Инвентаризация в ресторане, кафе, баре: Ключ к Эффективному Управлению

Инвентаризация — один из тех процессов, который, возможно, не исключает волнения, но безусловно является неотъемлемой частью эффективного управления рестораном. Можно сказать, что это скучный рутинный процесс, но, поверьте, именно благодаря нему можно избежать большинства бед с поставками, контролем финансов, и улучшить управление персоналом.

Для того чтобы сделать инвентаризацию менее утомительной и более эффективной, в ресторане рекомендуется внедрить единую систему учета. Такая система позволит автоматически списывать продукты при их использовании, напоминать о необходимости заказов, и выполнять множество других полезных функций. Примером такой системы может послужить программа для ресторанов iiko. Вы можете зарегистрироваться и опробовать ее функционал в течение первых 14 дней абсолютно бесплатно.

Инвентаризация — это гораздо больше, чем простой подсчет остатков и сравнение фактических запасов с планируемыми. Результаты инвентаризации имеют непосредственное влияние на вашу реальную прибыль и маржу. Давайте взглянем на то, как правильно проводить инвентаризацию в ресторанной сфере: когда, кем и, что самое важное, что делать с полученными данными.

«Как часто проводить инвентаризацию?»

Частота проведения инвентаризации в ресторане зависит от нескольких факторов, включая типы товаров и конкретные потребности заведения:

Ежемесячная инвентаризация: Этот тип инвентаризации включает в себя учет всех товаров, включая продукты, расходные материалы, дезинфицирующие средства и другие хозяйственные товары. Он проводится ежемесячно и помогает вам поддерживать более полное представление о состоянии запасов.
Еженедельная инвентаризация: Этот вид инвентаризации обычно ограничивается учетом продуктов. Она проводится раз в неделю и помогает поддерживать контроль над состоянием продуктовых запасов.
Ежедневная инвентаризация: в некоторых случаях, особенно в баре, проводится ежедневная инвентаризация остатков напитков и ингредиентов. Она обычно выполняется при закрытии смены и помогает отслеживать изменения в запасах каждый день.
Внеплановая инвентаризация: Этот тип инвентаризации может быть спонтанным и непредсказуемым. Это может быть выборочная проверка определенных товаров или полная инвентаризация бара или кухни. Основная идея заключается в неожиданности, которая помогает выявить возможные проблемы с учетом.

Важно помнить, что частота инвентаризации может меняться в зависимости от специфики вашего ресторана. Оптимальная частота будет зависеть от ваших потребностей и объема бизнеса. Тем не менее, независимо от частоты, регулярная инвентаризация помогает управлять запасами и поддерживать контроль над вашим бизнесом.

В зависимости от типа торгового предприятия, а также принятого в нем порядка, инвентаризация может проводиться:

В конце дня после закрытия касс.
В течении дня, без остановки работы заведения.
По всем позициям, находящимся на складе.
По группе товаров.

Если рассматривать ТОП Программ для общепита, то выделяется iiko.

Инвентаризация в середине рабочего дня может представлять определенные трудности. Это связано с тем, что акты реализации и списания продуктов в iiko обычно проводятся в конце рабочего дня. Это означает, что фактические остатки продуктов будут точными только к концу дня.

При проведении инвентаризации во время работы ресторана сравнение может быть выполнено двумя способами. Первый — сравнение с предыдущим днем, но при этом не будут учтены продажи за текущий день, что может привести к недостачам. Второй — сравнение с концом текущего дня, что означает, что будущие продажи в течение дня не будут учтены, что может привести к излишкам. Для разрешения этой проблемы iiko предоставляет специальную настройку под названием 'Учитывать движение', которую можно настроить на втором шаге инвентаризации.

Чтобы управлять документами инвентаризации в iiko, вы можете воспользоваться разделом Товары и склады → Инвентаризации в меню. Здесь можно просматривать созданные ранее документы инвентаризации за последний месяц, редактировать их, либо создавать новые документы.

При заполнении документа инвентаризации товарами или блюдами удобно использовать горячие клавиши. Для удобства, вы также можете распечатать результаты предыдущей инвентаризации с группировкой по названиям групп или категорий блюд и товаров. Для этого просто откройте последний документ инвентаризации и выберите опцию Бланк → Печать (или Excel) → Печать с учетом групп или Печать с учетом категорий.

