Внедрение HRM-системы в «Киа» (управление результативностью и талантами)

Официальный дистрибьютор автомобилей марки «Kиа» в России работает в 100+ городах РФ, занимается маркетингом автомобильного бренда и поддержкой продаж для 200 дилерских центров. По данным компании, доля бренда в продажах новых автомобилей в 2021 году в РФ составила 13,5%. Компания «Kиа» начала работу в 1944 году с производства велосипедов, затем мотоциклов, но основатели мечтали о собственном выпуске автомобилей в Корее. Через 30 лет бренд выпустил первый седан под маркой «Kиа». Модель Brisa стала первым корейским авто, проданным больше миллиона раз. Сегодня в линейке бренда больше десятка моделей – от малолитражных автомобилей до седанов представительского класса.

В компании высокий уровень автоматизации процессов и применения цифровых HR-решений. Например, на внутреннем портале создаются заявки на отпуск, командировку или компенсацию посещения спортзала, а документы сотрудники подписывают электронной подписью. В компании стремились полностью перейти в электронный сервис, чтобы повысить удобство работы сотрудников, сделать процессы согласования и принятия решений более прозрачными, минимизировать использование бумаги. Существовавшая система постановки целей и оценки эффективности сотрудников состояла из громоздкой Excel-таблицы на двух языках с большим количеством вкладок. Ее сложно назвать удобной, в том числе из-за того, что обновлять показатели и вносить изменения можно было только вручную.

Ключевым этапом автоматизации оценки персонала для «Киа Россия и СНГ» стал выбор поставщика подходящего программного продукта с опытом внедрения аналогичных проектов. «Мы решили, что компании нужен адаптированный специально для нас продукт, с возможностью постановки целей по критериям методики SMART и оценки компетенций сотрудников, с формированием отчетов, соответствующих внутренним стандартам компании. А еще была задача со звездочкой: двуязычная платформа и интерфейс, потому что часть сотрудников – англоязычные экспаты. Им тоже должно быть комфортно и понятно, как работать в системе», – рассказывает Дарья Бондина, менеджер по компенсациям и льготам: в компании с 2021 года, в автобизнесе почти 10 лет, имеет опыт автоматизации инструментов постановки целей и оценки результатов работы. Компания стремилась к созданию двуязычной платформы с интуитивно понятным и привлекательным интерфейсом, которая обязательно интегрируется с существующими системами кадрового учета на базе 1С, понятными и четкими процессами постановки, заполнения, движения и согласования целей и оценки эффективности.

У «ТопФактор», как поставщика автоматизированных HR-решений, есть продукты, которые охватывают все процессы управления персоналом – от найма персонала до оценки и развития талантов, от кафетерия льгот, управления вовлеченностью до управления результативностью с использованием KPI и кадрового электронного документооборота (КЭДО). Эти решения работают как в комплексе, так и отдельно. Так как решения «ТопФактор» разработаны на платформе 1С:Предприятие, они легко интегрируются и встраиваются в существующие на предприятиях информационные системы, обеспечивая связанные процессы, облегчая работу с данными сотрудникам, руководителям и учетным работникам. «Киа Россия и СНГ» остановила выбор на двух продуктах, которые полностью решали задачи компании: «ТопФактор:Управление талантами» и «1С:Управление по целям и KPI».

«Мы объединили два продукта в единую конфигурацию, благодаря чему появилась возможность оценки не только выполнения целей, но и оценки и развития компетенций сотрудника. Комплексная оценка сотрудников становится все более востребованной у бизнеса в России и странах СНГ», – говорит Марина Аржникова, технический эксперт «ТопФактор».

Продукт для «Киа в России и СНГ» выстроили на принципе каскадирования целей от показателей компании до каждого конкретного сотрудника на системе сбалансированных показателей (ССП). При этом удобный интерфейс визуализирует процент выполнения цели, автоматически рассчитывает размер вознаграждения на текущий момент, а сотрудник видит, какие задачи ему необходимо «закрыть» для достижения целевого показателя полностью.

Сжатые сроки, двуязычная система объединённой оценки и «красивый» интерфейс стали для команды «ТопФактор» настоящим вызовом.

