Как мы за 3 месяца перевели «Ленту» на машиночитаемые доверенности

А значит, сохранили лес и время десятков тысяч сотрудников

Почти все отгрузки товаров осуществляются по доверенности. Это бумага, которая обычно выдаётся сроком на год, и дает право конкретному сотруднику подписывать документы от лица организации. Бумажный документооборот создавал сложности: их надо было где-то учитывать, вести список, отслеживать полномочия и срок, а налоговая должна была проверять их подлинность.

Все стало меняться в 2022 году, когда вместо бумажного документа на рынке стали вводить электронную версию — машиночитаемые доверенности (МЧД). Они содержат информацию о физлице и могут выдаваться удалённо.

В прошлом году к нам пришла федеральная торговая сеть «Лента», чтобы мы в тандеме с Lenta Tech перевели доверенности в машиночитаемый вид и помогли компании построить систему в их контуре. Такую, чтобы она не только успела заработать к сроку, прописанному в законе, но и была интегрирована с внешними сервисами, синхронизирована со всеми внутренними процессами и стабильно работала в условиях высоких нагрузок.

В запасе было всего три месяца. И несмотря на то, что буквально за месяц до дедлайна срок перенесли ещё на год, мы уложились в первоначальный тайминг.

В первую очередь — форматом. Электронный документ — это структурированный документ, созданный по правилам — XSD-схемам.

МЧД более безопасна за счёт подписания электронной цифровой подписью. Тут проще отслеживать процесс как тому, кто её выдал, так и тому, на кого её выдали. Есть и недостаток – требуется доступ к различным электронным системам, через которые необходимо публиковать эту доверенность, то есть существует технологическая зависимость. Её машиночитаемая версия формируется непосредственно из информационной системы. Это может быть любая СЭД.

«Лента» — огромная ретейл-компания, объединяющая более 60 тысяч сотрудников. Магазины работают в 650+ населённых пунктах по всей стране, а товары в торговые точки поступают из 19 распределительных центров или напрямую от поставщиков. Всё это сопровождается большим объёмом документов.

Переход на МЧД — не просто ответ на новые требования законодательства. Необходимо было единое пространство для работы с документами, существующими сейчас бумажными доверенностями (на переходном периоде) и новыми внедряемыми электронными МЧД.

Все МЧД обычно публикуются через оператора электронного документооборота, у которого есть эта услуга. На сервисах существующих операторов ЭДО — свои устоявшиеся процессы, у «Ленты» — свои. Нам нужно было помочь реализовать интеграции между ними и при этом оставить «Ленте» привычный интерфейс и структуру документооборота.

Ещё одним важным фактором было то, что электронный документ формируется в формате XML. Заказчики же хотели видеть и печатную версию этого документа, чтобы можно было открыть его в виде PDF и прочитать или быстро найти эту форму в самом распределённом реестре. Также было необходимо, чтобы выполнялись определённого рода проверки: соответствует ли формат и структура требованиям законодательства, каков порядок действий в системе в случае отзыва доверенности и другие.

В самом начале заказчик проделал большую работу по сбору и анализу требований по МЧД и условиям внедрения в «Ленте», поэтому мы получили подробное техническое задание. Команда описала более 80 процессов обмена электронными документами.

Нам предстояло изменить не только техническую реализацию электронного подписания, но и сам процесс. В нём должны были появиться задачи проверки и подстановки правильной электронной доверенности для нужного подписанта.

Сложность заключалась в том, что менялся принцип подписания документов. Вместо квалифицированной электронной подписи юридического лица (КЭП ЮЛ) использовалась новая квалифицированная подпись физического лица (КЭП ФЛ). Это добавляло новые обязанности и риски для владельца КЭП ФЛ. Нужно было обеспечить безопасное хранение и использование КЭП ФЛ, исключающее возможность её компрометации. А еще требовалась разъяснительная работа с сотрудниками, чтобы гарантировать им безопасность использования их электронной подписи.