Важно отметить, что все операции, связанные с актом инвентаризации, тщательно фиксирует программа для общепита и могут быть отслежены с помощью видеонаблюдения. Это обеспечивает контроль и безопасность операций с документами инвентаризации.

Инвентаризация — это процесс, вовлекающий различных ответственных лиц в вашем ресторане. Обычно это включает в себя управляющего, шеф-повара, и шеф-бармена. Они играют ключевую роль в этом процессе, так как ответственны за материальные ценности и продукты. Однако стоит отметить, что все, кто имеет доступ к товарам и инвентарю, такие как повара, бармены, официанты и менеджеры, также могут быть вовлечены.

Что можно узнать с помощью инвентаризации?

Инвентаризация — это не просто подсчет и сравнение остатков продуктов. Её результаты имеют прямое воздействие на финансовую составляющую вашего ресторана и его успешность. Взглянем на некоторые аспекты, которые может показать инвентаризация:

Ошибки в учете: иногда товар поставляется вам в упаковках, но учет ведется в штуках. В результате, при внесении остатков вы указываете количество в штуках, в то время как в системе учета эта позиция зарегистрирована в упаковках. Эти ошибки могут серьезно повлиять на точность вашего учета.
Дублирующиеся позиции: Иногда у вас могут быть позиции, которые по сути одинаковы, но оформлены по-разному. Например, "вишня замороженная" и "замороженная вишня". Эти дубликаты могут вызвать путаницу в учете и влиять на вашу прибыль.
Несоблюдение рецептов: Повара и бармены иногда могут не следовать рецептам, это может привести к увеличению себестоимости блюд и напитков, что в свою очередь скажется на вашей прибыли.
Избыточные запасы: Хранение излишних запасов товаров может привести к замораживанию средств в товарах, которые могли бы быть лучше использованы в других областях бизнеса. Слишком большие остатки также могут влиять на маржинальную прибыль.
Разница в подсчетах: Если у вас постоянно наблюдается разница между реальными и учетными остатками для одной и той же позиции, это может быть признаком проблемы в учете.
Воровство: Инвентаризация может выявить случаи воровства. Тщательный контроль и регулярная инвентаризация могут помочь выявить несоответствия в остатках.
Возможности для лояльности: Инвентаризация может выявить возможности для увеличения лояльности клиентов. Например, в хороших кофейнях бариста могут использовать оставшееся взбитое молоко для приготовления дополнительных напитков и порадовать посетителей. Это может способствовать улучшению репутации вашего заведения и увеличению лояльности клиентов.

Один из распространенных способов нечестного поведения персонала в ресторане - использование одного и того же стола для множества заказов, особенно популярных позиций. Например, в кофейне это может быть эспрессо, а в баре - лагер. Процесс обычно выглядит следующим образом: после оформления заказа, гость получает пречек, но стол не закрывается, а просто отменяется. При следующем заказе, не создается новый стол, а просто повторно распечатывается пречек. Это позволяет на одном столе провести несколько заказов. Научите персонал закрывать столы после каждого заказа, чтобы предотвратить это мошенничество.

Кроме воровства, существуют и другие типичные ошибки официантов, с которыми также следует бороться. Вот несколько методов, которые могут помочь в борьбе с воровством и другими нечестными практиками:

В своем ПО для общепита следите за "висящими" столами: Если вы замечаете, что некоторые столы остаются открытыми на протяжении длительного времени, это может быть признаком нечестного поведения. Убедитесь, что официанты закрывают столы после каждого заказа.

Анализируйте время обслуживания: Поддерживайте контроль над средним временем обслуживания. Если вдруг возникают значительные отклонения от средней скорости, идентифицируйте, у какого сотрудника и в какие смены это происходит. Проведите более глубокий анализ, учитывая заказанные блюда и напитки, чтобы обнаружить какие-либо закономерности.

Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию: Сосредоточьтесь на ингредиентах, используемых в приготовлении популярных блюд и напитков. Это позволит выявить любые потенциальные проблемы в инвентаризации в вашем ПО для кафе или ресторана.

Сложным, но более надежным методом является учет процента отходов, зачистки овощей и обрезки. Если этот показатель вдруг увеличивается в значительной степени, особенно для дорогих ингредиентов, таких как лосось или краб, это может быть признаком мошенничества. Поэтому важно вести детальный учет и следить за изменениями в процентах отходов. Будьте внимательны к продуктам, которые уходят "по пути" и убедитесь, что каждый заказ зарегистрирован и оплачен.

