FIT FLEET: Как обслужить корпоративный автопарк по всей стране в три клика

Обслуживание автопарков национальных компаний — процесс непростой и сродни зубной боли. Сложно найти подрядчиков в каждом регионе, нет единого формата управления, регламента, качества. Добавим ко всему этому неоправданную трату ресурсов на сопровождение множества контрагентов: составление и согласование уймы договоров, закрывающих документов, актов взаиморасчетов, актов сверки. Ещё не появилась ноющая боль и чувство безысходности? Тогда продолжим.

Подрядчиков так много и все они разные, что по итогу компания получает работу с разными системами налогообложения, как следствие — бухгалтерия воет волком от такой нагрузки, а риск ошибок возрастает кратно. (п-с-с-с, а потом, это все еще для налоговой собирать в отчет)

И на этом еще не всё. У каждого подрядчика свои сроки поставки запчастей, спрогнозировать время ремонта и простоя автомобиля становится невозможным. А теперь копнем еще глубже — у каждого вашего подрядчика по ремонту и ТО, есть с десяток своих подрядчиков со своими заморочками — сроки, регламенты, гарантийные обязательства. Получается такая цепочка задействованных компаний, людей, процессов, что продолжать её можно до бесконечности.

А к чему ведет вся такая сложная цепочка задействованных компаний и людей? Правильно, к коррупции. Ответственные люди на местах сговариваются для накрутки нормо-часов на работы, делают несколько одинаковых ремонтов (и это на относительно новых автомобилях, а представьте у тех что с пробегом) и вплоть до установки одних (кхм, левых) запчастей, а проведение в заказ-нарядах других.

Вместо того, чтобы совершить с виду простую операцию, ремонт и обслуживание автомобиля, компания получает проблемы вселенского масштаба, риск форс-мажоров, непредвиденных расходов, потерю времени, сил, репутации, бессонные ночи и миллиарды сгоревших нейронов.

Все это можно упростить, сделать удобным, нативным, снизить риски, именно поэтому, мы и решили создать онлайн сервис по принципу — одно окно. Так вот, подходим к главному.

Что такое FIT FLEET? Это онлайн-система с едиными финансовыми и юридическими инструментами, которая позволяет унифицировать и упростить процесс обслуживания больших автомобильных парков.

Цель сервиса — дать возможность компаниям работать в режиме единого окна. Клиенту не нужно заключать договор с каждой станцией в городах присутствия (а в сети сейчас 285 станций в 142 городах, от Петрозаводска до Владивостока) и вести отдельно с ними финансовые расчеты. Заключается один договор с одним юридическим лицом ─ в нашем случае с управляющей компанией FIT service. Добавим ко всему единую систему налогообложения по НДС без заморочек с «упрощенкой» (чтобы из бухгалтерии прекратился ужасный вой).

Головной офис компании заключает договор с управляющей компанией, получает мастер-доступ к системе, раздает доступ сотрудникам рангом ниже в филиалах по всей стране, а они в свою очередь уже регистрируют автопарки и создают заявки на их обслуживание. При этом владелец мастер-доступа видит все операции, заявки, движение автомобилей, финансовые затраты, документооборот по всем филиалам компании в регионах.

Менеджеры на местах могут создавать в онлайн формате заявки на ремонт или обслуживание автомобилей, мгновенно согласовывать работы и вносить корректировки в заявку. При этом не важно в каком из регионов сломался корпоративный автомобиль, он может быть прикреплен к филиалу компании в Сибири, а сломаться в Краснодаре и там же спокойно отремонтироваться или пройти ТО.

Какой из этого всего профит? А вот в исчезновении всех тех ужасов, что мы выше описали.

Управляющая компания берет на себя всю бюрократическую, финансовую и отчетную работу со станциями. Это в разы снижает документооборот, экономит время, сокращает простой транспорта, минимизирует риски связанные с человеческим фактором (в том числе и коррупционные моменты). С помощью сервиса исключаются случаи подлогов и мошенничества. А при любой попытке их совершить топ-менеджмент сразу будет в курсе, поскольку эти люди напрямую заинтересованы в экономии обслуживания, сокращении затрат на владение и использование автопарка. Все процессы прозрачны и контролируются в любой момент из любой точки мира.

Весь документооборот в электронном формате, это удобно и как минимум экономит колоссальное количество бумаги (актуально, правда?). Не нужно нанимать дополнительно курьеров для доставки документов, дополнительно содержать менеджеров на местах, юристов, нанимать отдельно финансистов и бухгалтеров для учета, создавать архивы для хранения этих документов. В итоге мы получаем эффективную оптимизацию процессов и затрат, а как бонус, не расходуются тонны бумаги. А это впишется в любую ESG стратегию крупной компании и позволит снизить негативное воздействие на окружающую среду.

Что еще может делать система?

Чтобы исключить человеческий фактор в виде забывчивости, по каждому автомобилю формируются рекомендации по ремонту, обслуживанию, замене технических жидкостей или прохождению ТО по времени или пробегу. Само собой, система заранее об этом напомнит. А ещё «рекомендации» подскажут, что пора обновить автопарк, поскольку ремонт существующего начинает обходиться дороже и становится нерентабельным.

Для удобства мониторинга на каждый автомобиль сделана сервисная книжка, где внесена вся история обслуживания. А для еще большей прозрачности введена процедура фото и видеофиксации выявленных повреждений кузова и основных узлов сразу же при осмотре автомобиля (никакого праздника для любителей серых схем).

Сейчас уже ведется разработка мобильной версии приложения для еще большего удобства. Ну и вишенкой станет возможность интеграции с информационными системами компаний-клиентов для автоматического импорта заявок.

Система постоянно дорабатывается, улучшается и исправляется по просьбам действующих клиентов. Например, в ходе работы выяснилось, что водителям проще записываться на станции напрямую, а не через fleet-менеджера, это экономит время, ресурсы и позволяет исключить бюрократические процессы. Поэтому сейчас для удобства некоторых клиентов, доработан специальный инструмент, когда fleet-менеджер делегировал эту функцию на водителя, сэкономив свое время для решения других задач и процессов.

Менеджеры сопровождения FIT FLEET работают во всех часовых поясах от Южно-Сахалинска до Калининграда (если понадобится, то от Самоа до Аляски) и имеют собственную службу технической поддержки и метрологии.

Как говорится, как только мы приспособились к условиям жизни — эти условия изменились. Поэтому в качестве поддержки компаний в эти нелегкие времена мы открыли целый ряд спец условий на шиномонтаж и все виды диагностик автомобиля.

Если есть вопросы — пишите, обязательно на все отвечу — fleet@fitauto.ru, а тем кто хочет сразу попробовать, тот может легко получить демодоступ.