Диагностика организационных потерь: Как найти и устранить дублирование функций, простои и скрытый хаос
Практика показывает, что в большинстве компаний до двух третей (!) времени, энергии и бюджета расходуются не на производство ценного продукта, а на так называемую «искусственную работу» — согласования, переделки, ожидание сырья и беготню по кабинетам. Вдумайтесь!
Собственники часто пытаются решить эту проблему раздуванием штата или покупкой новых программ, однако без глубокого аудита оргструктуры это лишь увеличивает постоянные издержки.
Ниже расписал математически точную методологию диагностики внутренних потерь и оптимизации процессов на предприятии.
1. Картирование потоков и «движения частиц»
Любую организацию можно представить как живой организм, состоящий из рабочих постов и линий коммуникации, по которым двигаются частицы — клиенты, деньги, документы, заявки и сырье.
- Отслеживание маршрута каждой частицы: Диагностика начинается с того, что руководитель прослеживает полный путь конкретной частицы от входа в компанию до выдачи готового продукта.
- Фиксация точек торможения: В процессе движения выявляются места, где частицы застревают, теряются или возвращаются обратно (эффект «испорченного телефона»). Задержка на любой линии коммуникации напрямую замедляет скорость оборота денег и снижает общую мощность (а более точно, пропускную способность) бизнеса.
2. Выявление и ликвидация дублирующих функций
Дублирование функций — один из самых скрытых и разорительных источников финансовых потерь.
- Как возникает дублирование: Неоднократно видел в своей ппрактике, как в условиях неразберихи разные подразделения начинают выполнять одну и ту же работу. Например, менеджеры по продажам, логисты и бухгалтеры одновременно оформляют отгрузочные документы, либо каждый мастер на производстве самостоятельно закупает комплектующие.
- Негативные последствия: Дублирование неизбежно ведет к раздуванию фонда оплаты труда, падению ответственности людей на постах и возникновению регулярных внутренних конфликтов между отделами.
- Метод очистки по карточкам: Все фактически выполняемые в отделе функции выписываются на отдельные карточки и проверяются по трем критериям:
1. Не нужны для производства конечного продукта — немедленно упраздняются.
2. Не относятся к данному подразделению — передаются на профильный пост.
3. Дублируют работу другого сотрудника — объединяются на одном ответственном посту.
3. Точный расчет технических простоев и реальной загрузки
Большинство руководителей переоценивают загрузку своих сотрудников, путая суету с реальным производством продукта.
- Формула расчета хронометража: За основу берется выработка лучшего специалиста при 100% загрузке. Затем проводится аудит рабочего дня рядовых сотрудников и подсчитывается время чистого простоя.
- Пример: Если идеальный специалист способен производить 80 изделий в час, то за 8-часовую смену отдел из 5 человек должен давать 3 200 изделий. Если по факту производится лишь 1 000 изделий, значит, реальная загрузка персонала составляет всего 30%.
- Причины простоев: Остальные 70% времени сотрудники теряют в ожидании выдачи нарядов, задержках сырья со склада, согласованиях с бухгалтерией или из-за поломок оборудования.
4. Искоренение «искусственной работы»
«Искусственная работа» — это любые действия в организации, которые не добавляют ценности конечной продукции, а лишь создают видимость деятельности.
- Основные проявления «искусственной работы»: Переписывание однотипных писем, повторное отправление некорректно заполненных заявок («отфутболивание»), бесконечные устные совещания и хождение по кабинетам за согласованиями.
- Технология ликвидации: Отсутствие четких инструкций и необученность персонала приводят к тому, что организация делает в 3 раза больше движений, чем необходимо. Устранение «искусственной работы» за счет стандартизации процедур и обучения позволяет повысить эффективную скорость работы компании в 3 раза без дополнительных затрат.
5. Построение Оргсхемы «Как должно быть» вместо «Как получилось»
Типичная ошибка большинства предпринимателей — рисование организующей схемы по факту («как сложилось сейчас»), тем самым узаконивая застарелые ошибки и хаос.
- Сравнение с Идеальной Картиной: Правильная организующая схема (Оргсхема) строится от конечного продукта компании и последовательности его подпродуктов вниз.
- Принцип автономных постов: За каждым постом закрепляется четкий Продукт на выходе, показатель статистики и идеальная картина работы. Это исключает размытие обязанностей и формирует прозрачный каркас бизнеса, способный к многократному масштабированию.
Конечно, практический выход на такое построение лежит через оцифровку всех постов компании: причём, во главу угла ставится методика такой оцифровки, которая позволит действовать максимально быстро, качественно, прозрачно и точно.
-----------
Провожу системную деконструкцию и оцифрованный аудит показателей и процессов бизнеса для первых лиц и топ-менеджмента компаний. Открыт к деловым предложениям.