Описание и моделирование бизнес-процессов: кому и для чего это нужно

Рассказываем, кому нужно уметь описывать и моделировать бизнес-процессы, и как это правильно делать

Описание бизнес-процессов – это важный инструмент, который позволяет организациям осуществлять эффективное управление и оптимизацию своей деятельности.

Профессия архитектора 1С или архитектора бизнес-систем очень похожа на профессию аналитика 1С. Многие функции этих профессий пересекаются.

В больших компаниях есть архитекторы и аналитики, в маленьких есть просто аналитик, который выполняет функции архитектора. Поэтому все, что вы выучите в курсе аналитика 1С в CORS Academy, можете спокойно применять и в должности архитектора 1С.

Умение описывать бизнес-процессы помогает определять рамки и этапы выполняемых задач, что позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и выполнять их эффективно.

Также это помогает систематизировать рабочие процессы в компании. Благодаря четкому описанию процессов, можно разработать соответствующие программные решения или настроить систему 1С таким образом, чтобы максимально автоматизировать выполнение задач. Это позволит сэкономить время и ресурсы компании.

Аналитик может использовать описание процессов для анализа эффективности работы отделов или сотрудников, что поможет выявить проблемные зоны и предложить улучшения для оптимизации процессов.

С документацией по бизнес-процессам могут ознакомиться новые сотрудники. Это помогает быстрее разобраться в новых обязанностях и адаптироваться.

Умение IT-архитектора описывать бизнес-процессы, позволяет лучше понимать и анализировать текущие и будущие потребности компании. Описание бизнес-процессов помогает IT-архитектору определить, какие системы и технологии нужны для эффективного функционирования организации.

Знание бизнес-процессов позволяет IT-архитектору создавать адаптированные решения, которые наилучшим образом соответствуют потребностям компании. При разработке новых систем или модификации существующих IT-архитектор может использовать описание бизнес-процессов для определения необходимых изменений и взаимосвязей между различными компонентами системы.

Описание бизнес-процессов также помогает IT-архитектору предоставлять полезную информацию другим участникам команды, таким как программисты или инженеры. Они могут использовать эту информацию для создания эффективных кодов и настройки систем.

Кроме того, знание бизнес-процессов помогает IT-архитектору эффективно коммуницировать с заказчиками и другими заинтересованными сторонами. Он может использовать описание бизнес-процессов для объяснения сложных концепций и показа, как разработанные системы будут работать в реальном мире

Представим, что руководителя организации появилась идея автоматизировать какой-то из процессов в бизнесе. Он хочет как можно быстрее внедрить это в программу – это не совсем верный путь.

Например, в программе может уже присутствовать необходимый инструмент или новые доработки могут не состыковываться с существующими процессами. Всё это делает реализацию идеи трудновыполнимой. Поэтому прежде всего необходимо понять, что и как мы хотим автоматизировать и после этого составить модель и отрисовать бизнес-процессы.

Это сравнимо с тем, как художник рисует картину. Сначала он делает набросок по той идее, которая есть у него в голове, а потом уже рисует картину. То же и здесь, сначала зарождается мысль в голове, потом в модели, а потом уже это реализовывается в программе.

Эти процессы взаимосвязаны. Если мы автоматизируем бардак, то мы получаем автоматизированный бардак. Если мы хотим реализовать идею и свести ошибки к минимуму, то мы должны все процессы продумать, описать и потом уже реализовать.

Модель бизнес-процесса отвечает на вопросы о том, какую работу необходимо выполнять в рамках этого процесса, какие ресурсы необходимы, кто за это отвечает, как улучшить деятельность, какова последовательность выполнения работ, и какие работы нужно выполнять.

Графический способ описания моделей

Для описания и моделирования бизнес-процессов существуют разные способы. Наиболее удобным является графический способ описания с помощью нотаций.

Графическое описание бизнес-процессов – это разработка графических моделей (диаграммы, схемы, технологические карты).

На графической модели отображается последовательность выполнения бизнес-процесса с помощью специальных фигур и стрелок в соответствии с выбранной нотацией.

Разработку графических моделей необходимо выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования (например, Business Studio или Microsoft Visio). Каждый программный продукт поддерживает разный набор нотаций. Например, студенты CORS Academy на курсе «Моделирование бизнес-процессов» учатся моделировать Business Studio.

В широком смысле нотация – это система условных обозначений, принятых в какой-либо области знаний или деятельности.

