Система согласования заявок

К нам обратилась компания Газель Маркет (Gazel.market), которая занимается продажей автозапчастей для Газелей по России

В компании несколько отделов и более 50 сотрудников. У каждого отдела регулярно появляются заяви на закупку товара, лицензий ПО, упаковочных материалов и т.д. Это происходило через чаты и почту. Нет единой панели заявок. Лимиты по статьям расходов на каждый месяц никак не регулируются

Создали смарт процесс “Заявки на оплату”

У каждой заявки есть:
– Статья расходов
– Сумма
– Заказчик платежа
– Предварительная дата, до которой нужно оплаты

Отдельным списком в Битрикс заведены планы по каждой статье платежа на каждый месяц

Когда заказчик платежа отправляет заявку в статус “Согласование” Битрикс проводит проверку на свободный бюджет по статье и группе статей.

Если свободного бюджета нет - отклоняет заявку
Если есть - Одобряет

У некоторых сотрудников есть права на согласования платежей до определенной суммы.

Структура прав создана в разделе “Структура компании”

Если добавить сотрудника в раздел “До 10 тыс руб” то он имеет право поставить визу на всех платежах с суммой до 10 тыс. и т.п.

После оплаты платежа его проводят в бухгалтерском отчете и завершают. Завершить платеж может только бухгалтер. После завершения платежа в нем фиксируется фактическая дата оплаты

– Появилась система заявок на оплату
– В заявках происходит проверка на свободный бюджет
– В заявках есть система согласования и оплаты платежей