Система оценки по KPI эффективна тогда, когда она тесно связана с компетенциями сотрудников. Вызов состоит в том, чтобы сотрудники не только знали, за какие показатели несут ответственность, но и понимали, как какие знания и навыки им нужны, чтобы достигать поставленных перед ними целей. Оценка уровня компетенций и определение зон роста сотрудника помогает выстроить образовательный трек и запланировать обучение для развития компетенций каждого с учетом его индивидуальных целей (KPI).

Руководители совместно с HR создают матрицу компетенций для сотрудников и ставят их в личные цели развития в объединённой системе оценки. Формируется список тренингов, контрольных тестов и оценок, которые также отображаются в личном кабинете и влияют на размер бонуса. Также комплексная оценка делает понятнее механизмы принятия решений, касающихся материальных или других видов поощрения, достижение целей и реализации индивидуального плана развития влияет на рост сотрудника по карьерной лестнице.

В разработанной системе есть личный кабинет (ЛК), где сотрудник видит свои цели на год, оценку прогресса в их выполнении, задачи необходимые для их достижения, а также картину выполнения целей всей компании. Каждое изменение и обновление в ЛК дублируется в виде оповещения на электронную почту сотрудника. Отображение необходимых компетенций для каждого сотрудника, их текущий уровень и индивидуальный план развития на год. В системе разработаны ряд ролей с различным уровнем доступа, делегирование полномочий, замещение сотрудников на время отпуска и больничного, возможность выгрузки данных и сохранение архива действий для всех периодов.

Проект реализуется по этапам. Все начинается с обследования компании адаптацию, настройку, интеграцию, тестирование, обучение и опытную эксплуатации. Средний срок реализации такого проекта составляет от 2 до 5 месяцев, но для нестандартных решений, как в «Киа», может потребоваться больше времени.

На старте проекта заказчик и подрядчик провели полное обследование существующих процессов в компании – на это ушло не менее двух месяцев. Главную роль здесь играет именно заказчик, который знает специфику корпоративных процессов и пути движения документов, организационную структуру, предоставляет доступ к своим базам данных для формирования требований по интеграции.

Интеграция, настройка программного продукта, внешнее и внутреннее тестирование занимают от одного месяца, однако этот срок может увеличиться в зависимости от исходных данных и сложности задачи. Затем команды учатся по группам и ролям: администраторы, руководители, простые пользователи. Только после этого система запускается в работу – при полной поддержке команды «ТопФактор». Разработчики остаются на связи и в дальнейшем консультируют технический отдел клиента.

Разработанную автоматизированную систему оценки «ТопФактор» встроили в существующий IT-ландшафт «Киа Россия и СНГ» и настроили автоматический обмен данными с действующей кадровой системой для поддержки организационной структуры и автоматическому созданию доступа для новых сотрудников.

1) постановка целей и KPI;

2) корректировка целей в течение года;

3) оценка по результатам работы сотрудника и подразделения.

Сотрудники и руководители могут в реальном времени увидеть цели и статус их выполнения, провести оценку, утвердить и согласовать результат выполнения цели каждым сотрудником, подразделением и всей компанией. На формирование отчетов, их выгрузку и анализ уходит значительно меньше времени. Удобство отмечают сами работники, которым теперь не нужно заполнять большие таблицы и отправлять их на согласование. Оценили они и то, что корректировки вносятся и согласуются непосредственно внутри системы.

Советы по внедрению системы от Дарьи Бондиной:
1. Четко представляйте путь согласования целей, особенности построения бизнес-процессов внутри компании, и подробно описывайте их в задании подрядчику.
2. Привлекайте для формирования ТЗ разработчиков, чтобы «перевести» функционал и ожидания от продукта с HR-языка на язык программистов.
3. Обязательно запланируйте обучение сотрудников по работе в новой программе, как это сделал «ТопФактор» для «Kиа в России и СНГ».
4. Помните, что для запуска системы в полноценную эксплуатацию внутри бизнеса потребуется участие не только подрядчиков, но и команды заказчика.

Автоматизация KPI-управления дает заметные результаты – уверены в «ТопФактор»:

• Сотрудники участвуют в постановке целей и оценке результатов, осознают свои роли в компании для достижения бизнес-целей, а значит, растет их вовлеченность.

• Руководители проводят согласование и корректировку целей в более сжатые сроки, видят результаты подчиненных в режиме реального времени.

• Заметно ускорилось формирование аналитических и других отчетов, а их содержание стало более актуальным.

• Управление с применением ключевых показателей результативности (KPI) позволяет повысить эффективность бизнеса в целом.