Как мы создали Workslam, он заменил нам Trello, Slack, HubSpot, TeamGantt, а сейчас сделали его доступным для всех

История создания сервиса Workslam. Как он превратился за 2 года из мобильного приложения для мотивации сотрудников в платформу для управления компанией, ведения проектов и работы с клиентами, систему контроля и мотивации сотрудников.

История создания Workslam началась около двух лет назад, а толчком для создания сервиса стали регулярные опоздания одного недисциплинированного, но очень ценного сотрудника. Да, именно опоздания, а точнее, проблема в невозможности его наказать (из-за ценности), зафиксировать его неуважение к руководству и к команде и показать ему, как регулярно он это делает.

Проведя анализ ниши, мы ничего подобного не нашли, кроме сложных западных enterprise систем, стоимость которых была очень высокая. Это, естественно, не подходило для масштабов проблемы, да и для команды в 20 человек такие прайсинги никак не подходили. Хотелось чего-то простого, чтобы можно было наказать в один клик, но в то же самое время и обосновать причину, минуя вопросы к руководству. Поощрение тоже никто не отменял, чтобы вместе с кнутом был и пряник… а, может, и только пряник, которого бы лишился человек, деморализующий коллектив.

И идея пришла. Токены. Это бонусы, которые бы получали сотрудники за хорошую работу или хорошую дисциплину. Они могли бы обменивать их на премию внутри компании, а в будущем — на товары или услуги наших партнеров. В целом, токены должны были оценивать сотрудника. Как это сделать проще? Конечно, мобильное приложение. Все в один клик: опоздал — получи минус, хорошо сработал — получи бонус.

Дальше — больше. Мы решили стандартизировать систему и погрузились в мотивационные программы в мировой практике и вывели оценки за все типы позитивных и негативных действий сотрудников с разными дельтами. И почему бы нам в эту систему не включить другие компании, которые могли бы бесплатно использовать ее, а также делиться своими возможностями, используя наши токены?

Ну вот, пол года разработки и бета-версия нашего продукта уже внедрена в процессы компании, сотрудникам «весело», руководство счастливо. Самое интересное — это эмоции и процесс поощрения. Мы думали, что эффект будет в результате, а он оказался в самом процессе. Система решила сразу два вопроса — поднялся уровень дисциплины и увеличилась эффективность работы в целом, и главное — это объединило команду и вовлекло ее в процессы компании.

После 2х месяцев релиза в AppStore и привлечению первых юзеров мы начали осознавать, что это приложение никому не понятно. Что это вообще? И как это использовать? Хотя нам казалось все простым.

Сделав выводы, мы решили всерьез заняться продуктом для бизнеса и обсудили все вопросы, которые у нас накопились при использовании различных сервисов для автоматизации и управления в компании. Workslam существовал отдельно и никак не был завязан на конкретных процессах.

Ключевые продукты, которые мы использовали для проектов были Trello и Jira (для текущих задач) и TeamGantt (для стратегического планирования), Slack использовался для общения, Clockify — для тайм-треккинга. Реально, тайм-трекинг не работал и запускался только в кризисные времена. В качестве CRM использовался HubSpot, но, честно скажу, не на полную мощность, а работали только его базовые функции. По сути, это все были разные инструменты для разных задач. Система не работала как единый инструмент. Также был большой вопрос по отсутствию сервиса для корпоративных знаний, его частично заменял Dropbox.

Итак, мы решились на сложный но очень интересный путь — решить наши вопросы, объединив весь функционал в одном сервисе и добавив к нему то, что у нас уже было. Более того, сам процесс коллаборации в проектах, CRM и задачах знакомы всем намного больше, чем мотивационные программы. Вместе это могло бы решить большой спектр вопросов из коробки, и бесплатно.

Проекты и задачи — это самое основное, что мы решили сразу. Какая была проблема с текущими системами? TeamGantt стоил 200$ в месяц на команду из 20 человек, Jira — 140$, Trello работал бесплатно. Суть в том, что это все отдельные продукты. Даже имея возможности глубокой интеграции, работа в этом комплексе была не без недостатков, а также, что не маловажно, работа в нескольких системах отнимала время.

Нужно было создать систему «все в одном», что-то простое и удобное, отрезать лишнее и оставить только необходимое.

Сейчас в системе есть полноценное управление проектами и задачами в Ганте и в Канбане с распределением ролей сотрудников и выделением времени на задачи.

Все было бы хорошо с управлением, да время выполнения задач нужно контролировать. Во сколько сотрудники на приходят на работу и во сколько уходят, какая эффективность компании в целом.

Решение мы назвали Пультом управления. Это наглядный инструмент, который в 2 клика показывает картину эффективности команды и каждого сотрудника в отдельности.

Тайм-трекинг работает на всех устройствах, а функционал системы может автоматически начислять не только бонусы, но и рассчитывать заработную плату сотрудника, если он находится на сдельной работе.

После внедрения проектов и трекинга в бизнес-процессы оставался вопрос взаимоотношений с клиентами, разработка CRM не заставила себя ждать. Безлимитные контакты — это то, чего не хватало нам от всех CRM. Даже у гигантов были ограничения в 20-30 тысяч. А так как мы работали с юзерами крупных порталов, мы не могли позволить себе такие ограничения и обошли это, разработав полноценный функционал CRM с безлимитными контактами и безлимитными воронками.

Если коротко, было желание избавиться от платного Slack — это еще 250$ в месяц к тратам на сервисы.

Общение в Workslam доступно в веб-версии и в мобильных приложениях iOS и Android. Это не просто общение, а публичные и приватные каналы. Это взаимосвязь всех бизнес-процессов и объединение сотрудников в единой инфраструктуре. Мы также создали телеграм бота, который напоминает о важных событиях в системе и позволяет получить информацию о проектах и задачах.

Следующей нашей целью стало распространить ценность мотивационного токена за счет полезности функционала (планирование, контроль, общение). Кстати, чуть не забыл, экономия, в нашем случае, более 600$ в месяц или 7200$ в год!

Что у нас получилось? Уже 4 месяца мы и еще около 2000 пользователей используют бета-версию нашего продукта. Активно ведется работа с отзывами и предложениями. Планов очень много, расписаны на несколько тысяч человеко-часов. Скоро выйдут интеграции с Zapier и Albato, что сделает систему совместимой с тысячами сервисов. Будет автоматизирована мотивационная система и многое другое.

На сегодняшний день, мы позиционируем наш продукт на небольшой бизнес, который хочет улучшить свои бизнес-процессы быстро, не тратя на это денег в условиях кризиса. Именно поэтому мы и решили написать эту статью.

Сегодня наш слоган, это слова одно известного человека, «Losers have goals, winners have systems» — посыл для не-айтишных компаний использовать системы, которые помогают в управлении, контроле, систематизируют процессы, ну и делают бизнес «цифровым». Наш сервис помогает настроить компаниям процессы, которые улучшают бизнес, просто и бесплатно.

Кроме Free тарифа у нас предусмотрены и доступные платные тарифы. В рамках любого бизнеса 40 центов за сотрудника — это почти бесплатно. А за команду из 20 человек можно платить чуть больше пяти долларов. Эти цифры помогают нам развиваться и становиться лучше. А в наших ближайших планах сделать систему абсолютно бесплатной для всех. Это произойдет, когда мы выведем оборот токенов на серьезный уровень, и по динамике мы видим, что это может случиться уже к осени.

Дайте своим сотрудникам уже сегодня парочку Слэмов. Естественно, бесплатно!

С уважением, команда WorkSlam