Про менеджера, который управляет процессами и задачами

Как вы думаете, что самое сложное в планировании?

Не забыть все запланировать, составить большой список дел и задач и разместить все это в своем календаре и календаре своих сотрудников.

Примерно так отвечает большинство владельцев малого бизнеса.

Да, планирование — это великое искусство. Как уместить в восьмичасовой рабочий день максимальное количество дел. Как сделать так, чтобы встречи не пересекались и была возможность доехать от одного места встречи до другого…

Все правильно.

Но со всем этим худо-бедно уже научились справляться многочисленные программы — планировщики дел, постановщики задач и прочие.

Но вот с чем они так и не научились справляться — так это с контролем выполнения задач. И очень часто планерка превращается в набор стандартных фраз — «Сделал? Нет! Почему? Не знаю!». И ведь действительно не знают. Потому что реальная жизнь в офисе и на производстве сильно отличается от запланированной компьютером.

И получается, что самое сложное — это не запланировать, а выполнить запланированное! Причем в нужное время и надлежащего качества.

Как это можно сделать в малом бизнесе?

Как ни странно — но с помощью человека.

Нужно, чтобы у вас появился менеджер-контролер, который бы следил за бизнес процессами и задачами, которые внутри них. Который бы не механистически запускал напоминалку в виде смс — ваша задача просрочена, а разбирался почему она не была начата вовремя. И напоминал о задаче не после того как она просрочена и ничего сделать нельзя, а заранее. Организовывал бы очереди из задач, исходя из текущей потребности и возможностей. Был на несколько шагов впереди процессов и понимал бы какие ресурсы нужны для выполнения задач и запускал бы процесс поиска и доставки этих ресурсов.

У меня был опыт создания такой должности в полиграфической компании. Там масса разных задач, которые постоянно дополняются и корректируются. И все это привязано к загрузке дизайнеров, производства, снабжения и партнеров. Каждое утро ситуация меняется и то, что было важно вчера, сегодня уже отодвигается и вперед выходят другие задачи.

На вхождение в должность у менеджера ушло меньше месяца, но зато потом мы реально увеличили производительность свей компании на четверть. То есть не нанимая новых людей, не приобретая новых станков, не гоняя снабженца каждые полчаса, мы смогли увеличить свои возможности.

Возможно, что какая то часть этой работы и поддается автоматизации, особенно сейчас, когда появились помощники в виде искусственного интеллекта. Но в малом бизнесе очень многое решают люди и простое человеческое общение приносит больший результат, чем внедрение новых программ. Особенно на первом этапе.

Так что посмотрите вокруг — если вы видите, что вы проигрываете от того, что ваши сотрудники не выполняют задачи в срок — наймите человека, который им это поможет делать!