О причинах неэффективного планирования на производстве и двух ключевых компетенциях персонала для решения проблем

Классик сказал – «В России две беды – дураки и дороги». В производственных компаниях отнюдь не классики уже 20 лет называют две беды – планирование и технология.

Остановлюсь сегодня на планировании, а точнее на причинах неэффективного планирования:

❌Неопределенность в области стратегии и изменение приоритетов в деятельности

Если компания не имеет определенной стратегии и четких приоритетов, работники и руководство вынуждены постоянно перераспределять ресурсы и усилия в соответствии с новыми условиями. Как следствие, происходят нецелевые действия и принятие ошибочных решений, что неминуемо вызывает недовольство и неуверенность сотрудников, и негативно сказывается на их мотивации, производительности и, в конечном итоге - на производстве.

❌ Отсутствие автоматизации и синхронизации изменений приоритетов на все этапы плана

Из-за недостатка автоматизации часто требуется ручное перераспределение ресурсов, а ручные процессы могут быть долгими и подвержены ошибкам и несоответствиям.

Перепланирование процессов, неверно принятые решения. неясности и несогласованность, могут привести к задержкам, неправильному распределению ресурсов и ухудшению качества продукции, повышенным издержкам и пониженной производительности. Это также может вызывать трудности в адаптации нового персонала и при выполнении новых задач.

❌ Недостоверная информация для расчёта ресурсов (бюджет, сроки поставки, трудоемкость)

Как следствие:

- нехватка или перерасход средств, нестабильное финансовое положение компании

- задержки в поставках

- перегрузка сотрудников

- недоиспользование ресурсов

- снижение качества продукции

- потеря доверия к организации, недовольство клиентов

❌ Ошибки в описании процесса (неверная последовательность действий, недостаточная детализация операций)

Это приводит к повышенным затратам времени и ресурсов. снижает качество продукции, производительность и эффективность процессов. При этом риск ошибок и дефектов крайне велик, и могут возникнуть не только необходимость дополнительных исправлений, потери или потребность в производстве заново, но и опасные ситуации.

❌ Нерегулярная, бессистемная коммуникация участников

Различные части производства могут иметь разное представление о целях, требованиях, сроках и т. д. Может возникнуть неправильное понимание и несоответствие ожиданиям. Это приводит к неправильному планированию и некорректному выполнению работ, к задержкам и срывам сроков.

В итоге, увеличение ошибок и недостатков в продукции может привести к недовольству и оттоку клиентов. Работники также могут испытывать неопределенность, чувствовать недостаток поддержки. Это может привести к усталости, падению мотивации и эффективности участников производства.

Какие компетенции персонала могут значительно улучшить ситуацию?

Ответ:

✅ Владение инструментами планирования и самоорганизации

Работники, владеющие инструментами планирования, способны:

- определить приоритеты и разбить большие задачи на более мелкие и управляемые.

- определять временные рамки и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

- поставить конкретные и достижимые цели, а также определить реалистичные сроки для их достижения.

- учитывать возможные ограничения и риски, чтобы разработать план, который можно успешно выполнить.

- оптимально использовать доступные ресурсы и распределить задачи между сотрудниками, чтобы минимизировать потери времени и ресурсов.

- эффективно распределять личное время и ресурсы для оптимального выполнения задач.

- определить, какие задачи требуют больше времени и ресурсов, и могут соответствующим образом планировать свой рабочий день.

- отслеживать прогресс выполнения задач и вносить корректировки в план, если необходимо. Они отчетливо видят, насколько успешно выполняются задачи, и могут принимать меры по устранению отклонений от плана.

✅ Проактивность!

Проактивные работники не только замечают возникающие проблемы, но и ищут пути их решения, способы улучшить процессы и производственные методы. А также:

- могут предлагать новые идеи, методы работы или изменения в организации процессов, чтобы увеличить эффективность и снизить затраты.

- стремятся идентифицировать причины проблемы и предлагают конструктивные и эффективные решения, учитывая ограничения и требования производства.

- инициируют выполнение задач и не ожидают, пока им будет дано указание.

- принимают ответственность за достижение результатов и начинают действовать без длительного руководства.

-активно развивают свои навыки и знания, постоянно совершенствуются в своей профессиональной области. Ищут возможности для обучения, участвуют в тренингах и семинарах, и применяют полученные знания в своей работе.

- активно сотрудничают с коллегами и предлагают свою помощь. Не только выполняют свои обязанности, но также помогают другим, когда они видят возможность.

- работают в команде и стремятся к общим целям производства и успеху коллектива.

Между прочим, проактивность очень сложно развивать только дистанционно.

Когда мы готовили онлайн-марафон «Технологии планирования», специально добавили бизнес-игру «Корпоративный поход».

В основе игры математическая модель, которая наглядно показывает успех и недочеты команды, стимулирует улучшать план, развивает лидерство и взаимодействие. Но это уже совсем другая история.