Аспирин для предпринимателей: зачем мы разработали ещё одно приложение для подписания документов

На связи команда Nopaper — приложения для подписания документов. В статье расскажем, как появилась идея создать сервис мобильного документооборота, про первые неудачи и чем мы отличаемся от Диадока и Sign.me.

Со слов сооснователя сервиса Николая Адеева

Каждую неделю юристы приносят на подпись папки с договорами, я ставлю около 200 подписей на бумаге. Электронным документооборотом я тоже пользуюсь — в компании есть один известный оператор ЭДО, но чтобы подключить к работе сервис, нужно:

- съездить в удостоверяющий центр для получения подписи;

- заплатить за токен;

- настроить работу сервиса на ПК, а если вы обладатель Мас, то настроить виртуальное окружение.

Но даже после всех этих манипуляций нет той мобильности, которую бы хотелось получить. Чтобы подписать документ, нужен ноутбук. Если я в дороге на конференцию и забыл ноут, я не смогу подписать документы, пока не вернусь. В итоге все ждут одну закорючку:

- сотрудник, чтобы оформить отпуск;

- клиент, чтобы запустить проект;

- бухгалтер, чтобы оплатить счёт.

Последней каплей стала удалёнка — с помощью смартфона мы подключались к планёркам. А чтобы подписать пару бумажек, нужно было ехать в офис. Поэтому мы с командой решили создать сервис мобильного электронного документооборота, приложение, которое каждый сможет установить себе на телефон и подписать документы так же быстро и просто, как перевести деньги через Тинькофф или Сбер.

Название выросло из домена. Моё хобби — искать доменные имена и покупать те, что цепляют — домен nopaper.ru идеально ложился в идеологию продукта. И стал его названием.

Большинство сервисов ЭДО, я их называю классическими системами, безопасны, но сложны в использовании. Чтобы начать ими пользоваться, нужно съездить в удостоверяющий центр, настроить ПО.

Есть решения проще, которые позволяют подписывать документы с телефона. В некоторых из них можно нарисовать подпись, как в Paint, но такая подпись не имеет юридической силы в России. Другие сервисы присылают смс с кодом. Но документ, подписанный такой подписью, можно изменить после подписания. Это рискованно для важных документов, например контрактов на несколько миллионов или договоров купли-продажи авто, недвижимости.

Задача нашего сервиса — чтобы люди могли легко и быстро подписывать документы. Не переживая за безопасность. Для этого мы объединили наш опыт разработки мобильных сервисов для банков и технологии компании Safetech — эксперта в безопасности.

Получить такую электронную подпись можно онлайн. Без поездок в удостоверяющий центр.

Сервис такой же безопасный, как классические системы ЭДО, но проще. Вместо флешки — смартфон, который всегда под рукой. А подписание документов занимает 5 минут.

Со слов руководителя продукта Марии Кириченко

Сначала мы хотели продавать Nopaper по подписке: покупаешь подписку — пользуешься — как только пакет подписания заканчивается, автоматически оплачиваешь новый. Как подписка на сервис музыки или онлайн-покупки в играх.

3 месяца вкладывались в эту идею: разработали механику, внедряли автоматическое выставление счетов. Но пришлось начинать с нуля и менять направление. В обычной жизни люди придают меньше значения подписанию документов, чем мы думали. Поэтому мы не смогли стать такими же массовыми, как приложения с музыкой или играми.

Вторая гипотеза — крупные клиенты. Многие компании тратят 30% всего бюджета компании на документооборот: обслуживание оргтехники, покупка бумаги, аренда помещений для хранения документов. А их директора так же, как и наш руководитель, подписывают горы документов.

Поэтому мы понесли мобильный документооборот в крупные компании. Выстроили отдел продаж и партнёрское направление. Проводили интервью с директорами по внедрению, гендирами. Из встреч поняли, какие возможности важны компаниям. Из этого составили бэклог фич, которые должны выйти первыми, а что может подождать.

Одно из самых популярных применений мобильного документооборота — подписание договоров и актов с внешними специалистами. Например, с агентами в страховых, водителями в логистике, фрилансерами и самозанятыми. От подписания документов со специалистами зависит, сможет ли компания взять заказ, когда агент получает вознаграждение.

Важна оперативность, но бумажный документооборот её не даёт. Между компанией и работником может быть несколько тысяч километров и на обмен документов могут уходить недели или месяцы.

Например, наш клиент Совкомбанк Жизнь тратил 1,5 месяца на обмен актами с агентами. Это мешало им масштабировать свою агентскую сеть. C переходом на Nopaper они сократили время на подписание документов до 15 минут. А АльфаСтрахование за полгода работы через Nopaper подписали с агентами более 72 тыс. документов и сэкономили на этом больше 3 тыс. рабочих дней. Столько они потратили бы, если бы возили все эти документы на почту.

Мы решили не останавливаться и пошли дальше — в кадровый документооборот. Последние 2 года популярна удалёнка. А многие компании работают со специалистами из других стран. И всем им тоже надо подписывать кадровые документы. Nopaper помогает в этом. Например, с помощью Nopaper заявления на отпуск подписывают сотрудники Увелки и IT-компании Artsofte.

Главное — наши пользователи. Это компании, которые нам доверились, и их клиенты, сотрудники, агенты, с которыми они обмениваются документами.

Для многих электронный документооборот и электронная подпись — сложная тема. Многим непонятно, где эту подпись брать, что она значит, как она выглядит. Почему смс — это подпись, но при этом надо идти выпускать что-то на флешке тоже ради подписи. Чтобы клиентам не приходилось в этом разбираться и самим искать, что чем подписывать, мы уделяем большое внимание техподдержке. Общаемся с клиентами, пишем статьи, проводим обучение.

Собираем отзывы с клиентов и стараемся сделать сервис удобнее и понятнее для них. Например, из инсайдов последнего года мы поняли, что нам нужно доработать в сервисе:

— Маршруты подписаний. Раньше у нас подписание было между двумя людьми. А на практике в подписании документов участников больше.

— Нужно доработать сортировку документов. Мы раскладывали их по черновикам, входящим и исходящим, но клиентам хотелось видеть, какой статус у документа: подписан он, согласован, или отклонён. Поэтому мы добавили на главный этап сортировку документов по статусам.

Всё это уже сделали в Nopaper 2.0, и скоро у нас релиз. Если вы хотите узнать, как мы его готовили и по каким граблям прошлись — заходите в наш телеграм-канал, скоро мы всё расскажем.

Вы можете протестировать сервис бесплатно. Пишите, каким сервисом электронного документооборота пользуетесь, и мы начислим вам 10 бесплатных подписаний. Если не используете электронный документооборот — пишите в комментариях «Nopaper», тоже начислим подписания.