Что сделать, чтобы рамки проекта не расширялись?
Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в нашем Телеграм-канале: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogic
Одна из наиболее частых проблем в проектах, из-за которой страдают заказчики, руководители проектов или подрядчики - это расползание рамок проекта, когда уже вот вот, но заказчик требует еще немного правочек. Как минимум из-за этого уползают сроки, но важнее того: мы впустую (возможно?) тратим драгоценные ресурсы - время команды и деньги компании.
Сам я недавно столкнулся с подобной проблемой. В одной - в качестве заказчика сайта. В другой - в качестве подрядчика по внедрению информационной системы управления проектами.
В первом случае затраты времени на проект стали превышать ожидания подрядчика, а также из-за возникающих новых правок подрядчик стал уже явно демонстрировать свое раздражение.
Во втором - проект ушел по срокам с 5 прогнозных на 9 месяцев.
В первом случае, основная причина - нечетко прописанные рамки в договоре (сделать сайт), отсутствие согласованных реперных точек, в которых осуществляется приемка.
Во втором - множество причин. Затрону лишь те, что связаны с рамками.
Руководитель проекта:
- Не вел жесткий трекинг того, что нужно по договору,
- Согласовал требования в договоре, хотя позже посчитал их туманными,
- Выполнял требования, непредусмотренные договором, потому-что сделать быстрее, чем согласовывать (в итоге много накопилось и оказалось в разы сложнее чем оценивал)
- Не зафиксировал процедуру принятия и фиксации решений, процедуры приемки.
В итоге, то, что было устно принято, далее вызвало вопросы и потребовало многократной переделки.
Наибольшая сложность ситуаций в том, чтобы управлять рамками, не разрушая отношений.
Итого мои краткие рекомендации:
- Фиксируйте конкретнее границы в договоре
- Определяйте лимит на переделки того, что уже реализовано
- Определяйте способ фиксации решений, фиксации результатов, последствия согласований
- Фиксируйте трудозатраты, если доработки нельзя не сделать, под списания в будущих контрактах
- Определяйте процедуры приемки или в договоре или в начале проекта
- Трекайте исходные и новые требования, статус их выполнения, включенность в рамки текущего проекта
- Как РП не говорите, что требование не в рамках, если не проверили договор и не оценили обьем
- Аккуратно меняйте одни требования на другие при сопоставимой трудоемкости
- Ну и, конечно, идите на встречу клиенту.
- Не дайте необходимости сохранять отношения работать в убыток.
- Не дайте копеечным правкам за рамками договора убить отношения с клиентом и успех проекта.
Где найти баланс? Это искусство, похоже.
Еще больше актуальной информации про полезные методы и инструменты проектного менеджмента, внедрения организационных изменений и ИТ-решений ищите в нашем Телеграм-канале: Уж&Ёж. Управление проектами. PMLogic