Кто на новенького: онбординг (onboarding) – что это и для чего применяют

Привет!

Пожалуй, ни одна профессия не менялась за последние 50 лет так сильно, как профессия HR-специалиста. Более того – до недавнего времени в России ее вообще не существовало, а вопросы персонала были вотчиной кадровиков. Однако их задачи сильно отличались от современного представления об HR: они занимались бумажной работой и закрывали вакансии на предприятиях.

Сегодня же HR-специалисты гораздо ближе к руководящему звену компании, чем кто бы то ни было. Эйчары ищут кандидатов на открытые позиции, проводят собеседования, организовывают мероприятия и помогают новичкам влиться в компанию. Сделать вчерашнего джуна полноправным членом команды – это целая наука, и сегодня она называется “онбординг” (с английского onboarding – “процесс адаптации”).

Про онбординг мы и хотим поговорить сегодня чуточку подробнее.

Зачем мы решили подготовить эту статью? Дело в том, что среди наших пользователей – владельцы проектов и руководители целых команд. А каждый руководитель не понаслышке знает: успех бизнеса зависит в первую очередь от людей.

Вот почему мы решили разобрать, как сделать онбординг новых сотрудников на новом месте максимально эффективным, – расскажем, как его проводить, оценивать, а также какие успешные практики есть на рынке.

Онбординг персонала – это подготовка новых сотрудников к рабочим задачам и работе в новом коллективе. В нем участвуют не только HR-специалисты, но и руководитель и коллеги. В ходе адаптации новичок постигает всё важное, чтобы стать частью команды: нюансы корпоративной культуры, нормы KPI и, конечно, рабочие обязанности.

Несмотря на то, что только в 37% компаний адаптация продолжается дольше 30 дней, онбординг – довольно длительный процесс. По данным разных источников, новому сотруднику требуется от 8 до 12 месяцев, чтобы достичь полной продуктивности. И если в течение этого периода компания не сделает всё возможное, чтобы сотрудник почувствовал себя в своей тарелке, она потеряет не только сотрудника, но и ресурсы, потраченные на его привлечение и обучение. А средняя стоимость найма сотрудника – ни много ни мало 1678 долларов или, по данным российских исследований, 48% его годового дохода.

Считается, что 90% новых сотрудников принимают решение о том, останутся ли они на текущем месте работы, в течение полугода. Поэтому первые шесть месяцев в компании – это своеобразный тест-драйв не только для новичка, но и для организации. А учитывая, что 33% новичков начинают мониторить сайты по поиску работы уже в первые 6 месяцев после приступления к обязанностям, цель онбординга и задача HR-команды – предупредить этот момент и создать все условия для комфортной работы.

Самый популярный срок онбординга – от одного до трех месяцев. Такой временной отрезок выбирают 29% компаний. И хотя во многих организациях онбординг носит “бумажный” характер (по данным Sapling HR, таких 58%), идеальная адаптация сотрудника – комплексный процесс, у которого есть этапы:

Перед тем как новичок придет, нужно подготовить всё для продуктивного старта. Во-первых, это покажет сотруднику, что в компании все процессы настроены. Во-вторых – сэкономит время для погружения в задачи и обязанности. Поэтому важно убедиться, что перед приходом новичка в компанию у вас всё готово:

Также всем будет удобнее, если первый рабочий день не будет полностью занят бумажной работой. Для этого подключайте системы электронного документооборота. Тогда сотрудник сможет подписать трудовой договор, NDA и прислать банковские реквизиты еще до начала первого рабочего дня.

Хоть мы уже не школьники, первый рабочий день – это всегда волнительно и тревожно. Существуют разные методы, которые помогут новичку усвоить много информации разом: например, можно подготовить презентации с основными рабочими моментами – SMM-стратегией для SMM-менеджера, маркетинговой стратегией для маркетолога, tone of voice для копирайтера и т. д.

Например, мы в Бегете пользуемся корпоративной библиотекой материалов в Confluence. Там новый сотрудник может найти всё, что нужно для первых рабочих дней: от истории компании до списка ближайших кофеен, где можно пообедать.

