Корпоративный интранет-портал и мобильное приложение для АФК «Система»

Команда QSOFT создала единую точку доступа ко всем ресурсам Акционерной финансовой корпорации «Система» и разработала digital-среду для работы команд, повышения их мотивации и вовлеченности.

ПАО АФК «Система» является крупнейшей российской инвестиционной корпорацией, в портфель активов которой входят системообразующие компании из разных отраслей экономики, таких как телекоммуникации, деревообработка, энергетика, сельское хозяйство, фармацевтика, строительство, банковская сфера, гостиничный бизнес и другие. Корпорация обладает разветвленной структурой, есть множество горизонтальных и вертикальных департаментов, расположенных в разных городах с подконтрольными отделами.

АФК «Система» обладает рядом активов, эффективное управление которыми напрямую зависит от качественной организации работы сотрудников головного подразделения и координации подконтрольных бизнес-единиц. Поэтому критически важно было построить единую защищенную информационную среду для оперативного решения вопросов и получения доступов к внутренним сервисам.

Поэтому компания приняла решение внедрить корпоративный портал, а также сразу адаптировать его под мобильные устройства. Пользователями продуктов должны были стать как штатные, так и внештатные сотрудники управляющей компании. Ежедневно возникающие операционные и управленческие вопросы требуют сиюминутного решения. Сотрудники постоянно ищут контакты коллег, бронируют переговорные, обращаются в HR-отдел за справками, создают заказы воды, канцелярии или заявки на пропуск, обсуждают последние новости компании.

Компания АФК «Система» обратилась в QSOFT с рядом задач, среди которых можно отметить следующие:

Корпоративный портал и мобильное приложение для АФК «Система» должны удовлетворять потребностям сотрудников на любом устройстве, упрощать и ускорять бэк-офисные процессы, быть единым пространством общения и работы с корпоративными данными и при этом вписываться в заданный компанией бюджет.

Исполнителем работ выступил digital-интегратор QSOFT, предложив лучшие условия и компетенции и выиграв тендер. Работа над реализацией внутреннего портала и его мобильной версией велась одновременно.

Исходя из вышеперечисленных проблем заказчика команда QSOFT поставила целью проекта создание единой точки доступа ко всем ресурсам компании и разработку digital-среды для работы команд, повышения их мотивации и вовлеченности.

Мы сделали так, что бронирование места для проведения переговоров перестало быть рутиной. Наоборот — теперь это один из инструментов оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности использования пространства.

Как было

Раннее бронирование переговорных осуществлялось техническими средствами прежнего портала, которые не отвечали требованиям к функционалу и удобству использования.

Как стало

Теперь сотрудники могут быстро забронировать переговорную с телефона или компьютера. Фильтры по дополнительным критериям (наличие компьютера или ВКС) помогут найти подходящее место.

Теперь бронирование в компании происходят по гибкому графику с возможностью загрузить в равной мере все переговорные комнаты, а также бронировать именно те переговорные, которые обладают нужным набором опций для конкретного типа мероприятий.

Все бронирования и календарь мероприятий доступны в приложении на любом девайсе. Все администраторы, секретари и сотрудники наглядно видят картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал.

Описание модуля

Модуль отображает все переговорные комнаты компании с описанием доступных опций а также расписание бронирований. Мы реализовали удобный интерфейс для просмотра доступных переговорок на заданный интервал времени, с возможностью посмотреть какой сотрудник забронировал комнату, когда и насколько.

Для каждой комнаты создана своя карточка, где указано дополнительное оборудование, которое может потребоваться на встрече. При оформлении брони можно зарезервировать дополнительные опции (ВКС, переводчик, IT-поддержка, кейтеринг), при этом сотрудник ответственный за данную опцию получит уведомление на почту.

Модуль синхронизирован с календарем MS Outlook по MS Exchange, чтобы сотрудники своевременно отправляли и получали уведомления о встречах на почту. Отдельно реализован механизм поиска и подбора переговорной и отдельно - сетка расписаний броней с актуальными данными. Также есть фильтры по комнатам. Можно посмотреть расписание конкретной переговорки по дням, неделям, месяцам. Мы также реализовали выгрузку отчета с сеткой бронирований всех переговорных на указанный интервал времени.

Мобильное приложение повторяет основной функционал для осуществления брони переговорной комнаты.

Интеграция с Outlook была достаточно непростой, команде QSOFT пришлось преодолеть множество неочевидных и нестандартных сложностей:

Регламентная бронь предназначена для создания и фиксации регулярно повторяющихся по заданным правилам бронирований (например, встреча должна проходить каждую среду в Синей переговорке). При этом должна автоматически проверяться доступность переговорки. В Outlook нет как такового механизма проверки занятости переговорной, поэтому команде пришлось разработать специальную интеграцию, при которой для каждой переговорки создавалась отдельная учетная запись MS Outlook с собственным с календарем, в котором и осуществлялось бронирование.

Польза для бизнеса:

Что это значит?

