Экономим миллионы на складской технике под управлением 1С
Руководитель офиса цифровых бизнес-процессов BIA Technologies Александр Тихонов рассказывает, как автоматизация поможет сэкономить десятки миллионов рублей в год на погрузо-разгрузочной технике.
BPM-система
Мы продолжаем серию статей о разных прикладных применениях low-code системы класса BPM (business process management — управление бизнес-процессами) — Sunrise BPM. В контексте сегодняшнего рассказа стоит отметить, что система может поставляться в двух видах:
- Первый вариант поставки — это BPM-система как она есть, в чистом виде. В этом случае клиент, как правило, использует продукт как оркестратор, то есть некую управляющую систему над основным контуром, в которой выстраиваются сквозные бизнес-процессы, задействующие различные подразделения и информационные системы компании.
- Второй вариант поставки — в объединенной конфигурации с любой другой системой на платформе 1С (ERP, CRM, документооборот и т. д.). Поскольку решение построено на базе платформы 1С, у него есть возможность простого и быстрого объединения с другими конфигурациями на этой же платформе. После интеграции двух продуктов на одной платформе пользователь получает возможность пользоваться ими из одного интерфейса. Это существенно упрощает управление задачами, которые решаются этими двумя конфигурациями, и позволяет использовать объекты данных обеих систем.
В этой статье я расскажу про кейс из нашей практики: кастомизацию Sunrise BPM для клиента (крупной транспортно-логистической компании) под круг задач, связанных с управлением спецтехникой на складе.
Что автоматизируем?
BPM-система автоматизирует большинство процессов, касающихся погрузо-разгрузочной техники, причем находящихся как в ведении непосредственно складской службы, так и затрагивающих другие смежные отделы:
1. Процесс закупки
Закупка спецтехники — многослойный сквозной процесс, в котором участвует целый ряд различных подразделений компании. Сначала склад формирует потребность в погрузо-разгрузочной технике, заявку получает центральный офис и передает ее на согласование во все заинтересованные службы (финансовую, юридическую, службу закупки и т. д.). Если запрос утвержден, далее объявляется тендер среди поставщиков определенного вида техники. По результатам исполнения сквозного процесса спецтехника поступает от лизингодателя и доставляется на нужный склад.
2. Гарантийный ремонт и обслуживание
По условиям взаимодействия с лизингодателями каждая единица техники должна поступать на гарантийное обслуживание по достижении пробега в определенное количество моточасов. Причем сделать это нужно вне зависимости от того, сломана спецтехника к тому моменту или нет. Несвоевременная сдача погрузо-разгрузочной техники на обслуживание влечет за собой ощутимые штрафы от лизингодателя. Чтобы этого избежать, мы автоматизировали в системе съем показателей по пробегу моточасов, запуск процесса передачи техники на обслуживание по достижении порогового значения по пробегу, извещение всех ответственных лиц и заблаговременное согласование аккредитованного ТОиР-подрядчика (сервисной компании).
3. Осмотр и обслуживание техники на складе
Помимо гарантийного обслуживания, существуют также регламентные процедуры по обслуживанию спецтехники, которые выполняются на самом складе (зарядка батареи, замена аккумулятора, установка/снятие оборудования, возврат со смены, контроль технического состояния и повреждений, допуск к эксплуатации и т. д.). Эти операции тоже выполняются по определенным расписаниям и контролируются с помощью BPM-системы. Система раздает задачи пользователям, мониторит их исполнение и формирует отчетность по исполняемости этих задач.
4. Процессы взаимодействия с контрагентами
Взаимодействие с подрядчиками, которые находятся за контуром автоматизированной логистической компании, также осуществляется внутри BPM-системы. Для этого в системе создан личный кабинет для сторонних пользователей, которые получают и обрабатывают заявки — в частности, на поставку дополнительного оборудования и запчастей, — но ограничены при этом правами доступа к функциональности только своего кабинета.
5. Учет
В системе предусмотрен полный учет разных типов погрузо-разгрузочной техники, учет дополнительного оборудования, учет данных по использованному топливу (фиксация количества выданного вида топлива в привязке к водителю), регистрация всех связанных с обслуживанием и эксплуатацией событий, а также учет контрагентов (лизингодателей и сервисных компаний) с возможностью их закрепления за филиалами.
6. Отчетность
Наконец, в системе формируются самые разные виды отчетности, включая отчет о простоях, отчет по затратам и обобщенный вывод данных по спецтехнике. Возможность просмотра визуализированной статистики парка погрузо-разгрузочной техники на информационной панели повышает прозрачность процессов и качество принимаемых управленческих решений.
Эффект бабочки
На первый взгляд кажется, что автоматизация описанных выше небольших процессов не принесет логистической компании заметной выгоды. Однако всё зависит от размеров бизнеса. Чем крупнее компания, чем больше в ее управлении складов и единиц техники, и чем шире география, тем сложнее оперативно руководить даже самыми рутинными бизнес-процессами.
Для компании с несколькими сотнями подразделений в разных городах и более 1 000 единиц погрузо-разгрузочной техники, экономия может исчисляться десятками миллионов рублей. Автоматизация управления складской спецтехникой в одной крупной отечественной компании помогла:
- Сэкономить более 30 миллионов рублей в год на соответствии техники бизнес-потребностям. До внедрения автоматизированной системы компания регулярно закупала более дорогую технику с избыточными характеристиками (например, погрузчики с мачтой в 6 метров на склады с высотой стеллажей до 3 метров). Это объяснялось длинной цепочкой формальных согласований между бизнес-подразделениями в разных регионах, а также отсутствием прозрачности и спецификаций в формируемых запросах на закупку.
- Сэкономить 7–10% затрат на штрафах за пропуски необходимых ремонтных работ и гарантийного обслуживания по достижении определенного показателя пробега в моточасах.
Таким образом автоматизация управления погрузо-разгрузочной техникой позволяет компании существенно сократить расходы (о неоправданной избыточности которых она могла даже не подозревать), забыть о проблемах с лизингодателями и сосредоточиться непосредственно на работе склада, поручив заботу о спецтехнике компьютеру.