Команда провела исследование рынка готовых решений, которые можно установить в локальной сети (On-Premise). Интересовали варианты, соответствующие целевой архитектуре и разработанной дорожной карте. Самым подходящим оказалось решение МЧД на платформе ELMA365. Оно обладает разнообразным дополнительным функционалом, например проверкой полномочий подписанта.

Также Lenta Tech разработала архитектурную концепцию «ЭДО HUB», которая объединила все потоки электронных документов в одном месте и предоставила команде следующие преимущества:

Таким образом, мы не только изменили точки электронного подписания документов, но и оптимизировали основной поток обработки документов через ЭДО HUB.

Первым этапом стали сбор и анализ требований, а также подробное изучение технического задания. Нужно было понять, чего ожидает от нас заказчик, в частности:

После анализа были распланированы дальнейшие шаги и составлен бэклог по необходимым видам работ. Мы брали готовое решение от вендора и устанавливали его, а далее выявляли точки, которые нужно было изменить: например, добавить параметры, изменить бизнес-процесс, добавить шлюз, чтобы обойти ручную задачу и так далее. Планировали эти работы, обновляли бэклог и приступали к разработке.

После разработки проводили тестирование функционала и нагрузочное тестирование, чтобы соответствовать требованиям заказчика. Затем разворачивали инфраструктуру, устанавливали и настраивали платформу, а также внедряли решение.

Главная сложность и повседневная задача вытекала из того, что МЧД — новая сущность, которая постоянно изменяется. Госорганы и ФНС развивают её и добавляют новый функционал, из-за чего сервис сам иногда недоступен, что затрудняет тестирование. В такие моменты трудно понять, на чьей стороне сбой — у нас, в сервисе, или это оператор ЭДО проводит свои работы.

Мы решили эту проблему следующим образом: создали страницу, где собираются все ошибки по интеграционным взаимодействиям, как внутри системы, так и с внешними сервисами. Потом разделили их, сделали понятными и нарисовали графики, показывающие, какие именно проблемы возникают. Теперь это был не просто код ошибки, например, InternalError, а текстовое описание для заказчика о конкретной проблеме, например, не удалось передать документ или какой-то сервис недоступен.

Благодаря этим графикам мы осуществляем мониторинг – сейчас он доступен и у заказчика. Администраторы системы, отвечающие за обработку ошибок, получают текстовые уведомления. Так что теперь можно увидеть, когда что-то происходит в инфраструктуре или с сервисом.

Сейчас мы работаем ещё над рядом функций. Это различные интеграции с информационными системами заказчика, к примеру, с порталом поставщика. Основные задачи:

Интеграция с другими сервисами, конечно, очень важна. Можно подключать не только текущие, но и любые другие системы, которые заказчик захочет внедрить в дальнейшем. Мы поддержали возможность чтения и обработки доверенностей, выпущенных другой организацией, что можно использовать для обмена документами между компаниями.

Важно понимать, что МЧД не заменяют бумажные доверенности полностью – они всё ещё необходимы в ситуациях, когда нужно уполномочить физическое лицо на действия вне информационных систем и не связанные с электронным подписанием документов.

Команда реализовала отслеживание статуса доверенностей – опубликована / действует / отозвана – и уведомления конечного пользователя. Любой документ с электронной подписью является юридически значимым, поэтому такие проверки обязательны.

А еще – мы доработали систему, чтобы учитывать случаи, когда доверенность отзывается через «Госуслуги». Теперь, если представитель односторонне отзывает доверенность, она прекращает своё действие и в системе «Ленты».

Процессы создания, подписания, отзыва и мониторинга МЧД в «Ленте» сегодня полностью автоматизированы, но мы продолжаем развивать решение, чтобы соответствовать требованиям ретейлера, изменениям законодательства и новым возможностям провайдеров ЭДО.