Как победить «Мартышкин труд» в отделе продаж

Сервис Indee избавит ваш отдел продаж от хаоса и увеличит эффективность проведения встреч. Рубрика «Продукт дня»

Отдел маркетинга вечно ссорится с отделом продаж, когда речь идет о качестве заявок и их конверсии в сделки.

Но есть один вопрос, в котором они солидарны – рутину надо максимально автоматизировать, чтобы всё рабочее время шло на поиск клиентов и продажи → компания получала больше выручки → а бонусы к зарплате росли.

К сожалению, команды настолько заняты текучкой, что не успевают исследовать все рабочие процессы и найти дыры, через которые утекает больше всего времени и сил коммерческого отдела.

К счастью, о некоторых проблемах «мартышкиного труда», относящегося к процессу назначения и проведения демо-встреч, решили позаботиться разработчики сервиса #продуктдня Indee.

О том, как тратить минимум времени на назначение, согласование, перенос и прочие моменты организации встреч в компаниях расскажет Рустам Карабаглы – основатель Indee и подписчик моего блога на vc.ru.

Всем привет, меня зовут Рустам Карабаглы и я более 15 лет в продажах, из которых 8 лет в IT продажах.

Последние 2 года я был Руководителем отдела продаж в сервисе аналитики маркетплейсов Маяк.

На момент прихода в стартап была поставлена четкая задача от основателя: построить с нуля отдел продаж и заработать много денег. Этим я и занялся

Таким образом в компании получилась довольно классическая схема:

• отдел телемаркетинга договаривается с клиентом о встрече
• отдел продаж проводит демо и доводит клиента до сделки

Воронка продаж выглядит следующим образом:

В день отдел продаж проводил более 100 встреч, а если взять весь коммерческий блок — более 500 встреч в день.

Как и в других компаниях, наш отдел продаж не был идеален.

Вот далеко не полный список проблем, с которыми мой отдел сталкивался каждый день:

• АМО CRM не справляется с количеством клиентских карточек и лагает каждые два дня
• Телемаркетинг периодически выдает кучу “хреновых лидов”
• Менеджеры сливают сделки
  
• …

И если на стабильность CRM-системы я повлиять никак не мог, то попробовать выиграть чуть больше времени для своей команды на качественную проработку базы клиентов – у меня вполне могло получиться.

Меня больше всего бесил «мартышкин труд», который сжирал время и энергию сотрудников.

Я хотел, чтобы мои руководители и менеджеры занимались только продажами и не тратили свои нервные клетки на ручной труд.

И решил это исправить при помощи автоматизации рабочих процессов.

Что было внедрено:

• АМО CRM - CRM-система
• Sippuni - телефония
• WAZZUP - общение с клиентами в ватсап
• PowerBI - дашборд отдела продаж
• ZOOM, Яндекс телемост - проведение онлайн встреч

Больше всего проблем в нашем отделе продаж вызывало проведение онлайн встреч с лидами.

На пальцах процесс выглядит так:

Вроде все звучит логично и понятно, но не тут-то было. На практике мы постоянно сталкивались с кучей проблем:

Не буду объяснять, как бизнес теряет или недополучает деньги из-за упомянутых проблем. Вместо этого проиллюстрирую каждую боль примерами из моего опыта:

Ручные действия сотрудников

• Менеджер должен вести календарь
• Менеджер должен кидать ссылку клиенту на онлайн-конференцию
  

Ошибки сотрудников

• Менеджер забыл заранее подтвердить встречу с клиентом
• Менеджер договорился на 15:00, а в календарь случайно занес 16:00

Поиск зон роста отдела продаж

• Изначально всю аналитику мы сводили в экселе, где из-за ошибок регулярно появлялись некорректные данные
• В итоге купили PowerBI, который хоть и выполняет свои функции, но стоил очень дорого

Эффективное распределение встреч

• Лучшие менеджеры могли получить мало встреч со слабо заинтересованными лидами
• Телемаркетологи могли назначить слишком много встреч на нового менеджера
• В итоге я постоянно следил за календарями своих сотрудников и вручную перекидывал между ними лидов

Все понимали, что нужно что-то делать, и я начал искать инструмент, который помог бы справиться с нашими проблемами.