А еще, по собственному опыту: для эффективного погружения в работу очень помогает наставник. Он знакомит новичка с командой, проводит экскурсию по офису и показывает, как управлять техникой.

Следующий этап, который новичку нужно пройти, – испытательный срок. Обычно в этот период закон защищает работника, запрещая продлевать испытательный срок и разрешая сократить его по соглашению сторон. Однако, даже при всех послаблениях, испытательный срок – это стресс. Лучший способ помочь новичку с ним справиться и успешно пройти онбординг – объяснить, что от него ждут в первые три месяца работы.

Теперь поделимся несколькими советами, которые, подобно дорожной карте, могут помочь сделать онбординг результативнее 🙂

Без четкого планирования любой процесс может развалиться на глазах. Многие компании используют шаблон 30-60-90, разделяя период адаптации по месяцам. Первые 30 дней включают обучение, за ним идут первые задачи, а последние 30 дней отводятся на оттачивание навыков. Такой стратегии придерживаются Buffer, Bitrise, Mural и т. д. При этом рамки 30-60-90 гибкие – например, Instawork следует шаблону 14-30-60.

OKR – это метрики эффективности или конкретные цели, которые вы ставите перед сотрудником. Обычно их три и их можно измерить. Хорошо, если сотрудник будет участвовать в обсуждении метрик – это повысит вовлеченность и поможет ему показать свою экспертность.

Ничто так не повышает интерес к работе, как кофе и печеньки друллега, с которым можно обсудить проект и обменяться мемами. Например, специально для интровертов разработчик ПО для соцсетей Buffer даже закрепляет за новичком culture buddy – сотрудника, который погружает в корпоративную культуру.

У нас в Бегете также есть культура сопровождения коллеги на первые обеды и кофе-брейки. Это полезно и HR, и самому сотруднику. Можно понять, гладко ли идет адаптация нового коллеги, есть ли обратная связь, какие первые впечатления у нового сотрудника и так далее.

И, наоборот, ничто так не огорчает, как тусовка, на которую тебя не позвали. Поэтому по возможности включайте новых сотрудников во все неформальные активности, позволяя им избавиться от тревожности и понять, с кем они имеют дело.

31% сотрудников, согласно недавним исследованиям, считают, что больше поощрений от руководителя помогло бы им работать лучше и усерднее. Для новичков это особенно важно, поэтому не скупитесь на обратную связь и запрашивайте ее у сотрудника.

Исследования показывают, что продуманный онбординг повышает производительность сотрудников на 72%.

А там, где можно определить эффективность, не обойтись без отдельных метрик 🙂

Таких метрик существует довольно много, в качестве примера разберем 3 из них:

Считается, что любая система онбординга, даже простейшая, – это дополнительные 50% к эффективности сотрудников. Поэтому то, как скоро новичок начнет приносить пользу бизнесу, напрямую зависит от успеха онбординга. Проекты от компании к компании различаются, поэтому каждый руководитель самостоятельно рассчитывает нормы продуктивности для должности.

Вот пример такой формулы:

Время выхода новичка на производительность = Дата выхода на производительность – Дата трудоустройства

Эта HR-метрика означает долю сотрудников, полностью завершивших обучение, от количества новичков в целом, и рассчитывается она по формуле:

Уровень завершения обучения = Количество новичков, завершивших обучение ÷ Количество новых сотрудников

Словом, если вы заметили, что сотрудники часто не заканчивают обучение, возможно, стоит пересмотреть подход к нему: снизить нагрузку или сделать его более увлекательным, подключив игровые методики.

Несмотря на все достижения HR-прогресса, найм сотрудника – это русская рулетка. Новичок может оказаться бриллиантом и принести в компанию новых клиентов, а может и негативно повлиять на работу всего отдела. Поэтому стоит рассчитать также отдельно производительность всей команды, чтобы понять, насколько эффективен сотрудник и были ли ошибки при онбординге.

