Думали фича, а вышел почти пивот: как система бронирования UnSpot научилась экономить на аренде офиса до 50%

Тема новой офисной реальности уже набила оскомину, но менее актуальной от этого не стала. Киберпанка не случилось: мы не ходим в противогазах и не конопатим окна. Люди выходят в офисы, на постоянку работать дома остаются не многие. Но офисная работа уже никогда не станет прежней.

А всё потому что мы кое-что поняли: ходить в офис каждый день нужно не всем. И в данном случае у России нет своего пути — пойдём по общемировому. Так что всё, что происходит там, актуально и здесь.

Бронирование переговорок — крутая штука с ярко выраженной ценностью: вы управляете помещениями и делаете так, чтобы они использовались максимально плотно и рационально.

В новой реальности во многих компаниях очереди в переговорки стали короче, а собственники задались вопросами:

• А нам вообще нужен такой большой офис? Ведь часть людей работает то в офисе, то дома.
• А если мы переедем в офис поменьше, а сотрудники решат вернуться в на рабочие места?
• А если они не захотят вернуться?

Итог один: офис стоит полупустой большую часть времени.

Посчитаем:

По нормативу сотруднику положено 6 квадратов офисного пространства для работы. Средняя арендная ставка по Москве за 2019 год — 1 500 рублей за квадратный метр в месяц. Это 9 000 рублей в месяц на сотрудника.

Плюсуем сюда расходы на электричество, общие помещения, амортизацию оборудования и мебели, хозяйственные расходы.

Допустим, это 10 000 рублей в месяц на сотрудника (на самом деле больше).

Столы этих двухсот сотрудников стоят пустыми большую часть времени, а вы платите за пространство, которое вам не приносит денег, каждый месяц.

В рассматриваемом случае это 10 000*200 = 2 000 000 в месяц или 24 000 000 рублей в год.

Теперь посчитаем ваши расходы на UnSpot: первые полгода вы не тратите ничего. Наша общая задача на пилот — собрать как можно больше данных о посещаемости вашего офиса. Далее каждый доступный для бронирования стол обойдётся вам в 300 рублей в месяц (3 600 рублей в год).

Бронирование столов UnSpot доступно из любого браузера и мобильных приложений для iOS и Android.

Всё, что нужно, это оцифровать карту офиса. Этот процесс мы берём на себя. Для оцифровки подойдёт карта любого формата в приемлемом качестве.

На карте внутри системы UnSpot будет отображаться ваше помещение и столы, которые можно делать доступными и недоступными для бронирования, удалять, добавлять и двигать.

Карта будет доступна с любого из устройств: iPad, мобильных телефонов на iOS и Android, а также из браузера

Забронированный стол изменит цвет и станет недоступным для бронирования. А вскоре мы раскатаем на столы нашу систему компьютерного зрения, которая пока доступна только для переговорок. Ваши камеры видеонаблюдения смогут автоматически снимать и ставить бронь на столы, чтобы помещение использовалось еще эффективнее. А если у вас нет камер, мы сможем поставить свои.

Опционально можно установить в офисе тачскрин-панель, на которую будет выведена карта помещения со столами, чтобы дать сотрудникам возможность забронировать стол еще одним удобным способом.

Позже мы добавим возможность разместить на карте другие важные места: туалеты, кулеры, санитайзеры. Скажу сразу: забронировать кулер на утро понедельника не получится даже в максимальном пакете :)

UnSpot соберёт статистику по пиковому пребыванию людей в офисе, а также покажет, сколько людей находится в офисе в среднем на дистанции в 3 и 6 месяцев (пока идёт пилот). На период пилота мы подключим максимально возможное количество столов, чтобы собрать объективную информацию о посещаемости офиса.

По итогам пилота вы решите, какая часть столов будет закреплена за сотрудниками, которые находятся в офисе, а сколько столов станут доступными для бронирования.

Ваши сотрудники, которые работают частично-удаленно, получат недельные квоты времени для работы в офисе. Таким образом, офис будет заполнен, при этом не произойдёт овербукинга и вы забудете про массово пустующие столы.

Допустим, компания из нашего кейса решила подключить 200 столов: 300 рублей * 200 столов * 12 месяцев = 720 000 рублей в год. Это несколько меньше, чем 24 000 000 рублей в год, согласны?

• Команды могут пересобираться под проект в новом месте, а сотрудники приходить и садиться работать с теми, с кем полезнее коммуницировать на проекте. Это ускоряет реализацию проектов.
• Комфортное возвращение в офис и дистанцирование сотрудников: блокируйте столы таким образом, чтобы сотрудники не могли забронировать места друг рядом с другом.
• Чистый и красивый офис без “пылесборников” — фоторамок, кактусов, игрушек и личного декора: проще делать уборку и поддерживать гигиену. Ваш офис больше не будет похож на кабину грузовика дальнобойщика.
• Все сотрудники в равных условиях: теперь больше нет ситуации, когда один сидит в уютном закутке, а у другого постоянный трафик за спиной.
• Регулярная смена рабочего места положительно влияет на продуктивность сотрудников.
• Офисная навигация: просто найти нужного человека, достаточно лишь посмотреть на карту.
• В офис будут приходить поработать, а не потусоваться, потому что количество часов на работу в офисе будет лимитировано.
• Аргумент для предметного разговора с арендодателем: у вас на руках аналитика посещаемости, вы понимаете, сколько реально квадратных метров и столов вам необходимо, переплачивать смысла нет. Отсюда несколько вариантов: снижается арендная плата, вы отказываетесь от части помещений или съезжаете.

Во-первых, нам нужна обратная связь по продукту, нам важно видеть, что люди пользуются и подтверждают своими действиями ценность продукта.

Во-вторых, мы цинично подсаживаем клиентов на UnSpot через пилот, потому что знаем, что отказаться будет сложно. К UnSpot быстро привыкаешь, и убери его сейчас из наших офисов — мы погрузимся в хаос довольно надолго.

А ещё сейчас в России нет сопоставимых по цене и функционалу альтернативных hot desking сервисов с локальной поддержкой. Поэтому добро пожаловать.