Какие преимущества дает заказ-заявка в корпоративном легковом автопарке

Классическая заказ-заявка — официальный документ в бумажном или электронном виде, который применяется для доставки различных грузов. Этот инструмент необходим, чтобы контролировать законность перевозок и обеспечивать безопасность товаров.

Но давайте перенесем опыт грузоперевозок на корпоративные легковые автопарки. И рассмотрим, какие выгоды может получить парк с пассажирским транспортом, если внедрит в работу заявки на поездки. Для начала рассмотрим основные трудности, с которыми сталкиваются автохозяйства.

Какие преимущества дает заказ-заявка в корпоративном легковом автопарке

Автопарк без заявки на транспорт

Рассмотрим типичную схему работы неавтоматизированного корпоративного автопарка. На крупных предприятиях автомобили закреплены за определенными сотрудниками и подразделениями.

С одной стороны, это удобно: техника распределена, ей пользуются для решения рабочих задач. С другой — такое использование неэффективно. Далее разберем почему.

Откуда берутся простои

По информации со встроенных систем отслеживания, в среднем один автомобиль совершает 2-3 поездки за день. Все остальное время транспорт простаивает, водитель получает зарплату за ожидание пассажира, а не за время в пути.

Еще один вариант неэффективного использования: на отдел снабжения выделено 5 экипажей, а на юридический департамент — 8. Но снабженцы ездят редко, а юристы часто. В итоге у одних транспорт простаивает, а другим не хватает.

Какие-то автомобили ездят чаще и быстрее расходуют ресурс. Зато другие простаивают, что увеличивает себестоимость перевозок.
Заявка на транспорт в неавтоматизированном автопарке: основные сложности
Заявка на транспорт в неавтоматизированном автопарке: основные сложности

Часто сотрудники бронируют транспорт на несколько часов, закладывая время на решение дел на месте и дорогу туда-обратно. То есть водитель не берет новый маршрут в работу, а сначала ждет, когда пассажир закончит свои дела, а затем везет его обратно.

Получается, автомобиль находится в пути, но фактически простаивает. В это время он мог бы вывести нескольких сотрудников. Особенно это актуально, если компания не имеет собственного автопарка, а арендует транспорт, оплачивая, в том числе, время простоя.

Как копится холостой пробег

Росту нецелевого пробега способствует способ распределения новых поездок. В неавтоматизированных автопарках водителю необходимо сначала вернуться в гараж, а уже затем получить новый маршрут.

Или, например, диспетчер знает: водитель свободен, и назначает его на новый дальний заказ. Но не учитывает, что в этом районе через 7-10 минут освободится экипаж, которому нужно гораздо меньше проехать до пассажира.

При этом культура использования корпоративных автомобилей предполагает индивидуальные поездки. Но в крупных компаниях всегда бывает несколько популярных направлений, когда сотрудники бронируют для каждого выезда отдельные экипажи. Если сложить маршруты нескольких экипажей, которые в одно и то же время едут в одном направлении, то в среднем «набегает» до 30-40 лишних километров.

Какие преимущества дает заказ-заявка в корпоративном легковом автопарке

Ситуация усугубляется тем, что сотрудники просят водителя отклониться от маршрута и заехать еще в несколько мест, которые часто никак не связаны с работой.

В большинстве автопарков на транспортных средствах стоят системы мониторинга. Это позволяет контролировать расход топлива и время в пути. Но отклонения от маршрута и несанкционированные остановки с их помощью отследить непросто.

Как заказ-заявка помогает контролировать работу автопарка и сокращать издержки

В классическом бумажном виде заказ-заявка не решит проблем автохозяйства. Так как диспетчер по-прежнему не может в режиме реального времени отследить путь экипажа, отклонения от маршрута, несанкционированные остановки и прочее.

Для полного контроля необходима автоматизация парка: оцифровка всех маршрутов и электронные заявки на транспорт. Все это позволяет собрать достаточное количество данных для анализа, чтобы понять:

  • загруженность транспортных средств;
  • реальный спрос сотрудников на поездки;
  • холостой пробег;
  • как часто транспорт используют в личных целях.

На основе полученной информации можно принять взвешенное решение: расширить парк или отказаться от части автомобилей.

Например, автопарк Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа благодаря цифровизации выяснил, что можно сократить количество автомобилей. Поэтому после полноценного внедрения системы отказался от ⅓ техники, при этом увеличив количество целевых поездок в 4 раза.

Цифровая платформа «ТМ: Корпоративные поездки» не только собирает ключевые показатели работы автопарка, но и представляет их в удобном виде:

  • основные показатели уже рассчитаны и распределены по группам;
  • вместо множества документов — наглядные графики и диаграммы;
  • данные позволяют оценить ситуацию как в текущем моменте, так и за определенный промежуток времени.
Удобная аналитика на основе заявок на транспорт
Удобная аналитика на основе заявок на транспорт

Заявка на подачу транспорта в цифровизированном автопарке: схема работы

Рассмотрим распространенную схему работы:

  1. Сотрудник оформляет поездку через мобильное приложение или веб-интерфейс. При этом указывает место подачи экипажа, время отправления, точку назначения, тип заявки: предварительная или срочная.
  2. Все заказы поступают в единую цифровую систему, которая в автоматическом режиме распределяет заказы между водителями. Учитываются график работы и текущее местоположение автомобиля.
  3. Водитель через мобильное приложение получает заказы на маршруты. Когда пассажир доставлен в место назначение, водитель может принять новый заказ неподалеку. Затем сотрудник оформляет срочную заявку на новую поездку. На нее назначается ближайший экипаж.
  4. Водительское мобильное приложение отслеживает перемещение экипажа, фиксирует любые отклонения и аномалии, передает данные в единую систему. А цифровая платформа хранит всю информацию о поездках, формирует их в удобные наглядные отчеты.

Если части сотрудников сложно освоить смартфоны, то заказ можно оформить традиционным способом — по звонку. В этом случае необходим диспетчер, чтобы внести данные в программу.

Затем, при необходимости, система самостоятельно формирует составные заказы, чтобы работники могли поехать на одном автомобиле, если им по пути.

Заказ-заявка в арендованном автопарке

Если компания арендует автомобили у транспортного подрядчика, то заявка становится важным инструментом для взаиморасчетов, управления спросом и решения споров.

Из чего складывается понятие «заявка на транспорт»
Из чего складывается понятие «заявка на транспорт»

Решит ли цифровизация все проблемы

Конечно, только внедрение инновационных технологий не решит проблему простоев и холостых пробегов. Здесь нужен комплексный подход: изменение бизнес-процессов и культуры поездок.

Поэтому перед цифровизацией необходимо:

  1. Открепление автомобилей. Например, можно создать два пула техники, не связанных между собой: для руководителей и линейных сотрудников.
  2. Тестовое внедрение программы распределения заявок автотранспорта: обкатка на небольшой группе пользователей. Закажите бесплатный пилот →
  3. Изменение культуры использования экипажей: частичный отказ от бронирования, совместные маршруты, заказ транспорта через мобильное приложение.

Система цифровизации «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет упростить подбор автомобиля для поездок сотрудников, оптимизировать распределение заявок и глубоко анализировать работу автопарка.

97% клиентов, после внедрения системы, отказываются от 30% транспорта, не снижая при этом количество выполняемых поездок.

Начать дискуссию