ВСЕГДА АКТУАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О БРОНЯХ

Бронирования всех переговорных система отображает в онлайн-режиме.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ УВЕДОМЛЕНИЯ

При оформлении бронирования система автоматически вышлет уведомления всем участникам переговоров, а также сотрудникам, ответственным за техническое оснащение комнат или выполняющим роль переводчика.

НАГЛЯДНАЯ ВИЗУАЛИЗАЦИЯ

Сотрудники могут смотреть занятость всех переговорных комнат одновременно через веб-интерфейс и в мобильном приложении или сортировать график броней по конкретной комнате.

Модуль позволил универсализировать работу с заявками и охватить все подразделения организации, сделать работу более прозрачной и сэкономить кучу времени HR-сервису.

Как было

Сотрудники были не вполне удовлетворены уровнем автоматизации и детализации прежней системы обработки заявок и хотели повысить ее эффективность, иметь единое окно для подачи всех видов заявок и инструмент контроля их обработки.

Как стало

Автоматизация обеспечила перевод определенных заявок в электронный вид, единое окно для приема заявок, распределение их по типам и отлаженный механизм для обработки заявок без ухода во внешние системы, что позволяет оперативно решать любые вопросы сотрудников.

Сотрудники теперь наглядно видят в личном кабинете, какие заявки находятся в работе, кто ответственный за их выполнение, сроки выполнения, какие справки уже готовы и возможность их скачать из карточки заявки.

Описание модуля

Модуль отображает разные категории заявок: заказ пропусков для посетителей и автотранспорта, HR-справки, заказ материалов или услуг), с описанием данной категории а также вкладку со списком личных заявок от конкретного сотрудника и статусом их исполнения.

При апдейте статуса заявки сотруднику приходит уведомление в почте. Сотрудникам, принимающим участие в процессе обработки обращений доступен раздел с актуальными заявками на согласование и фильтром по дате, статусу или ФИО сотрудника, инициировавшего заявку, где можно ее согласовать, отклонить и оставить комментарий. На портале всем ответственным за согласование приходят уведомления о необходимости отреагировать на заявку. Согласование заявок происходит по вертикали и проходит все этапы от первого звена до конечного согласующего в автоматическом режиме.

В мобильной версии для смартфонов реализована возможность подачи, согласования и отклонения заявок.

Польза для бизнеса

Решение помогло организовать комплексное управление отпусками с учетом корпоративных и законодательных требований.

Как было

Ранее процесс согласования отпусков производился вручную: сотрудник писал в доступном канале своему руководителю о датах планируемого отпуска, руководитель фиксировал это и передавал в отдел кадров. У руководителей и сотрудников не было наглядной визуализации графика отпусков, им приходилось уточнять информацию по отпускам через отдел кадров.

Как стало

Компания перешла от ручного согласования отпусков на бумаге к оцифрованному процессу на портале: сотрудники компании стали тратить меньше времени на процессы согласования, а HR-отдел избавился от путаницы с пересечением графиков и унифицировал процесс оформления.

Описание модуля

Модуль представляет собой Гант-график с разбивкой по месяцам с фильтром по годам, сотрудникам и подразделениям компании. График отображается по-разному для пользователя в зависимости от его роли (сотрудник, руководитель или администратор раздела). Сотрудник видит свой отпуск и отпуска коллег по отделу.

Для рядового сотрудника отображается только режим планирования, а у руководителей и согласующих - как режим планирования, так и режим согласования. При этом внизу раздела для руководителя будет отображаться лента с активными заявками на согласование.

Реализован механизм цветовой индикации отпусков в зависимости от их статуса: запланирован, на согласовании, согласован, утвержден.

В силу особенностей заказчика, была реализована нестандартная оргструктура без стандартных уровней вложенности. Администратор корпоративного портала регулирует оргструктуру в реальном времени и при необходимости создает департаменты и отделы, прикрепляя к ним сотрудников. Отдельно команда QSOFT разработала матрицу ролей пользователей: рядовой сотрудник, руководитель, дополнительный согласующий отпусков, HR-админ, Президент компании.

Мы учли в бизнес-логике решения особенности оргструктуры, чтобы корректно формировать и отображать пул данных по отпускам в каждом отделе.

В решении реализована интеграция с 1С:ЗУП для загрузки данных о доступном количестве доступных отпускных дней сотрудника для планирования отпуска.

Польза для бизнеса

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время и повышает производительность рабочего процесса.

Как было

До реализации проекта в компании АФК «Система» не было системы личных кабинетов сотрудников, коммуникация сотрудников была затруднена из-за отсутствия доступа к информации о коллегах через единое пространство.

Как стало

Мы создали удобный интерфейс ЛК, который позволяет сотруднику держать всю полезную информацию под рукой - нужные контакты и ссылки в корпоративном портале а не на внешнем сервисе, удобный инструмент управления заявками.

В Личном кабинете представлена вся основная и наиболее используемая пользователем информация: личные данные, основные контакты, заявки, есть QR-код для быстрого создания контакта в телефоне:

Блок личной информации заполняется администратором портала при создании профиля пользователя, либо импортируется из AD. Ее пользователь корректировать не может, зато сам загружает свое фото для аватара и указывает мобильный телефон.

Здесь же пользователь описывает свои личные достижения и увлечения.