Системы онбординга сотрудников бывают разные, однако большинство компаний, где программа адаптации работает как часы, повторяют одни и те же методики.

Вот самые популярные из них:

2 из 5 HR-менеджеров тратят не менее 3 часов на прием каждого сотрудника, обрабатывая информацию вручную. Поэтому многие компании максимально автоматизируют процесс онбординга. Zapier использует софт на всех этапах адаптации – от выбора слота в календаре до подбора ментора для обучения. Другой пример эффективного онбординга – это Genpact, который активно интегрирует нейросети в этот процесс. В частности чат-бот компании Amber способен поднять настроение сотруднику и сократить время адаптации.

Персональные менторы для новичка – стандартная практика для многих компаний. Так делают в Google, Netflix, Spotify, Taktile, Бегете, Додо Пицце и пр. В Buffer менторов у каждого сотрудника целых два: один обучает задачам, другой – корпоративной культуре. А в Meta сотрудников даже вывозят на специальный буткемп (с англ. “учебный лагерь”), где новички общаются друг с другом и коллегами.

Сделать обучение и сам онбординг легче и увлекательнее помогает геймификация. Например, мы в Бегете проводим новичку небольшой тест в игровом формате, который не влияет на прохождение испытательного срока, но помогает понять, что усвоил сотрудник за 2 недели тест-драйва. В Google каждый новоприбывший в первый день получает “шляпу новичка”, которая символизирует посвящение в культуру компании.

Даже если сотрудник опытный, ему всё равно потребуется время, чтобы освоиться. Компании подходят к обучению по-разному: Zappos обязывает каждого пройти тренинг в техподдержке, Hubspot ставит во главу угла продукт, а Meta “перебрасывает” сотрудника между разными командами, чтобы он понял, как работает компания в целом и что ему интересно.

Многие новички относятся к корпоративной культуре как к чему-то неестественному и навязанному. Однако правильное позиционирование может сделать сотрудника настоящим фанатом бренда. Именно так поступают в Accenture, Netflix, Zappos и Buffer.

Разумеется, это далеко не все существующие практики онбординга, есть и другие, достойные отдельной статьи (например, чек-листы для проверки навыков, регулярные 1–1 встречи с руководителем, налаженные системы фидбека и т. д.), однако рассмотренные выше точно могут быть полезны – знаем по своему опыту 🙂

Резюмируя, онбординг – это большая работа, которую проделывают HR-специалисты, руководители, команда. Ее нельзя переоценить, ведь во многом эффективность онбординга определяет дальнейшую карьеру сотрудника в компании и его успехи.

Конечно, все HR-проблемы не решить одним онбордингом: иногда ошибки случаются во время найма, и от них никто не застрахован. Однако некоторые компании научились решать и этот вопрос. Например, мы в Бегете делаем это на берегу – здесь мы рассказывали, как у нас происходит набор в техническую поддержку.

Есть и более экзотические способы: например, Zappos предлагает каждому новичку 4000 долл. за увольнение, если за время онбординга он не почувствует себя “тем самым” кандидатом. Интересно, что такое предложение принимают всего 1% сотрудников.

Онбординг повышает вовлеченность, продуктивность, создает ответственное отношение к работе. Считается, что сотрудник, прошедший адаптацию, в 18 раз лояльнее, чем тот, у кого ее не было.

И конечно, основа любого онбординга, да и в целом эффективной работы – это отлаженная коммуникация. Вот почему для общения в команде мы используем отдельные инструменты – например, BigBlueButton и Zulip, которые делают коммуникацию комфортной, эффективной и простой, помогая решать многие вопросы одним звонком или сообщением.

На этом всё. Желаем вам удачи в онбординге, профессиональных и ответственных сотрудников 🙂

Если у вас возникли какие-либо вопросы, свяжитесь с нами удобным для вас способом – и мы обязательно ответим. Также ждем вас в нашем официальном Telegram-канале, а обсудить статью или просто пообщаться на любую тему с коллегами по цеху и сотрудниками Бегета вы можете в нашем чате.