Как PM-у использовать матрица RACI/DACI при определении зон ответственности на проекте

Рано или поздно вы встретитесь с проектом, у которого много стейкхолдеров и много участников команды проекта. Большая команда помимо наличия большого трудового ресурса обременяет PM-а простым вопросом: "А как мне всё это контролировать? Я не могу постоянно быть на связи с командой и принимать важные решения в моменте". Чтобы Менеджеры Проектов в таких ситуациях не сходили с ума, были придуманы два универсальных инструмента распределить ролей и ответственности - матрица RACI и матрица DACI.

Матрица RACI - это инструмент управления, который помогает командам отслеживать роли и обязанности команды на проекте. Начиная со сложных кросс функциональных командных проектов и заканчивая внутренними задачами, матрица RACI позволяет определить роли и делегировать задачи, объединяя вашу команду для выполнения вашего проекта.

RACI расшифровывается:

R - responsible - Кто является исполнителем задачи. Он должен сделать поставленную задачу. Чаще всего это линейный участник проекта.

A - accountable - Кто ответственный за выполнение задачи. Он несёт ответственность за выполнение поставленной задачи. К проекту рекомендуется обычно назначать только одно ответственное лицо. Этот человек служит контактным лицом для всех заинтересованных сторон на протяжении всего проекта. Чаще всего это PM.

С - consulted - Кто консультирует исполнителя задачи. Он предоставляет консультацию исполнителю, если они сталкиваются с проблемами. Чаще всего эксперты по вопросу внутри компании или лиды команды.

I - informed - Кого информируют о выполнении задачи. Их необходимо постоянно информировать о прогрессе реализации задачи. Это могут быть ключевые стейкхолдеры.

Матрица RACI позволяет вашим сотрудникам прозрачно участвовать в проекте, так как попадает под конкретную категорию и точно знает, что от него требуется. Это помогает уменьшить путаницу, вместо того чтобы разъяснять ожидания и обязанности, команда может сосредоточиться на своих прямых задачах на проекте.

Также Матрица уменьшает возможности возникновения трений между сотрудниками и руководством. Поскольку у каждого сотрудника есть четко определенная роль, они знают объем своих обязанностей и к кому обратиться, если у них возникнут вопросы.

Инструмент нужно заполнять после того, как понятны основные задачи, не обязательно их прописывать детализировано, можно взять блоки из вашей иерархической структуры (WBS). Далее на установочной встрече команды проекта (Kickoff meeting) можно в общем пространстве составить матрицу RACI, прикрепляю ссылочку на удобный шаблон в Miro:

И далее нужно вместе с командой отметить для каждой задачи, кто будет её делать, кто ответственный за задачу, кто сможет проконсультировать и кого нужно обязательно проинформировать о выполнении.

После заполнения добавьте вашу матрицу RACI в соответствующий раздел проектной документации, чтобы ваша команда могла в любой момент вспомнить договорённости при необходимости.

На первый взгляд матрица DACI похожа на RACI, но существует важное отличие, если RACI помогает определить ответственность за выполнение той или иной задачи, то DACI устанавливает ответственность за принятие решения в той или иной ситуации.

DACI расшифровывается:

D – driver - Кто ответственен за привлечение заинтересованных сторон, сбор и изучение информации и получение решения в согласованный срок. Чаще всего это PM.

A – аpprover - Кто согласовывает и утверждает решение. Это может быть спонсор проекта или ключевой стейхолдер.

C – сontributors - Кто участвует в принятии решения, консультирует. Зачастую это члены команды или консультанты.

I - informed - Кого информируют о принятии решения. Чаще команда проекта и стейкхолдеры.

DACI разработан для того, чтобы стимулировать процесс принятия решений и сделать повседневную деятельность максимально эффективной для заинтересованных сторон проекта. DACI обеспечивает четкую цепочку полномочий, которую легко отследить как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам.

Составление DACI не сильно отличается от составление RACI, поэтому подход к заполнению, который был описан выше подходит и тут, но важно после заполнения согласовать со спонсором проекта или другими ключевыми стейкхолдерами, которые указаны в разделе A – аpprover.

Проблемы с определением ответственности на проекте могут поджидать Менеджера Проекта за каждым углом, чтобы в разгар Реализации не столкнуться с проблемой, что команда не понимает, кто за что ответственен или кто должен принимать решение в той или иной ситуации лучше всего обратиться на берегу к простым матрицам RACI и DACI.