Интервью с руководителем направления автоматизации строительства (Часть 2)
Вопросы, возникающие при ведении единого классификатора, и как их решать.
- Алексей, какие вопросы сегодня будем рассматривать?
- Первый вопрос, который возникает при ведении единого классификатора, можно сформулировать следующим образом: «Как мы должны отражать в первичном учете номенклатуру с учётом того, как она названа у поставщиков». Ни Минфин, ни другие уполномоченные структуры не возлагают на бухгалтерию чётких обязательств по обозначению всех материалов так, как их называет завод-изготовитель. При этом в розничных точках мы сталкиваемся с тем, что продаваемый товар от одного и того же производителя называется по-разному. В связи с этим система настраивается таким образом, чтобы хранить соответствие внутренних наименований по ЕКСМ и наименований поставщика в привязке к конкретному контрагенту: то есть, как материал назывался, когда мы его покупали.
- Что может произойти при внеплановой проверке?
- В случае любой проверки можно предоставить акт на переименование либо таблицу, содержащую в себе перечень внутренних наименований. Проверяющим этого будет более чем достаточно. Нужно помнить, что в бухгалтерии допускается ведение учета по своим наименованиям. Главное, чтобы они соответствовали товарной группе.
- Возвращаясь к обозначенному Вами вопросу отражения номенклатуры в первичном учете, какие требования можно наметить к системе ?
- Для решения этого вопроса система (при заказах поставщику, при поступлении материалов) должна предусматривать возможность выбора номенклатуры и указания наименования поставщика, чтобы оно хранилось в базе. Также для внедрения единого классификатора требуется его разработка и не всегда с нуля. Зачастую, производственно-технический отдел живет в своих наименованиях, и в большинстве случаев у нихесть подобный классификатор. Этот классификатор ПТО используют при проверке и планировании проектов. Если классификатора нет, то можно выгрузить справочник номенклатуры из бухгалтерии и проработать его вручную: сгруппировать один и тот же материал. Важно отметить, что прежде чем вносить единый классификатор, нужно определиться с правилами наименования. Можно использовать следующую схему:
Название материала, характеристика, производитель
Если есть возможность ввести внутреннюю кодировку, тогда материалы можно находить очень просто, но это уже высший пилотаж. После того, как будут сгруппированы одинаковые позиции, можно считать, что принцип названия материала сформирован.
- Алексей, почему важны принципы наименования материала?
- Потому что это значительно повышает качество справочника и навигацию по нему для всех участников процесса. Также если мы автоматизируем процесс, то за справочник материалов перестает отвечать бухгалтерия. За его модерацию должен отвечать отдельно назначенный человек, который обозначает, новый ли это материал или занесённый в систему от руки. При выявлении некорректно введённого материала в систему такой человек, имея инструменты модерации, исправляет наименование в соответствии с установленными правилами. Подытожим: товар сгруппировали, принципы наименования ввели. Исходя из этих двух вещей, мы выделяем единую позицию, которая будет соответствовать каждому из существующего бухгалтерского названия материалу.
- С чем мы можем столкнуться после внедрения наименований материалов?
- В бухгалтерском учете все остатки лежат по разным позициям, а нам надо, чтобы управленческий учёт «бился» с бухгалтерским. Поэтому их надо синхронизировать: потребуется операция по переносу остатков с позиций по первичной документации на позиции ЕКСМ. Синхронизацию возможно осуществить в таблице соответствий. Даже если у нас уже имелся ЕКСМ, таблицу все равно придется составлять, потому что только с помощью нее будет понятно, какой остаток, по какому материалу, на какую позицию ЕКСМ надо перенести.
- Как можно осуществить переход?
- Его можно осуществить двумя способами: единовременно и более плавно. При единовременном переходе новые позиции, которые не используются, переходят в архив: мы запускаем ЕКСМ и убираем бухгалтерские позиции. Есть и другой способ более плавного перехода, но как и в любой альтернативе, в ней есть свои плюсы и свои минусы. Плюсы заключаются в том, что мы нам не нужно составлять таблицу соответствий, мы просто с какого-то момента по новым проектам начинаем вести ЕКСМ. При этом в старых проектах тоже начинаем запускать ЕКСМ, сопоставляя исторические данные по старым наименованиям. Одновременно будут использоваться несколько понятий: часть номенклатуры будет приходить с одними наименованиями, часть — с другими. Минусом способа является то, что процесс может растянуться на несколько месяцев, поскольку придётся постоянно выверять информацию.
- Алексей, какой путь предпочтительнее?
- Тут каждый заказчик решает сам. Обычно решение зависит от объема закрывающихся и открывающихся объектов. Если у заказчика есть непрерывный цикл, в котором больше 10 объектов на разных стадиях, то более разумным решением будет разовый переход на единый классификатор.
Если вам требуется автоматизация строительного учета на БИТ.Финанс или других продуктах 1c обращайтесь к нам:
ТелеграмБот - тут