Для чего нужны инструкции и что сделать для того, чтобы сотрудники их выполняли ?

Что сделать чтобы сотрудники выполняли инструкции?

❗Важно осознать цель, зачем нам они нужны? Для чего?

В первую очередь, инструкции создаются для того, чтобы они работали. Чтобы помогали сотрудникам и руководителям понимать, какие зоны ответственности на них, за какие задачи отвечает каждый, в какие сроки нужно выполнить задачу, и какой результат каждый из ответственных должен получить.

1. Понятно и максимально подробно описать их текстом с пошаговыми действиями на 1, 2, 3… Пишем их не сплошным полотном, а по методике: что, где, когда, как. И обязательно наглядно показываем пример РЕЗУЛЬТАТА: скриншот о проделанной работе или отчет.

Я рекомендую все инструкции снабжать ссылками на смежные документы, чтобы создать единое информационное пространство. Прочитал, что тебе нужно сделать, и сразу открыл документ с примером.

✅Не ленитесь и снимите инструкции на видео, это поможет работать и на визуалов, и на аудиалов.

2. Контролировать пункты и действия по этой инструкции. Не просто её написать, но и работать с ней постоянно. Такие документы у нас “живые”, потому что сотрудник за любым вопросом обращается к ним, а не дергает коллег и руководителей.

3. Четко определить регламенты и стандарты. Должны быть созданы реестры инструкций, чтобы новичкам было проще и быстрее ориентироваться.

Наша ключевая задача создать такое поле, в котором люди будут не только находить инструкцию быстро, но и работая с инструкцией, видеть весь дополнительный материал.

4. Проводить контроль качества.

Мы проверяем, как сотрудник сделал работу, согласно инструкции. Если что-то сделано не верно, то ответ будет следующий: “Не соответствует такому-то стандарту”. А не просто потому, что кто-то так решил.

☝🏻На индивидуальных встречах, на планёрках, на совещаниях - все время мы обращаемся к инструкциям.

5. Менять инструкции, когда это требуется.

“Все течет, все меняется”. Также, как и наши бизнес-процессы, они не могут стоять на одном месте. Если это происходит, то ответственные люди должны вносить изменения и доносить их до команды.

6. Доносить до команды и новичков ценности, важность и необходимость использования этих инструкций.

В бизнесе важна система‼Я уверена, что регулярные, постоянно повторяющиеся, одни и те же действия, которые оцифрованы и определены в конкретном результате, приносят плоды! Это позволяет управлять эффективностью, а не просто работать ради работы.

Пожелания\рекомендации собственникам.

Стандартизация - процесс непростой. Нужно выбрать на это время, сесть, продумать, прописать. В силу приоритетных вопросов, стандартизация не всегда является приоритетной. Но эту задачу НЕОБХОДИМО выполнить 1 раз, либо же делегировать кому-то из сотрудников и просто проверить. Уверена, вы точно не пожалеете об этом!