QR-коды для инвентаризации оборудования в ИТ-компании

Даже в небольшом отделе, состоящем из 30 человек, перемещение служебного оборудования между сотрудниками может вызывать проблемы при очередной инвентаризации. Замена инвентарного номера на QR этикетку позволила сократить время на поиск оборудования в несколько раз.

На рабочем месте разработчика находится в среднем 4 единицы оборудования: пара мониторов, кресло, системник или ноутбук, которые стоят на учете в бухгалтерии как основные средства. Обычно при увольнении сотрудника коллеги хотят «поживиться» новым оборудованием, и если при этом не переписывать оборудование на нового владельца, то через несколько месяцев тратятся десятки минут на поиск нужного оборудования по столам при инвентаризации. Проделав такие поиски несколько раз и потеряв в общей сложности несколько часов возникла идея заменить инвентарный номер на QR наклейку, которая применялась дома для этикетировки крафтовых напитков.

Суть остается та же: объект не меняется, меняется его владелец (по аналогии с содержимым бутылки) — наклеиваем один раз, и потом обновляем данные. Для печати маркировки использовали самоклеящуюся бумагу Brauberg и Lamond, но можно напечатать на «обычной Снегурочке» и просто наклеить клейкую ленту поверх этикетки на оборудование, это даст дополнительную влагозащищённость и стойкость к истиранию.

Первая версия приложения для этикетировки самогона позволяла делать только две вещи: добавлять текущее состояние — описание содержимого бутылки или банки и отправлять напоминания о необходимости выполнения действий с объектом — перегнать, отфильтровать или добавить следующий ингредиент.

Для задач учёта оборудования и редактирования несколькими сотрудниками добавились функции: «связанных» сотрудников одной организации, которые могут совместно добавлять и редактировать QR этикетки, возможность привязки оборудования к местоположению через справочник мест и незаменимая для бухгалтеров функция выгрузки списка оборудования в Excel.

В процессе запуска немного затратным оказалось занести наименование оборудования в первый раз, так как в приложении не предусмотрен импорт данных. Его добавление запланировано в одном из ближайших релизов. Использование в приложении функции «связанных» сотрудников позволило обновлять информацию, когда один из них находится в отпуске или на удалёнке.

Устанавливаем на смартфон приложение Marqer для Android или Bitrix Mobile для iOS (тут работа пока ведется через отладчик мобильного приложения). Подробности настройки есть на сайте.

После регистрации получаем свой первый лист этикеток А4 на 24 этикетки, можно создать и напечатать дополнительные листы, в том числе на 65 этикеток меньшего размера, без ограничений по количеству. Приклеиваем этикетку на объект, подлежащий учёту, и сканируем её приложением.

В окне активации объекта задаём название (и инвентарный номер при необходимости). Теперь можно добавить запись в журнал о принадлежности или местонахождении объекта. Мы в качестве основной записи в журнале используем фамилию сотрудника, а в описании можно добавить любые примечания. Редактирование привязки ведётся только через добавление новых записей, удалить старые не возможно.

Теперь даже без приложения информация о принадлежности оборудования или любая другая, записанная на этикетку, будет доступна при сканировании камерой смартфона или просмотре страницы этикетки на сайте. (Мы уже думаем над введением ограничений на просмотр, но пока эта гипотеза не подтвердилась).

Сервис напоминаний не используем при инвентаризации, в нашем сценарии нет такой необходимости, в отличии от самогоноварения.

В боковом меню доступна возможность добавления сотрудников, которым будет доступна печать новых листов этикеток, их активация и редактирование всех этикеток в пределах связанных аккаунтов одной организации.

Управление объектами и журналами записей доступно не только в мобильном приложении, но и в кабинете на сайте. Кроме того, на сайте можно выгрузить список записей в файл Excel в случае необходимости.

Вся команда разработки дорабатывает приложение и сайт на чистом энтузиазме в свободное от работы время. Это позволяет изучить новые технологии и реализовать идеи, которые не удается применить на работе.

Сейчас мы находимся в активном поиске новых ранних последователей, пытаемся найти их в социальных сетях и тематических формах или среди своих знакомых.

Дополнительное участие в программах акселерации и пилотных проектах, на примере Х5, пока можно назвать только неудачными попытками, но как говорил Уинстон Леонард Спенсер Черчилль: „Успех — это умение двигаться от неудачи к неудаче, не теряя энтузиазма. “

Сейчас в первоочередных планах добавление фото для объектов и импорт объектов для инвентаризации из внешних источников (файлов csv). Скорее всего, добавится функция ограничения просмотра этикетки для неавторизованных сотрудников не входящих в организацию. А так же, будет закончен перевод на английский язык.

Замена инвентарных номеров на QR этикетки позволила существенно сократит время на поиск и инвентаризацию оборудования даже для небольшого офиса на 60 человек.

Попробуйте и вы экономить время за счёт электронных этикеток. Тем более, что нет ограничений и домашнее использование приложения Marqer абсолютно бесплатно.

Поделитесь своими сценариями применения QR этикетов маркировки или для ведения журналов и мы сможем улучшить UI/UX приложения для них.