Что должен включать в себя идеальный отчёт и как PM-у начать писать крутые отчёты о статусе проекта
Отчёт о состоянии проекта - это отличный способ для Менеджера Проекта держать стейкхолдеров в курсе его выполнения, информирования заинтересованных сторон о ходе и статусе проекта. Отчётность о ходе работы необходима для синхронизации действий коллектива и раннего выявления рисков, а также для соблюдения графиков и бюджета.
Отчёт о статусе проекта, что это такое? И как часто нужно публиковать?
Отчёты о статусе проекта — это документ, содержащий информацию о ходе выполнения проекта, содержащий общую информацию о статусе проекта, по которой участники группы могут сразу получить представление о том, что происходит в его рамках.
Частота публикации отчётов о статусе проекта зависит от размера, важности и этапа жизненного цикла проекта. Для важных проектов на этапе Реализации больше подойдёт еженедельная отчётность, так как в случае малейшего отклонения в сроках или бюджете необходимо вовремя уведомить Спонсора и Заказчика проекта. А для менее важных проектов, к примеру, внутренних, которые находятся на этапе Инициации отчёт может вообще не формироваться или формироваться, но не на регулярной основе.
В идеале, отчёты должны формироваться настолько часто, насколько это может быть полезно стейкхолодерам. Её предназначение — держать группу в курсе того, как продвигается выполнение проекта: идёт по графику, находится под угрозой или отстаёт.
Что должен содержать хороший отчёт по проекту?
Далее приведены рекомендации, которые помогут вам создать лаконичный и информативный еженедельный отчет по проекту:
- Определить получателя отчёта: прежде чем вы начнете писать, подумайте, кто будет читать отчет. Будет ли он отправлен только внутренним стекхолдерам или он также будет передан внешним партнерам и клиентам? Это поможет вам определить требуемый уровень детализации скоупа работ и уровень технического языка, который стоит использовать в отчёте;
- Начните отчёт с краткого изложения. В этом разделе должен быть представлен краткий обзор хода выполнения проекта, достижений и проблем, возникших в течение недели. Он должен быть написан нетехническим, понятным языком, который может быть легко понять и член команды, и клиент;
- Зафиксируйте обновления проекта за прошедшую неделю. В этом разделе должны содержаться подробные сведения о ходе выполнения каждой задачи или этапа проекта. Сюда входят выполненные задачи, текущие задачи и любые изменения в расписании проекта. Используйте диаграммы и графики, чтобы проиллюстрировать прогресс и сделать информацию более визуально привлекательной;
- Напишите о рисках, инцидентах и проблемах. В этом разделе следует обсудить любые потенциальные риски, инциденты, проблемы, возникшие в течение недели, и шаги, предпринимаемые для их смягчения или решения. Важно быть активным в выявлении и устранении рисков и проблем, чтобы сохранить проект в нужном русле;
- Расскажите об использовании бюджета и ресурсов. Обновите информацию о бюджете проекта и ресурсах, включая обзор расходов, понесенных в течение недели, и любых изменений в бюджете или распределении ресурсов. Важно внимательно следить за использованием бюджета и ресурсов, чтобы проект оставался в рамках бюджета и графика;
- Расскажите о планах на следующую неделю. В этом разделе должен быть четкий план того, что будет выполнено на следующей неделе, и график выполнения каждой задачи. Это помогает продвигать проект вперед и гарантирует, что все знают, что от них ожидается;
- На забудьте о приложениях. Скорее всего, за неделю могло ещё что-то произойти на проекте, любая соответствующая вспомогательная информация, такая как графики проекта, бюджетные отчеты или отчеты об использовании ресурсов, может быть включена в качестве приложений к отчету. Это помогает сделать основной отчет кратким и целенаправленным, предоставляя при этом всю необходимую информацию.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать исчерпывающий и эффективный еженедельный отчет по проекту, который предоставит заинтересованным сторонам четкое представление о ходе и состоянии проекта. Это помогает удерживать проект на правильном пути и гарантирует, что все будут согласованы и будут работать над достижением одних и тех же целей.
Поделюсь артефактом, благодаря которому легко визуализировать прогресс по проекту:
Сразу скажу, что это очень упрощённая версия Максима Дорофеева, предлагаю ознакомиться сначала с его подходом:
Заключение
Еженедельная отчётность - важный инструмент при работе с внешними и внутренними стейкхолдерами, сами отчёты и их регулярность могут варьироваться от получателя к получателю, но тем не менее отчёты позволяют любому быстро ознакомиться и понять, что происходит в вашем проекте, без привлечения вас.