Ответ - никак не сократить, а развивать параллельно несколько потенциальных клиентов. Проволочки неизбежны - то ЛПР в отпуске, то ваш потенциальный клиент ведет переговоры с другими подрядчиками, то меняет концепцию на лету. Это обычная рутина. От которой никто не застраховар. Ваши клиенты же не пишут пост "почему они разрабатывают нам приложение пол года"? :)
Может они случайно 0 лишний поставили?