Почему внедрение стандартов проектного менеджмента выгодно компании?

Стандарты и правила — это долгосрочная инвестиция, своего рода страховка от возможного крупного ущерба в случае неуспешности проекта. Подобно принципам, по которым работает любая страховка, ее наличие незаметно, пока все идет хорошо, поэтому в какой-то момент может показаться, что ваши инвестиции напрасны. И в целом, в отличие от страховки, которая работает только после наступления страхового случая, инвестиции в ПМ еще менее заметны, потому что они часто предотвращают наступление страхового случая.

Ниже мы разберем как именно внедрение стандартов проектного менеджмента помогает избежать различных угроз эффективной реализации проектов.

Бывает, что портфель проектов в компании исчисляется десятками, а то и сотнями. За их реализацию отвечают множество руководителей. Так вот, среди них найдутся как те, для кого проектный менеджмент — это основная профессиональная экспертиза, так и те, кто в первую очередь обладает предметной экспертизой. Либо это и вовсе могут быть рядовые сотрудники компании, которым поручили проект, а проектный менеджмент — это для них просто побочная деятельность. Поскольку компания заинтересована в одинаково высоком уровне реализации проектов, то внедрение стандартов и правил позволяет значительно нивелировать различия в уровнях подготовки руководителей проектов. Проектный менеджмент становится страховкой от ошибок неопытных или непрофессиональных руководителей.

Новые или недостаточно опытные руководители проектов могут быть незнакомы со всеми внутренними процессами и правилами компании. Стандарты проектного менеджмента помогают быстро погрузить таких руководителей в контекст работы компании в специфических областях — когда речь идет, например, о запуске проектов, закупках или о тонкостях учета затрат. Ключевые этапы планирования проекта — распределение ответственных, выделение сроков на конкретные процедуры — во многом определяются контекстом компании. Следовательно, проектному офису или руководителю должно быть легко проверить, насколько успешно руководитель проекта погрузился в процессы и насколько хорошо спланировал проект, учел ли он интересы ключевых стейкхолдеров.

В рамках создания формальных артефактов, например, статус-отчетов, совещаний, фаз или этапов, предусмотренных правилами проектного менеджмента (в частности, благодаря оценке рисков), можно своевременно выявить возможные проблемы. Это бывает сложно сделать в таких компаниях, где не принято говорить о проблемах до того, как они, собственно, возникли. Как следствие, происходит избегание эскалации проблем, рост затрат на их устранение, игнорирование своевременной профилактики.

Стандарты проектного менеджмента предусматривают оценку рисков и возможных проблем с создаваемым продуктом за пределами сроков реализации конкретных проектов. В отсутствие таких правил руководители проектов могут проигнорировать возможные риски и проблемы за пределами сроков реализации проекта, которые дорого обойдутся компании, но никак не затронут работу и репутацию самого руководителя. Например, слабое документирование усложнит поддержку уже после запуска IT-системы в эксплуатацию.

Наличие формализованных знаний в виде документации или базы знаний позволяет перенести важный опыт одного проекта на другие проекты компании. Это помогает сократить затраты, ведь когда-либо внедренные решения можно использовать на новых проектах, а не изобретать их с нуля. Также это помогает сократить сроки планирования, учитывать возможные риски. Можно легко передавать проект от одного руководителя другому в случае ротации.

Наличие формальных точек принятия решений (гейтов) внутри этапов реализации проекта позволяет компании заморозить проект, когда она оценивает его продолжение как невыгодное для компании. Руководитель проекта лично не может вынести такое решение, и обычно оно ему невыгодно, потому что руководитель ориентирован на бонусы за реализованные проекты. Но интересы компании должны быть превыше интересов руководителей, и механизмы проектного менеджмента позволяют соблюсти их, избегая траты ресурсов на невыгодные для нее проекты.

Зрелый проектный менеджмент в первую очередь необходим компании и ее руководству для получения требуемых результатов. Не стоит испытывать иллюзий, что всегда интересы руководства организации и руководителей проектов совпадают, поэтому помимо убеждения, объяснения, обучения и стимулирования менеджеров иногда стоит прибегать и к контролю дисциплины, и разумному принуждению.