Улучшение бизнес-процессов собственными силами сотрудников

Всем привет. Несколько дней назад мы запустили новую функцию – "Автосценарии". Это заранее спланированные цепочки задач, где каждая следующая в системе появляется после выполнения предыдущих.

Создание автосценариев перекликается с проектированием бизнес-процессов, только вы оперируете не блок-схемами и диаграммами, а списками задач, что существенно проще, понятнее для рядового пользователя и гибче.

Ещё больше данный подход перекликается с так называемым Adaptive Case Management (еще называют Agile BPM), где кейсы – это ситуации, а процессы – последовательность задач, которые нужно при случае выполнять.

Мы не используем этот термин, так как он среди российских менеджеров не входу, хотя некоторые (и я в том числе) рассматривают ACM как лучшую альтернативу классическому процессному подходу к управлению. Можно сказать, что автосценарии – это кейсы (ситуации), а цепочки задач – процесс, который инициируется по сигналу (запуску).

Проблема классического подхода к процессному управлению заключается в том, что однажды созданные и закрепленные правила в блок-схемах, процедурах и регламентах, очень скоро могут стать неактуальными, так как, все знают, среда и условия активно меняются и нужно оставаться гибким.

Что, если делегировать функцию менеджмента от управленцев и операционных консультантов к сотрудникам и позволить команде на основе своего опыта самим определять наиболее эффективные способы поведения? Что, если стандартизировать процессы не по заранее спланированному, теоретическому (и, возможно, ошибочному), спускаемому вниз сценарию, а по ходу развития, с возможностью оперативность корректировать условия? Это позволяет компаниям оставаться быстрыми и гибкими, а с другой стороны дисциплинированными и структурными.

Так и появилась функция.

Немного расскажу о принципах.

При создании автосценариев вы можете добавлять в детали каждой задачи всю необходимую для качественного выполнения работы информацию: решаемую проблему, описание работы, правила (ожидания заказчика, отраслевые стандарты, правила внештатных ситуаций...), ожидаемый результат и критерии оценки качества выполненной работы. Таким образом, вы снижаете риск некачественного выполнения работы и, фактически, создаете базу знаний по конкретным процессам, но с привязкой к практике.

Функцию можно использовать даже в проектной деятельности. Это позволит сэкономить много сил на координацию работы в сложных проектах и на длинном горизонте придерживаться внутренним стандартам качества.

Например, вы разрабатываете интеллектуальные решения на заказ. В этом случае можно создать один типовой проект под конкретный продукт, создать этапы и по мере поступления входящих заявок запускать единожды спланированные цепочки задач.

Как итог:

1. Вам не нужно плодить множество проектов под каждого заказчика;

2. Все сотрудники будут видеть воронку задач в компании с движением по этапам;

3. Все сотрудники будут выполнять работу в соответствии со стандартами, так как они заранее зафиксированы в деталях задач.

Ну и последнее.

С автосценариями вся работа исторически структурирована. После запуска цепочки задач сотрудники могут вносить в детали комментарии, документы и отчеты о проделанной работе, а каждый следующий исполнитель может использовать эти данные, обратившись к истории запуска.

Если ситуация изменилась или вы понимаете, что процесс не оптимален, то можно поменять условия в цепочке задач или создать новый автосценарий.

Таким образом, при активном использовании, в какой-то момент времени, вы можете обнаружить, что все бизнес-процессы описаны и оптимально стандартизированы силами сотрудников, без привлечения профильных специалистов.

Хочется верить, что вы найдете функцию полезной.

Попробовать можно в нашем сервисе unicore.pro

Спасибо за внимание. Буду признателен за обратную связь.