При описании бизнес-процессов используются специальные нотации, которые помогают структурировать и визуализировать процессы. Существует несколько основных нотаций, каждая из которых имеет свои преимущества и подходит для разных целей.

Одной из самых популярных нотаций является BPMN (Business Process Model and Notation). Она предоставляет широкий набор символов и инструментов для описания бизнес-процессов, позволяет подробно определить последовательность действий, участников процесса и поток информации. BPMN также обладает высокой графической наглядностью, что делает ее легко понятной для всех заинтересованных сторон.

Еще одной распространенной нотацией является eEPC (Extended Event-Driven Process Chain) — нотация отображения хода выполнения бизнес-процесса. В рамках этой нотации можно добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элементов зафиксированы.

Эти две нотации представлены в рамках ПО Business Studio, отечественной системы бизнес-моделирования, отличающейся простотой, удобством и высокой скоростью освоения специалистами.

Система Business Studio входит в реестр российских программ, сформированный экспертным советом при Минкомсвязи России в рамках мер по импортозамещению в области программного обеспечения.

Возьмем для примера описание бизнес-процесса в нотации BPMN 2.0 из работы учащихся курса аналитика 1С.

На модели есть ответственные: менеджер по продажам, менеджер по закупкам, бухгалтер, кладовщик. В данном процессе принимает участие 4 человека, 4 ответственных лица.

Совершим действие, например, проверим наличие товара на складе.

Если товара нет, то менеджер по закупкам проверяет возможность закупить товар. Эти действия отражаются в бизнес-процессе.

Если нет такого товара. Тогда мы выходим из процесса. Нужно сообщить покупателю, что товара нет. В этом случае мы получаем упрощенный процесс.

Если товар закупить можно, то следующий процесс производит уже менеджер по продажам. Он проверяет наличие клиента в базе. Если клиента нет, то создает нового клиента, заключает договор.

Если клиент есть в базе, то идет дальше. Выбирает клиента из списка и проверяет вид договора: предоплата, постоплата.

Если договор с предоплатой, проверяет на отличие оплаты. Например, оплата не поступила. Тогда сообщает менеджеру об отсутствии оплаты. Тут вступает бухгалтер и звонит клиенту, планируется ли оплата. Если не планируется, то «до свидания». Если да, то проверяет наличие оплаты.

Поступила оплата, менеджером оформляется документация, формируется счет фактура и создается команда кладовщику на отгрузку товара.

В действительности, если мы описываем организационную структуру компании и понимаем должностные обязанности каждого из сотрудников, то это тоже является описанием бизнес-процесса.

Если в должностных инструкциях или функциональных обязанностях сотрудников четко прописаны алгоритмы действия, то это тоже является бизнес-процессами.

Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно:

Текстовые и табличные способы описания бизнес-процессов

Текстовый способ описания бизнес-процессов. Самый простой в реализации вариант. Все происходящее в бизнес-процессе последовательно и подробно описывается словами, в итоге получается связный текст. Однако построение бизнес-процессов требует описания большого количества элементов и вариантов развития, поэтому текст может получиться громоздким.

Простой пример: берем чайник — это первое. Второе — проверить, есть ли у вас чайник. Если есть, включить чайник. Если нет, налить воду. Третье — вскипятить воду. Четвертое — достать чашку и банку с кофе. Пятое — проверить, есть ли кофе.

Обратите внимание, во втором пункте и в пятом пункте есть условия. Если есть, насыпать кофе-чашку. Если нет, процесс завершен. Нет кофе — не будем пить.

Шестое — насыпать кофе в чашку. Седьмое — налить воду. Таким образом последовательным текстом можно описать весь процесс.

Минусы текстового описания бизнес-процесса:

Табличный способ описания бизнес-процессов. С его помощью бизнес-процесс представляется в виде таблицы со столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.

Табличный формат чаще всего используется для описания простых линейных процессов или для сбора информации для последующего графического описания.

Минусы табличного описания бизнес-процесса:

Подписывайтесь:

CORS Клуб - сообщество и образовательная среда для специалистов из IT-сферы https://cors.su/klub/

АБП - Сообщество специалистов по автоматизации бизнес-процессов и по использованию ИТ технологий в бизнесе https://t.me/analitiki_1c

Канал руководителей IT компаний и подразделений, CIO, СDO, CDTO https://t.me/cio_channel

CIO. Сообщество IT руководителей https://vk.com/cio_club