобы у них была возможность реализовать свой внутренний потенциал внутри компании, для решения целей и задач конкретного бизнеса. Чтобы у них было все благополучно с точки зрения эмоциональной нагрузки, психологического и физического состояния.

Решение «ТопФактор:Управление командной вовлеченностью» сейчас находится на стадии пилотирования (см. рис. 14). Продукт дает возможность исследования степени вовлеченности сотрудников, выявление мотивов и ценностей, степени их реализации, ролевых предпочтений. А самое главное, дает возможность оценить, совпадает ли корпоративная культура сотрудника и компании, чтобы работа приносила персоналу компании удовлетворение и развитие, а бизнес мог расти и развиваться.

Карта мотиваторов, разработанная для каждого сотрудника, позволяет понять, во-первых, насколько он удовлетворен значимыми для него факторами, во-вторых, что можно предпринять для повышения его вовлеченности и эффективности.

Существенной проблемой является потеря ценных сотрудников вследствие «выгорания». Наши исследования по аналитике причин увольнения и резкого снижения результативности сотрудников, работающих в команде «ТопФактор», показали, что выгорание чаще всего диагностируется тремя основными признаками:

Благодаря использованию корпоративных мессенджеров, таких, как Microsoft Teams или электронной переписки, мы собираем внутри платформы цифровой след, формирующий в итоге «тепловую карту» рисков сотрудника в динамике На ее основе можно прогнозировать риски, связанные с выгоранием, с уходом, со снижением результативности сотрудника. Цифровое взаимодействие в мессенджерах, через электронную почту также позволяет выстраивать сетевые организационные диаграммы взаимодействия.

Эти диаграммы показывают реальные границы команды, неформальных лидеров, ключевых сотрудников, сбалансированность команд по ролям, изменение роли сотрудника внутри команды. При этом обязательно сопоставляются данные из нескольких источников. Мы уверены, что гораздо легче предвидеть выгорание и вовремя принять меры, чем «вылечить», именно поэтому предлагаем хотя бы раз в квартал проводить короткие пульс-опросы для диагностики эмоционального состояния и благополучия сотрудников, т.е. использовать в бизнесе проактивный подход к заботе о сотрудниках.

Второй продукт модуля wellbeing - «ТопФактор:Кафетерий льгот» позволяет сотрудникам самостоятельно формировать собственный пакет льгот из доступных в рамках компании и занимаемой должности (см. рис. 15). Продукт дает возможность делать индивидуальные предложения отдельным сотрудникам.

Если раньше основной смысл введения соцпакета заключался в экономии средств, чтобы не индексировать заработную плату, то сейчас это полноценная программа заботы о сотрудниках, методологию для которой нужно выстраивать также тщательно, как и методологию KPI/OKR управления. Чтобы это был пакет реально выбранными сотрудниками льгот, а не просто ДМС, которым никто не пользуется.

В этом модуле можно учитывать отдельных провайдеров в разрезе региона и категории сотрудников, и делать индивидуальное предложение для топ-менеджмента, для руководителей среднего звена и линейных сотрудников, т.к. потребности и пожелания у них будут разными.

Соответственно, в личном кабинете сотрудник загружает все документы для получения определенных льгот дистанционно и напрямую получает к ним доступ прямо из системы. Для этого необходимо обеспечить интеграцию с существующим IT-ландшафтом, в первую очередь, с кадровой системой. У нас существуют уже готовые шины интеграционные для обмена с «1С:ЗУП», с ERP-решениями, с BI-системами, с «1С:Документооборот», LMS-системами.

Подводя итоги, перечислим основные преимущества интегрированной HRM системы «Топфактор:Личный кабинет сотрудника».

Александр Белов, директор компании «ТопФактор»