Как PM-у успешно вести переговоры с внешними заказчиками
Менеджер проекта является связующим звеном между "клиентом" и командой проекта, если с командой обычно несложно договориться, так как вы в одной команде и скорее всего давно работаете друг с другом, то ситуация с внешним клиентом зачастую посложнее. С "клиентом" обычно диалог проходит в формате переговоров, успех проекта PM-а зависит от того, насколько хорошо он умеет вести переговоры и достигать соглашений с заинтересованными сторонами.
Что такое переговоры?
Переговоры — это процесс, в котором принимают участие две или более стороны, с целью достижения договорённостей, определения потребностей и ожиданий между сторонами.
Переговоры на проекте необходимы на этапе Инициации и Планирования проекта, когда с клиентом нужно согласовывать проектную документацию и требования конечному продукту проекта.
В продажах и других сферах деятельности существует множество техник ведения переговоров, но не стоит изучать их все досконально, чтобы общаться с заказчиком. Для проектного менеджера существует один предпочтительный метод ведения переговоров - Win/Win. Помните, что с заказчиком, даже если он из другой компании вы находитесь в одной команде и у вас общая цель сделать проект, чтобы "клиент" получил нужный для его бизнес-задач нужный продукт проекта.
Что такое Win/Win и как подготовиться к переговорам
Метод ведения переговоров Win/Win был сформирована профессорами Гарварда в 1981 году. Основной идеей подхода была мысль: "Результат переговоров - это долговременное сотрудничество".
Для выгоды в переговорах менеджеру всегда нужно понимать и уважать другую сторону. Только участники умеющие поставивший себя на место партнера, смогут полноценно победить и добиться взаимовыгодных договорённостей. Это, в конечном итоге, приводит к совместной работе на пути к общей для участников победе.
Сразу отмечу, что принцип Win/Win — не поиск компромиссов. Каждая из сторон переговоров стремится не только к получению финансовой выгоды в моменте, но и к развитию компании в целом. Взаимовыгодное обучение, обмен опытом, деловыми контактами, технологиями — все это относится к стратегии ведения переговоров Win-Win.
Но кроме нужной установки на переговоры, Менеджеру Проекта нужно подготовиться к переговорам. Ниже приведены основные пункты подготовки:
- Поставьте цель. Поймите чего вы конкретно хотите добиться на встрече, с какими результатами вы хотите уйти.
- Проведите комплексную подготовительную работу. Это включает в себя изучение всех факторов, которые могут повлиять на исход переговоров, а также формирование четкой стратегии и плана действий. На переговорах точно будут участвовать другие сотрудники компании, предварительно составьте с ними план встречи, определите темы для разговора.
- Установите доверительную атмосферу на встрече. Переговоры проходят лучше, если вы устанавливаете положительный тон в начале разговора. Для этого может быть полезно начать с общих тем, поздравления или комплименты, которые помогут создать дружественную и продуктивную атмосферу. Это также может помочь смягчить конфликтные точки зрения, которые могут возникнуть в процессе переговоров.
- Слушайте. Во время переговоров необходимо уделить внимание всем участникам и их точкам зрения, а также задавать вопросы для лучшего понимания ситуации. Чем больше вы знаете о том, что думают другие участники, тем легче будет найти общие точки зрения и достичь взаимоприемлемых результатов.
- Ведите встречу. Менеджер Проектов ответственен за успех проекта, будьте лидером на встрече будьте готовы принимать инициативу на себя. Это может включать в себя выражение своих идей и мнения, а также предложение альтернативных вариантов решений.
- Говорите просто и понятно. Коммуникация является ключевым аспектом ведения переговоров, поэтому важно использовать ясный и четкий язык, который понятен всем участникам. Избегайте использования сложных терминов и сокращений, которые могут вызвать недопонимание. Кроме того, старайтесь говорить по существу и не теряться в деталях, чтобы не отвлекаться от главных целей переговоров.
Следуя этим простым правилам, вы сможете качественно провести любую переговорную встречу с заказчиком.
Заключение
В заключении, правильное ведение переговоров — это важный навык, который должен владеть Менеджер Проектов. Используя подход Win/Win можно в рамках проекта провести переговоры любой сложности и добиться нужных для проекта результатов. Правильная подготовка, умение слушать и задавать вопросы, установка доверительных отношений — все это является ключевыми составляющими успешных переговоров.