Эффективная реакция на расхождения в инвентаризации требует внимательного анализа и разработки конкретных действий. Вот несколько шагов, которые могут помочь управляющим и персоналу ресторана:

Анализ отчетов: Управляющие должны уметь анализировать отчеты и объяснять причины как плюсов, так и минусов. Подход должен быть объективным, и цель - выявить и понять причины расхождений.
Пересмотр калькуляций и технологических карт в вашем По для ресторана: периодически пересматривайте калькуляции и технологические карты, чтобы убедиться, что они актуальны и корректны. Это поможет предотвратить ошибки и расхождения.
Проверка единиц учета в системе: Удостоверьтесь, что единицы учета в вашей системе соответствуют реальному использованию продуктов. Иногда расхождения могут быть вызваны неправильными единицами учета.
Система лояльности: рассмотрите внедрение системы лояльности для продуктов, которые из-за особенностей производства имеют расхождения в большую сторону. Это может включать в себя дополнительный контроль и меры по уменьшению потерь.
Дополнительный контроль: Введение дополнительного контроля над теми позициями, которые регулярно показывают расхождения, может помочь предотвратить дальнейшие потери. Это может включать в себя более частую инвентаризацию или другие меры контроля.

Анализ происходит следующим образом:

Выделение позиций с расхождениями: Идентифицируйте продукты или ингредиенты, по которым имеются расхождения между фактическими и ожидаемыми остатками.
Проверка накладных: Если это продукты, которые вы закупаете, перепроверьте поставленные товары и накладные за последнюю неделю. Убедитесь, что в них нет ошибок. Если накладные верны, то причины расхождений могут включать в себя воровство, забытые списания и невнимательность при пробитии заказов.
Ингредиенты для приготовления: Если это ингредиенты, которые вы используете в приготовлении блюд, обратите внимание на калькуляции и технологические карты. Если они верны, проверьте, насколько точно повара следят за рецептурой. Если в этом смысле все в порядке, то возможны несвоевременные списания и воровство."
Таким образом, адекватный анализ и последующие действия помогут управлять расхождениями и минимизировать их воздействие на ресторан.

Эффективное управление запасами в ресторане является неотъемлемой частью успешного бизнеса, которая может существенно повлиять на его финансовую эффективность. Правильный контроль над запасами не только помогает предотвратить излишние затраты, но также напрямую влияет на общий доход ресторана. Учет продуктов на складе помогает избежать избыточных закупок, снижает потери из-за порчи запасов и обеспечивает рациональное использование приобретенной продукции. Это также обеспечивает контроль над наличием товаров на складе, что позволяет планировать поставки с учетом реальных потребностей и без излишних расходов.

Контроль за запасами также является важным элементом предотвращения краж и потерь. Зная точное количество каждого продукта на складе, вы можете реагировать на любые несоответствия вовремя и предотвращать нежелательные события.

Однако важно понимать, что следить за запасами на складе нужно не только во время проведения инвентаризации. Для эффективного контроля за запасами в ресторане полезно использовать специальные системы учета, такие как iiko. С их помощью можно следить за всеми аспектами управления запасами в реальном времени.

Моментальный доступ к остаткам на складе: Пользователи системы могут легко проверить количество каждого ингредиента или товара на складе. Это можно сделать как по категориям продуктов, так и по цехам приготовления, а также по различным складам, если у ресторана их несколько.

Удобная навигация: Система предоставляет удобные фильтры и навигацию, что позволяет быстро находить необходимые продукты, анализировать остатки по категориям товаров и отслеживать запасы на конкретных складах.

Эффективное управление запасами с использованием iiko позволяет ресторанному бизнесу быть гибким и реагировать на изменения в реальном времени, уменьшая потери и повышая оперативность в принятии решений.

Отчет по движению продукции — это мощный инструмент, предоставляющий детальную информацию о поступлениях и расходах каждого продукта на складе. предоставляет информацию об изменении остатков и себестоимости элемента номенклатуры за период.

Для получения отчета о движении товара, перейдите в раздел Отчеты и выберите пункт «Движение товара» в меню Товары и склады. Также вы можете создать отчет из раздела «Остатки на складах» или на основе складских документов, таких как накладная, внутреннее перемещение или акт списания. В этом случае отчет будет отражать движение товара только по складам, указанным в исходных документах.