Вот краткий обзор существующих решений:

• Встроенные плагины к CRM вообще не заточены под проведение демо и управление расписанием, по сути они сразу распределяют лида на менеджера по определенным правилам без привязки ко времени. Говорить про UI/UX этих плагинов мы не будем
• Западные сервисы. Конечно, за границей существуют решения, практически полностью закрывающие нашу проблематику, однако у них нет интеграций с нашими CRM системами, а также есть сложности с оплатой и локализацией
• Отечественные сервисы для управления расписанием не учитывают специфику отделов продаж. Проблему эффективного распределения лидов на менеджеров также не решают

И тут я понял, что надо сделать такой сервис самому!

Сервис мы назвали Innde (Innovative Deals).

Краткая суть — автоматизация процесса назначения встреч в отделе продаж.

Функционал Innde состоит из 5 основных разделов:

• Функционал. Менеджер может следить за своим расписанием, а РОП — за всеми своими подопечными
• Какие проблемы решает. К вышеописанным болям напрямую не относится, однако без календаря менеджеры не смогут узнать, какие встречи им были назначены

• Функционал. В этом разделе РОП может задать правила, на основании которых движок будет распределять лидов от ТЛМ на менеджеров по продажам. Обратимся к примеру на скриншоте — движок не распределит клиента на Анну Черных, если его бюджет превышает 200 000. Правила можно задать на основании любых атрибутов из CRM
• Какие проблемы решает. Во-первых, c помощью Indee можно задать любую логику распределения и быть уверенным, что эти правила неукоснительно соблюдаются . Во-вторых, отпадает потребность в ручном распределении и перекидывании встреч между менеджерами

• Функционал. На данный момент аналитика направлена на выявление узких мест в процессе проведения встреч. Можно следить за количеством назначенных встреч и конверсиями как по всему отделу, так и по отдельным менеджерам
• Какие проблемы решает. Благодаря Indee, РОП может видеть все узкие места своего отдела, связанные с проведением встреч. Например, можно выяснить, у кого из менеджеров проседает конверсия в состоявшуюся встречу, и провести с ним воспитательную беседу

• Функционал. Этот плагин разработан для отдела телемаркетинга, задача которых — выбрать слот, удобный клиенту. Далее, движок сам распределит встречу наиболее подходящему менеджеру
• Какие проблемы решает. Теперь телемаркетологи больше не управляют распределением по менеджерам. Меньше ручного труда и меньше ошибок!

• Функционал. Напоминание клиенту о встрече уйдет автоматически, вне зависимости от того, вспомнил про это менеджер или нет
• Какие проблемы решает. Менеджеры больше не отвечают за напоминание клиенту. Еще меньше ручного труда и ошибок!
  

Наш сервис Innde довольно скоро будет готов к публичному релизу, поэтому мы решили заранее собрать заявки на ранний доступ.

Если вы оставите заявку до 23:59 18.02, то получите:

• Доступ к Innde раньше публичного релиза
• Возможность рассказать о своих проблемах, чтобы мы могли их учесть при планировании дальнейшего функционала
• скидку 50% на первые полгода

Для заявки достаточно заполнить простую гугл форму: https://docs.google.com/forms/d/1pa1UQdAPhHohgjLROMSBGfv901Z8xUfa0sY21D2-2QU/edit?ref=vc.ru

Обязательно делитесь своим мнением в комментариях! Будем благодарны вашей обратной связи 😎

Мой Telegram: ruskara

Tg-канал: https://t.me/saleordead

Спасибо, что дочитали до конца этот гостевой пост в блоге Дмитрия Беговатова про стартапы. Есть интересная тема, которую вы хотели бы раскрыть перед читателями vc.ru? Напишите мне в личку @begovatovd и возможно мы выпустим совместный материал.

P.S. Подписывайтесь на мой vc-блог, если интересны подобные материалы.