Экспедиторская расписка или транспортная накладная. Что правильно?

Корректное оформление транспортных документов — важная задача для любого бизнеса. Ошибки при оформлении могут привести к налоговым рискам, сложностям получения возмещения от транспортной компании. С другой стороны, избыточные требования по работе к документам могут усложнить поиск перевозчика или искусственно завысить стоимость его услуг. В результате мы часто сталкиваемся с постоянной борьбой между логистами и бухгалтерией касательно организации правильного документооборота.
При этом позиция всех сторон в организации понятна. Логисты хотят использовать меньше документов и не заниматься контролем их возврата, а у бухгалтерии болит голова, что при очередной налоговой проверке у компании может возникнуть риск отсутствия первичных транспортных документов, а как следствие — корректировки налоговой отчетности и штрафы.
Заменяет ли экспедиторская расписка транспортную накладную? Как найти оптимальный компромисс? Как построить эффективные процессы в логистике, не создавая дополнительные риски в бизнесе?

Чтобы выстроить правильный документооборот, нужно в первую очередь понять, какой тип договора с перевозчиком максимально подходит для целей бизнеса. Сейчас есть 2 основных типа договорных отношений с перевозчиками:

Документооборот будет зависеть от типа договора, который вы планируете использовать. Большая ошибка многих компаний состоит в том, что компании не видят разницу между этими договорами и пытаются объединить требования к документам.

Перевозка груза и транспортная экспедиция обеспечивают выполнение одного результата. Означает ли это, что можно использовать экспедиторскую расписку вместо транспортной накладной?

Перевозка – это перемещение груза из точки А в точку Б одним водителем на транспортном средстве, находящемся в прямом владении у перевозчика (в собственности, в аренде или в лизинге). Задача перевозчика – загрузить машину и бережно довезти груз до адреса заказчика.

Транспортная экспедиция – экспедитор всё берёт на себя: подбирает транспорт и маршрут, оформляет провозные документы, контролирует груз в дороге. В процессе доставки экспедитор может привлекать одного или нескольких перевозчиков.

Оба вида договора подразумевают перенос ответственности за груз на перевозчика или экспедитора.

Основной минус договора перевозки для грузоотправителя заключается в том, что, согласно последним новациям в законодательстве, на грузоотправителя переходит ответственность за контроль формы собственности на транспортное средство.

Теперь в новой версии транспортной накладной в пункте 11 (Транспортное средство) нужно указывать форму владения транспортным средством.

А это создает риск, что документ могут признать ничтожным, если данные были внесены некорректно. Чтобы избежать этого риска, нужно требовать от логистов проверку каждой машины и подтверждения, что у перевозчика действительно машина в собственности, аренде или лизинге. Ситуация усложняется тем, что работа напрямую только с перевозчиками может привести к значительному увеличению количества контрагентов. В России практически нет грузоотправителей, которые могут позволить себе работать только с собственниками транспортных средств.

Минусы работы по договору перевозки вынуждают грузоотправителей переходить на договор транспортной экспедиции.

Договор транспортной экспедиции сейчас является более гибким и простым способом для грузоотправителей по организации перевозки грузов. К его плюсам можно отнести следующее:

Сейчас все больше грузоотправителей переводят взаимоотношения с перевозчиками на договор экспедиции.

Давайте разберем, какие документы должны выписывать для разных видов договоров, а также какие первичные документы достаточны для бизнеса для подтверждения расходов на доставку груза.

В системе Pooling мы обеспечиваем возможность распечатать и подписать корректные формы документов по каждой перевозке. Все печатные формы формируются на основании заявки грузоотправителя на перевозку.

Работая по договору экспедиции, грузоотправитель перекладывает контроль и ответственность за корректность оформления транспортных накладных на экспедитора. Этот документ должен быть заполнен и проверен экспедитором. Согласно Уставу автомобильного транспорта, грузоотправитель должен обеспечить печать данного документа и его подпись в момент отгрузки.

Требования к первичным документам для экспедитора можно найти в Письме УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100092.

Работая по договору экспедирования, ряд грузоотправителей требует возврата оригинальной транспортной накладной от экспедитора. Это требование излишне и невозможно к исполнению. Запросы такого рода говорят, что грузоотправитель не понимает процесс работы экспедитора.

Также важно отметить: работая по договору экспедиции, перевозчик не имеет возможность вернуть оригиналы своей транспортной накладной грузоотправителю, так как она является первичным документом и оформляется только в 4 экземплярах на каждую перевозку. При этом экспедитор может осуществлять одним транспортным средством доставку груза от большого количества грузоотправителей.