Для формирования отчета выберите интересующий вас товар в поле «Продукт», укажите склад и выберите нужный период в полях «За период, с и по». После внесения всех параметров нажмите кнопку «Обновить».

Если вы внесли изменения в параметры отчета, не забудьте нажать кнопку «Обновить», чтобы они вступили в силу и отобразили актуальные данные.

Функция перемещения товаров между складами является удобным инструментом для управления запасами. Если вы управляете несколькими складами в системе, вы можете легко перемещать ингредиенты или товары с одного склада на другой.

Например, если у вас заканчивается молоко на одном из складов, вы можете легко переместить его из другого заведения. Таким образом, вы избежите отрицательных остатков в программе. Это позволит вам точно отслеживать реальное количество товаров на каждом из ваших складов в программе учета.

Для передачи товаров с одного склада на другой в системе существуют два основных метода:

Использование документа "Внутреннее перемещение": Этот документ предназначен для регистрации перемещения товаров между складами. Однако следует отметить, что его рекомендуется использовать только для перевода товаров между складами одного и того же юридического лица или торгового предприятия.
Использование связанных документов "Расходная накладная" и "Приходная накладная": Этот метод подходит, если склады, с которых и на которые передаются товары, принадлежат разным юридическим лицам или торговым предприятиям, действующим в рамках сети. Для этого создается пара связанных документов: "Расходная накладная" на складе, откуда товары передаются, и "Приходная накладная" на складе, куда товары поступают. При сохранении расходной накладной автоматически создается приходная накладная, но проводится только операция расхода. Товары могут передаваться как по себестоимости, так и с наценкой. Склад, на который товары передаются, принимает их по закупочной цене и проводит операцию прихода товаров. Если возникают расхождения по факту приема товаров, их можно корректировать только в расходной части операции, при этом сторона прихода изменяется автоматически.

Документы, связанные с списанием товаров со склада, создаются как автоматически, так и вручную. Автоматические акты списания формируются в двух случаях: при регистрации удаления блюда со списанием в iikoFront и при оплате заказа, который покрывается средствами заведения.

Для управления актами списания товаров предназначен раздел меню "Товары и склады" и пункт "Акты списания". Здесь вы можете просматривать ранее созданные документы, указав нужный временной интервал, а также выгружать их в формат Excel. Кроме того, вы можете создавать новые акты списания.

Для более детального анализа событий, связанных с документом, включая данные из видеонаблюдения, выделите необходимый акт и выберите опцию "Показать изменения". Это откроет журнал событий, который содержит информацию о всех операциях, связанных с данным актом.

Акты списания не охватывают только товары. Они также включают в себя списание блюд, заготовок и модификаторов. При формировании акта списания учитываются все товары, которые используются в составе указанных блюд, заготовок и модификаторов на основе их технологических карт.

Планируйте инвентаризацию регулярно. Установите четкое расписание и назначьте ответственных сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию. Научите свой персонал правильно регистрировать товарные поставки в системе учета, если эта функция не входит в обязанности бухгалтера.
Удостоверьтесь, что все технологические карты, включая те, которые касаются заготовок, внесены в систему учета. Это важно для того, чтобы правильно отслеживать состав продукции и ингредиентов.
Имейте в виду, что инвентаризация — это непрерывный процесс. Не достаточно просто провести инвентаризацию один раз, и забыть об этом. Результаты инвентаризации должны регулярно анализироваться и служить основой для корректировок и улучшений.
Для облегчения инвентаризации как в небольших, так и в крупных ресторанах, рассмотрите возможность внедрения системы автоматизации управления рестораном, например: iiko, Quick Resto, Fusion pos, Сбис Presto, R-keeper lite это ТОП программ для кафе и ресторанов. Современные программные решения предоставляют гибкий функционал для складского учета, позволяя вам видеть реальные остатки на складе в любой момент времени. Это может значительно упростить процесс инвентаризации и повысить эффективность управления вашим рестораном.

Если Вы хотите купить iiko по хорошей цене, обращайтесь к нам в компанию Pos-life. Подберем для Вас тарифы ПО iiko и кассовое оборудование. Помимо iiko есть у нас и другие программы учета, например Quick Resto - недорогая автоматизация кафе и кофейни. http://quickresto-piter.ru

Получите лучшие условия, звоните прямо сейчас!

Телефон 8800-101-8800