Автоматизация доставки или как в условиях кризиса увеличить объем доставляемых заказов в 2-3 раза?

Отрасль: интернет-магазин оборудования для приготовления алкоголя

Система: 1С: Управление нашей фирмой

Проблема: Пандемия способствовала росту спроса на услуги доставки "до двери" в 3 раза, эффективно обслуживать заявки на доставку вручную стало невозможно. 70-90 заявок в день.

Результаты после внедрения МАППЫ:

• Повышение количества доставленных заказов на одного водителя в 2 раза;
  
• Логист всегда в курсе местоположения водителей;
  
• Минимизировали переносы доставок на следующий день;
  

Компания ShopBarn специализируется на продаже и доставке оборудования, расходников и ингредиентов для приготовления крепкого алкоголя, пива, вина, соков и натуральных продуктов питания. Структура компании включает 6 оффлайн точек в Москве и Московской области и интернет-магазин.

Организация доставки в интернет-магазине выглядела следующим образом:

• По Москве и ближайшим районам области заказы доставляют собственный штат водителей
• Доставка по России осуществляется с помощью различных транспортных компаний. До терминалов ТК груз также отводят водители
  

Логиста в штате не было, поэтому обязанности по обработке и распределению заявок на доставку выполнял менеджер интернет-магазина. С утра менеджер выдавал водителям список доставок на день, а водители самостоятельно распределяли заказы между собой.

Маршрут составляли по ходу дела, ориентируясь на список адресов, пробки на дорогах и свое знание города.

В течение дня менеджер не получал от водителей никаких отчетов и узнавал о выполненных и недоставленных заказах, только когда водители возвращались на базу.

Из-за несогласованности действий начали возникать проблемы. Водители часто самостоятельно переносили сроки доставки, о чем менеджер узнавал в последнюю очередь. Например, клиент указывал в комментарии к заказу, что хочет принять товар после обеда. Водителю же было бы удобнее доставить все заказы в этом районе с утра.

Без согласования с менеджером он звонил клиенту и сообщал, что находится на месте, просил скорректировать планы и принять заказ.

Нередко дело доходило и до манипуляций. К примеру, после обеда водитель планировал развозить оборудование по области и мог вернуться в район клиента только к ночи. Предупреждал, что есть два варианта — либо принимать груз поздно вечером, либо переносить доставку на следующий день.

Клиент был недоволен, но из-за отсутствия другого выбора соглашался.

Мировая пандемия коронавируса лишь обнажила ранее накопившиеся трудности в управлении бизнес-процессами, в частности логистикой доставок. Из-за вынужденного закрытия розничных магазинов нагрузка на интернет-магазин возросла в разы.

Если до режима самоизоляции магазин в среднем принимал и обрабатывал по 30 заказов в день, то в течение карантина эта цифра возросла до 70-90.

Водители стали жаловаться, что выполнить такой объем работы за день просто нереально, а менеджер интернет-магазина еле успевал обрабатывать заказы и с трудом справлялся с распределением заказов по курьерам.

Руководством компании было принято решение автоматизировать процесс доставки продукции, ведь хаотичность управления логистикой влияла на качество клиентского сервиса, лояльность покупателей и напрямую на прибыль компании.

В процессе поиска у руководства ShopBarn возникло понимание, каким должно быть будущее логистическое решение. Как минимум нужна была визуализация заявок на карте, чтобы водители не тратили время на формирование и согласование маршрутов с менеджером, требовался функционал для улучшения взаимодействия курьеров и менеджера.

Так как весь учет велся в 1С:Управление нашей фирмой, важным требованием была возможность внедрения в уже используемую систему, чтобы все данные были сосредоточены в одном месте.

Модуль логиста «МАППА» содержал весь необходимый функционал, поэтому руководство компании сделали выбор в его пользу.

Логист разбивает город на Зоны доставки

Программа запоминает области и далее автоматически определяет, к какой зоне относится заявка. Помимо этого, менеджер вбил список постоянных адресов — терминалы транспортных компаний для отправки в регионы.

Менеджеры формируют Заявки на доставку

1. Дата
2. Окно доставки
   
3. Адрес
   
4. Комментарий
   

В поле комментарий менеджер может указать пожелания клиентов, например, «подготовить сдачу наличными» или «поднять груз на такой-то этаж» и т. п.

Логист распределяет пул Заявок по машинам

Заявки на доставку отображаются на карте. Зоны доставки определяются по районам автоматически. Логист может изменить их или вручную создать дополнительные зоны.

Водителям понравилась функция, что звонить клиентам можно прямо из приложения, не переключаясь постоянно между навигатором и журналом звонков. Логист видит, где находится курьер по GPS данным телефона. Менеджер может параллельно отслеживать, как закрываются заказы клиентов.

Это важно, потому что после доставки менеджер созванивается с каждым клиентом.

Логист закрывает Заявки

После возвращения водителей логист принимает маршрутные листы и отмечает показания спидометра. Автоматически считается себестоимость доставок. Время в пути курьера или водителя известно заранее.

Тем самым мы можем снизить переработки, а также сократить количество переносов доставки на следующий день.

• Повышение количества доставленных заказов на одного водителя. До внедрения системы два водителя осуществляли в среднем 30 доставок в день. После - 3 водителя стали выполнять от 60 до 80 доставок.
• Сокращение времени, которое ежедневно тратит логист на формирование маршрутов
  
• Водители перестали забывать звонить клиенту перед доставкой — возможность совершения звонка из приложения решила эту проблему.
  
• Улучшение контроля водителей в течение дня – логист отслеживает местоположение водителей по GPS-трекам и статусы выполнения заявок в режиме реального времени
  
• Минимизировали переносы доставок на следующий день
  
• Средний пробег машин на 100 заказов снизился. Мы не только сэкономили время на доставках, но и снизили расход топлива.
  

Или подписываетесь на наш телеграм канал, где мы делимся историями автоматизации доставок наших клиентов и полезными материалами.