Дистанционная работа: как перевести компанию на удаленный режим

Игорь Трунов, co-founder and co-owner of Advisability Group

Управление компанией требует индивидуального подхода, независимо от того, какой формат работы выбран — офлайн или онлайн. Ответ на вопрос, как лучше это делать, не может быть правильным или неправильным: то, что работает в одной организации, может не сработать в другой. Потребности бизнеса зависят от сектора, размера и структуры. Большинство руководителей в 2020-м не имели релевантного опыта управления удаленной командой, и наша компания — не исключение. В 2022 вопрос также остается актуальным по причине возможной релокации сотрудников в связи с неблагоприятной обстановкой. Проблемы, с которыми сталкиваются управленцы, схожи: обустройство пространства в условиях home office, синхронизация работы команды, коммуникации, эмоциональное выгорание сотрудников и т.п. Эти вызовы помогли нашей компании опытным путем выбрать самые эффективные инструменты.

1. Организация рабочего места

При переходе на удаленный формат не все сотрудники имеют дома подходящие для работы условия: тихое изолированное место, ноутбук с необходимыми рабочими программами, корпоративные доступы, настройки связи и т.д.

Обустройство рабочего пространства для нас стало вопросом №1. Его решение легло на административный отдел, который обеспечил сотрудников всем необходимым, начиная от офисных кресел и оргтехники, заканчивая настройкой доступа к CRM, корпоративной почте, офисному компьютеру и т.д.

Это был большой вызов, но качественно проведенная работа позволила наладить все рабочие процессы. Наш опыт показал: благодаря этому члены команды, которые хотят трудиться дистанционно, даже когда ограничения будут полностью сняты, смогут делать это без потери качества, а иногда даже более эффективно, чем в обычном офисе.

2. Налаживание внутренних рабочих коммуникаций

Опыт международных компаний говорит о том, что одна из основных проблем многих организаций — налаживание коммуникации между отделами. Сделать это тем более сложно, когда члены команды находятся на удаленке.

Кроме общих рекомендаций о том, как проводить онлайн-совещания и встречи, мы предложили каждому руководителю подразделения протестировать свой вариант и выбрать наиболее удобный в рамках конкретного отдела. Так, одни проводили 3 встречи в день, другие использовали в качестве корпоративного мессенджера Discord. Эта программа получила большое распространение среди любителей сетевых игр, но при этом она отлично зарекомендовала себя для коммуникации внутри команды, т.к. позволяет создавать командные чаты, приватные голосовые каналы, а также проводить видеовстречи.

После перехода на удаленный формат мы регулярно замеряем эффективность членов команды за день, неделю, месяц. Можно отметить, что она возросла по сравнению с допандемийным периодом, но в первую очередь у тех сотрудников, которые выполняют циклические задачи с прописанным и понятным алгоритмом действий.

3. Создание условий для неформального общения

Как показали исследования Microsoft, в пандемию и во время удаленной работы растет производительность, но ничего нового не создается, потому что для генерации идей недостаточно организации стандартных рабочих процессов. Как правило, идеи рождаются в результате личного взаимодействия, и большую роль в этом играет эмоциональный контакт членов команды, отсутствие которого нередко приводит к выгоранию.

Находясь в офисе, люди общаются и таким образом становятся эмоционально ближе, обмениваются мыслями, генерируют идеи. Работа на удаленке лишает сотрудников такой возможности, что в начале пандемии происходило и в нашей компании. Чтобы решить эту проблему, мы инициировали проведение онлайн-вечеринок, корпоративов, совместных обедов, чаепитий в удаленном формате и т.д. Это помогло сохранить корпоративный дух и стимулировало обсуждение различных вопросов.

4. Устранение источников стресса

Согласно исследованиям Стэнфордского университета, посвященным формату удаленной работы, регулярные онлайн-совещания нередко становятся для участников источником стресса. Дело в том, что когда такая встреча проходит в офисе, внимание присутствующих направлено на разные объекты, а не сосредоточено исключительно на выступающем сотруднике. Если общение во время звонков, например, в Zoom, происходит при включенной веб-камере, все постоянно смотрят на всех, а это некомфортно. Усталость от такого формата общения вызывает также неестественно большой размер лиц на экране каждого участника. Видеть себя во время видеочатов в режиме реального времени для многих тоже утомительно.

Один из вариантов избежать дискомфорт — это использование возможностей новых технологий, позволяющие оживить свои аватары: система автоматически распознает движения тела и мимику человека, по голосу определяет его эмоции. Все эти показатели в реальном времени отражаются на трехмерном аватаре. Таким образом можно снять напряжение и оживить процесс делового общения.

5. Переход к гибридному формату

Несмотря на содействие со стороны компаний, не все сотрудники могут работать в условиях домашнего офиса в силу разных причин. Например, одни психологически не готовы перейти к работе в условиях home office, т.к. привыкли к рабочей атмосфере, и домашняя обстановка их только отвлекает и расслабляет, у других нет возможности трудиться в отдельном помещении и т.д.

Таким членам команды мы предложили вернуться в наш офис, где постоянно находятся те, кто обеспечивает работу остальных подразделений.

Данные, полученные компанией TravelPerk в результате проведенного опроса, говорят о том, что в постпандемическом мире гибридный формат, как и удаленный, станут нормой: из 76% компаний, участвующих в исследовании, только 11% планируют вернуть всех сотрудников в офис. Хотя за 2 года многие руководители сумели адаптировать команды и найти для себя эффективные формы и инструменты работы, поиск таких решений продолжается, но уже с учетом полученных знаний и нового опыта.