Если вы настраиваете систему для всех, то при изменении карточки какой-либо сущности вам необходимо в ней раскрыть опцию Общий вид карточки и выбрать пункт Установить общую карточку для всех пользователей. Данная опция работает у тех, кто обладает правами доступа, например Администратор.