Итоги года использования Answeroom и Manifold для управления портфелем проектов

Чуть больше года назад я рассказывал о запуске своей системы управления задачами и проектами - Answeroom. Спустя год работы, хочу поделиться итогами и полученным опытом.

Кратко напомню, о чем писал год назад. Незадолго до ковида, передо мной стояла задача настроить производственные процессы с нуля в небольшой GameDev студии на 30 человек. Тогда я работал в роли директора по производству (по сути старшего ПМ-а) и в ту пору мне пришлось попробовать много разных инструментов, среди которых была Jira с кастомным Workflow, Wrike и еще несколько подобных сервисов. Я тогда остановился на связке ClickUp и MS Project. На тот момент, это было оптимальное решение по удобству использования и стоимости, но далеко не идеальное. Тогда-то у меня и сформировалась самая ранняя концепция наиболее удобного подхода к управлению проектами.

Спустя год, в конце 2020го, я приступил к реализации задуманной идеи и спустя еще почти два года, в августе 2022го, мы с моим близким другом запустили платформу.

Сам по себе 22ой год принес взрывной рост количества альтернатив и аналогов Jira, Trello, MS Project и т.п. сервисов. И наш сервис, при запуске, должен был конкурировать с множеством аналогов, которые появились на рынке. Однако, у большинства из них не было очень важной характеристики, которая есть у нас. Наша система никому не подражает.

Внимательный читатель может сейчас спросить, а как же референсы систем, которые есть на рынке? Как минимум, глупо не использовать их опыт и изобретать свой велосипед. Все так, мы при создании своей системы мы не смотрим на то, что есть у похожих систем. Вместо этого, мы анализируем, почему у похожих систем есть именно такой функционал и почему он реализован именно так, а не иначе. И по итогам, мы делаем абсолютно самобытный инструмент управления проектами, который учитывает существующие на рынке практики и наше собственное представление о прекрасном при создании проектов.

И за прошедший год использования системы, мы убедились в следующих вещах:
1) Платформа великолепно справляется со своей задачей - с отличным уровнем производительности и отказоустойчивости было обработано несколько десятков тысяч задач (хотя и потребовалось провести несколько небольших оптимизаций для повышения производительности).
2) Нам удалось перевести все собственные процессы нашей команды на рельсы платформы. Например, мы полностью заменили Trello, который использовали для внутреннего планирования и множество табличек Excel для учета бюджета, контроля ресурсов и т.п. Для этого потребовалось расширить функционал относительно того, с чем мы запускались год назад, но заложенная архитектура, состоящая из "механик", которые масштабируют новые функции по всей системе, стала отличным фундаментом.
3) У нас появилась автоматизация большинства рутинных процессов. Это то, чего так сильно не хватало при использовании коробочных решений. Хотя до уровня возможностей по автоматизации Jira мы еще пока не добрались, но и у них такая автоматизация появилась не сразу. Самым большим полем для автоматизации в наших процессах стал процесс рекрутинга, но про это хочу поведать потом в отдельной статье.
4) Перед нами возникло большое поле для развития платформы. Мы смогли закрыть потребности для малых и средних проектов, где используются Trello, Jira, но со значительно более простым и понятным интерфейсом. Однако, теперь нам предстоит перейти на следующий этап развития, который позволит сделать полноценную замену большим инструментам управления проектами, таким как MS Project, Wrike и т.п. При этом, сохранив удобство и доступность, которыми мы обладаем сейчас.

По итогам, нам удалось создать отличный инструмент, который закрывает текущие потребности наших проектов и проектов наших заказчиков. А кроме того, мы создали тандем инструментария и собственной методологии управления проектами, которую назвали "Manifold". Про то, как мы пришли к такой концепции и почему она была выбрана на основе десятков выполненных проектов с применением Agile, Agile Scrum, Kanban и Waterfall методологий, тоже хочется рассказать в отдельной статье, а тут кратко опишу ее суть.

Manifold (читается как Манифольд) является эволюцией каскадной модели управления проектами, в которой каскад применяется не ко всему проекту, а к отдельным пайплайнам ("pipeline"), которые существуют внутри проекта. По смыслу, это очень похоже на каскадную модель, которая применяется не ко всему проекту, а к каждой фиче или другому набору активностей внутри проекта по отдельности. Каждый такой пайплайн может иметь заранее заданный шаблон для стандартизированного набора действий (подписание договора, разработка и раскатка фичи, создание 2d/3d контента в проекте и т.п.).

Введение поточного подхода в каскадной модели позволило решить ее основную проблему - недостаточную гибкость по сравнению с Kanban и Agile методологиями. Однако, у такого подхода возникает необходимость в автоматизации изменений, т.к. корректировка каждого этапа работ внутри такого каскада, должна вносить корректировку во все последующие и связанные задачи. Делать такие корректировки вручную было бы огромным объемом работы для любого существенного проекта и тут нам не обойтись без автоматизации. Подобную автоматизацию предлагает MS Project при использовании автопланирования, но у MS Project есть очень большой недостаток. Помимо высокого порога входа, он плохо подходит для параллельной командной работы над задачами, поэтому раньше мы часто использовали связку Jira/Trello для тактического планирования (на неделю-две) и MS Project для стратегического планирования на весь доступный горизонт.

В итоге объединения нашего подхода к управлению проектами и соответствующего инструментария, нам удалось сократить среднее время разработки и тестирования фичей в проектах с 2х недель до 1-1,5 недель. Повысить прозрачность и сбор статистики по всем задачам в проектах. А также сократить трудозатраты на администрирование проектов с 0,5-0,25 FTE до 0,25-0,1 FTE.
Однако, при использовании нашего инструментария, совсем не обязательно использовать методологию Manifold. О том, как можно использовать наш инструмент практически для любого процесса или задачи я расскажу в следующих статьях на примере автоматизации и кратном сокращении времени и стоимости найма.

А если вы дочитали до конца и у вас остались вопросы, то напишите мне в ТГ @answeroom где я с удовольствием отвечу на любые ваши вопросы о платформе и нашей методологии.