Автоматизация работы со счетами. Контроль входящих и исходящих платежей, долга. Регулярные счета

Заказчиком этой задачи вышли мы сами. Мы продаем лицензии на собственное ПО в Новосибирской области. Лицензия продается на определенный срок, затем ее нужно продлевать заново.

Менеджеры забывают заранее напоминать клиентам о продлении и выставлять счета. Нет истории входящих платежей. Если платеж разделяется на несколько частей менеджер может забыть принять остаток и завершить счет. Итог: теряются оплаты.

Нужен был инструмент контроля оплат и долгов клиентов по каждому счету и система выставления регулярных счетов.

Для раздела “Счета” в Битрикс24 создали субпроцессы:
– Входящие оплаты
– Исходящие оплаты

Когда менеджер двигает счет в статус “Счет отправлен” автоматически создается входящий платеж в статусе “Ожидает оплаты”. на сумму счетаВ самом счете считается “Оплачено” и “Остаток”

Если клиент оплатил всю сумму - менеджер переносит счет в статус “Полностью оплачен”. Если часть - в статус “Частично оплачен” и редактирует сумму платежа.

Пока сотрудник не получит всю оплату от клиента он не сможет завершить сделку!

Ответственный менеджер получает вознаграждение за оплату лицензии клиентом. Когда счет завершается на менеджера автоматически создается исходящая оплата.

В конце месяца бухгалтер суммирует все исходящие оплаты и на основе их делает выплаты менеджерам.

*Также исходящие оплаты можно использовать если у вас есть расходная часть в счетах, например себестоимость товаров. И считать прибыль по каждому счету

Когда старый счет завершен - создается новый счет и задача с крайним сроком за 2 недели до окончания лицензии. Менеджер заранее свяжется с клиентом и предупредит его об окончании срока тарифа.

Все задачи менеджер может видеть в разделе “Задачи и проекты” по фильтру “Лицензии”.

Из входящих платежей формируется отчет об оплатах. В Отчете директор может отследить на какую сумму было продано лицензий за определенный период

Главный итог нашей работы – появилось прозрачное и понятное управление счетами и оплатами клиентов.