Мы также добавили виджет Мой отпуск, чтобы пользователь видел доступное ему количество отпускных дней:

Данные о доступных днях приходят из 1С:ЗУП. В этом блоке также добавлены ссылки на соответствующие бланки заявлений.

Под карточками отпусков размещается виджет Мой больничный,где указывается количество использованных дней на больничном (данные из 1С:ЗУП) и кнопка Я заболел для создания уведомлений на почту руководителю и почту HR-службы.

Также в блоке указывается информация о Страховке сотрудника.

При переходе в Личный Кабинет пользователь попадает в свой раздел на сайте страховой компании, авторизоваться дополнительно не нужно.

Для руководителей в Личном Кабинете предусмотрен дополнительный функционал для контроля заявок сотрудников, заявлений на отпуск, возможность выгрузить график отсутствий или посмотреть график отпусков по своему отделу.

В блоке Мои контакты пользователь может указать наиболее часто используемые контакты коллег для быстрой связи и ссылки на внешние ресурсы для быстрой навигации, а также управлять видимостью блока для других сотрудников.

Для удобства сотрудников мы добавили в ЛК блок с заявками: список заявок со статусом и датой и быстрым переходом на общую страницу HR-сервисов. В зависимости от роли пользователя, появляется вкладка согласования заявки.

Мобильное приложение повторяет функциональность и возможности веб-версии Личного Кабинета.

Польза для бизнеса:

Команда QSOFT цифровизировала и упростила систему формирования кадрового резерва, это помогает мотивировать сотрудников, создать в компании культуру непрерывного развития, оперативно закрывать вакантные должности. При этом бизнес сокращает расходы на поиск нового персонала.

Как было

Вся работа с ведением кадрового резерва велась в разрозненных внешних источниках, часть информации терялась, у отдела HR не было единого цифрового инструмента для аккумуляции данных о резервистах.

Как стало

Компания получила прозрачный механизм работы с актуальной базой резервистов в онлайн-режиме на любом устройстве и оперативного закрытия сложных позиций.

Описание модуля

Десктопная и мобильная версия обладают одинаковым функционалом и понятным интерфейсом. Страница раздела содержит в себе список карточек кандидатов внутреннего и внешнего резервов с фильтром по определенным параметрам.

Все карточки располагаются в соответствии со статусом нахождения в кадровом резерве: активные кандидаты, кандидаты вне резерва и уволенные сотрудники. При нажатии на карточку сотрудника открывается детальная страница участника кадрового резерва. Для детальной страницы кандидата администратор может указать теги, по которым карточка будет показана в поисковой выдаче.

Детальная страница кандидата раскрывает личную информацию и информацию об опыте работы, профессиональных достижениях и комментарии от директора по персоналу и HR-менеджера АФК «Система». Внизу страницы есть раскрывающиеся списки с дополнительной информацией о кандидате. Резюме и информацию по кандидатам можно экспортировать в удобном формате.

Польза для бизнеса:

Команда QSOFT разработала для АФК «Система» удобный инструмент, обеспечения руководителей и подчиненных информацией, необходимой для рабочих бизнес-процессов.

Как было

Сотрудники компании получали новости напрямую от руководителей или секретарей компании, либо в формате сарафанного радио. Частично информация могла искажаться, а до части сотрудников она вообще не доходила.

Как стало

Компания получила возможность оперативного и автоматизированного информирования сотрудников, вовлечения в работу и повышения чувства причастности ко всем процессам компании.

Описание модуля

На главной странице отображаются последние новости компании в виде карточек. Новости, содержащие файлы, отдельно отмечаются скрепкой. Модуль предусматривает поиск и фильтрацию новостей по тематике, фильтру а также полнотекстовому поиску, а также фильтрацию сообщений по категориям, датам и тегам. Есть автоматические переключатели тематик и разграничение доступа к новости, которые указывает автор при создании.

Новостная лента может быть полностью персонализирована, если сотрудник подпишется на интересующие его теги, авторов или тематики.

Польза для бизнеса:

Также есть отдельный блок Корпоративный журнал, где появляются свежие выпуски корпоративной прессы, доступные для чтения и скачивания в формате .pdf.

Кроме основных модулей команда QSOFT реализовала ряд необходимых стандартных возможностей, в числе которых, телефонный справочник, оргструктура и активы компании, форма обратной связи для контакта с руководством, медиа-браузер с встроенным плеером, сервис опросов и корпоративная база знаний и ряд пользовательских виджетов, например календарь корпоративных событий, динамические ленты последних назначений, новых сотрудников и дней рождений, анонсы новостей, статусы по заявкам, актуальные котировки и курсы валют, быстрые ссылки и популярные контакты конкретного пользователя.

Концепция интранет-портала и мобильного приложения создавались «с нуля», с чистого листа. Симбиоз корпоративного портала и приложения стал для компании АФК «Система» фундаментом который можно легко масштабировать и развивать в разрезе функциональности и пользовательской нагрузки.

Корпоративный портал и его мобильное приложение обеспечили единую точку входа к корпоративным ресурсам и базовым внутренним сервисам, а также создал экосистему для коммуникации, обучения и развития сотрудников.