Как управлять коммуникациями в проекте и как PM-у составить хороший план коммуникаций?

Коммуникации — это обмен сообщениями или любые взаимодействия между людьми. В рамках проектной деятельности коммуникации — это процесс передачи информации, позволяющий участникам проекта и стейкхолдерами эффективно взаимодействовать и решать рабочие задачи. Даже если, Менеджер Проекта идеально составил проектную документацию, запланировал работы и высчитал сроки и бюджеты, провал в коммуникациях с исполнителями и заказчиками может затопить любой проект.

Менеджеры Проекта на этапах планирования, реализации и контроля тратят на коммуникации с другими участниками проекта до 90% рабочего времени. При этом способы передачи информации со стороны PM-а очень разнообразны. Предлагаю рассмотреть наиболее часто встречающиеся:

Как видим, существует множество мероприятий, которые направлены на поддержание коммуникаций и информационного информирования участников проекта. Из-за большого количества множества мероприятий у Менеджера Проекта возникает потребность в управлении коммуникациями.

Управление коммуникациями в проекте — это постоянный процесс сбора, распространение и контроля получения информации между участниками проекта.

В ходе планирования коммуникаций Менеджер Проекта должен понять: кто, какую информацию, как часто, каким способом и для каких целей будет отправлять и получать, а также кто будет отвечать за своевременность, надёжность и полноту данной информации.

План коммуникаций должен определять:

- получателя коммуникации (внешний или внутренний стейкхолдер, команда проекта или отдельные участники проекта);

- типы каналов коммуникации (стартовая встреча проекта (kickoff meeting), презентация проекта для заказчика, руководителя и других заинтересованных лиц, ежедневные стендапы (daily stand-up) и т.д.);

- регулярность проведения (ежедневно, еженедельно, раз в месяц и т.д.);

- ответственного за конкретную коммуникацию (если это проведение еженедельной сверки с клиентом, то кто проводит её);

- виды коммуникации (e-mail, чаты, живые встречи);

- цель проведения и ожидаемые результаты встречи (сверить этап проекта, предоставить результаты клиенту и т.д.)

Выше приведены основные пункты, без которых невозможно составить рачий план коммуникаций, конечно по желанию можно добавить доп. информацию, если видите в этом смысл.

Прикладываю шаблон от Google Project Management:

После составления плана, необходимо его в рамках результата этапа планирования проекта согласовать со стейкхолдерами и другими участниками проекта. Важно на этом этапе получить подтверждение, что вопросов нет и ответственные за коммуникации обязуются выполнять свою часть работы. В случае эскалации план коммуникации используйте для напоминания о договорённостях.

Далее уже на этапе реализации и контроля, PM-у необходимо своевременно выявлять и устранять любые проблемы в коммуникациях между участниками проекта, при необходимости вносить и корректировать процесс коммуникации.

Также к задачам Менеджера Проекта стоит добавить:

- периодическая проверка выполнения плана коммуникаций;

- оценка степени удовлетворённости стейкхолдеров качеством предоставления информации;

- анализ проблем взаимодействия, причин проблем, сбоев, неполноты или ненадёжности информации;

- анализ запросов на изменение и трансформации системы коммуникаций.

Работа с коммуникациями на проекте является одним из важнейшим навыком в кармане Менеджера, так как любой проект представляет собой мероприятие, в котором задействовано больше количество людей. Без обеспечения прозрачной системы коммуникации никто не будет понимать, что происходит с проектом ни участники, ни ключевые стейкхолдеры.

План коммуникации позволяет PM-у в рамках одного документа визуализировать и согласовать с участниками процесс обмена информации на протяжении всего проекта.