10 татуировок наставника: правила обучения новичков

«Хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай это сам!» - думала я каждый раз, когда исправляла очередной документ за новеньким сотрудником в моей команде. В те времена меня только окрестили «ведущим аналитиком», и казалось, что с этой задачей я неплохо справляюсь. Проекты мы сдавали в срок, обратная связь от команды была позитивная, новички росли. На каждого нового сотрудника уходило достаточно много времени, и меня не отпускало желание сделать процесс более быстрым и эффективным. Приходилось искать проверенные схемы менторства, учиться борьбе с перфекционизмом, развивать эмоциональный интеллект, прокачивать знания в менеджменте и даже немного в психологии.

Как-то мне попалась книга Максима Батырева “45 татуировок менеджера”, и по аналогии я собрала 10 правил-рекомендаций, ориентируясь на работу аналитика в ИТ. Правила основаны на часто встречающихся ошибках, которые допускала я сама и допускают мои коллеги, только вступившие на путь наставничества. Дополняйте список в комментариях, делитесь своим опытом.

В китайском языке есть слово, которое близко передает суть наставничества - Шифу. Это сочетание смыслов "учитель" и "отец. Так по тексту я буду называть вас - наставников, ведущих аналитиков, кураторов, лидов, а ваших младших коллег по проекту, которым вам предстоит передать свои знания и обучить работе, буду называть учениками.

Правило #1. Задайте правильную установку.

Любая игра начинается с объявления правил всем участникам, и этот принцип особенно справедлив для наставничества. Перед тем, как начать работать с учеником, определите и проговорите вслух цели и правила вашего взаимодействия.

Правило #2. Учите решать задачу.

Что нужно, чтобы грамотно поставить задачу? Конечно, она должна отвечать технике SMART, инициатор формулирует задачу с учетом контекста и знаний, которыми обладает исполнитель, даёт пример результата, время ознакомиться, а затем перед выполнением обсуждает вопросы.

Эти тактики прекрасно работают. Как правило, их соблюдения достаточно, чтобы сотрудник предоставил результат, который вы для него сформулировали. И, скорее всего, при повторении этой задачи, он сможет выполнить её самостоятельно, без детальной постановки. Но что будет, если задача немного изменится? Ответ: он придет к вам и задаст вопрос: «Что мне с этим делать?».

И так будет каждый раз, пока вы не научите его «решать задачи». При обучении сотрудников важно понимать, что ваша задача как наставника заключается не в том, чтобы научить его «написать документ», «протестить баг» или «отрисовать процесс» по инструкциям; вы должны научить его самостоятельно выполнять свои рабочие задачи, включая определение верного способа их выполнения. Для этого, при постановке задачи, объясняйте, не только КАК её решить, объясняйте ПОЧЕМУ эту задачу нужно решить именно так. Погружайте сотрудника в контекст. Так вы научите его выстраивать причинно-следственные связи, чтобы в дальнейшем он мог принимать верные решения самостоятельно.

Вторым важным моментом будет с самого начала приучать сотрудника мыслить за рамками поставленной задачи. Даже если вы детально расписали, что требуется сделать, проговорите, что он может вносить свои предложения и корректировки в предлагаемое решение. Объясните, что, если по ходу выполнения, он почувствует, что чего-то не хватает, но об этом не было сказано в задании, то указать на это – такая же часть его работы, как и выполнение прямых инструкций. Его задача - написать хороший документ, а не воспроизвести алгоритм действий из вашей задачи.

Правило #3. Не принимайте промежуточные результаты.

В Акелоне мы ведем все корпоративные процессы, включая внутреннее взаимодействие и постановку задач, в системе DIRECTUM. В ней я описываю задачу, указываю ответственного и срок. Когда исполнитель выполняет задачу, мне приходит задание на приемку результатов. Я убеждаюсь, что всё выполнено верно, и принимаю работы. Задача выполнена.

Прекрасно, правда? Да, если установить правила выполнения заданий.

О чём говорит кейс? Вместо того, чтобы проверить готовый документ один раз, инициатор задания потратил в 3 раза больше времени на вычитывание промежуточного результата, в то время как исполнитель снимал с себя все обязанности во время проверки. В реальности же этот цикл будет длиться ровно столько, сколько вы будете готовы принимать и проверять промежуточные результаты.

Проговорите с учеником простые правила: «Промежуточные результаты никому не нужны. Задание должно быть выполнено тогда, когда выполнены работы. Если не хватает информации, чтобы его выполнить, подготовь вопросы и задай их устно, погрузив меня в контекст». Уважайте свое время. Приучайте других уважать ваше время.

Правило # 4. Никогда не переделывайте работу за ученика.

Знаю лично много прекрасных наставников, от которых часто можно услышать: «Во время обучения и на тестовых заданиях есть время на исправления. А когда сроки и задачи настоящие, а за ошибки отвечать тебе лично перед заказчиком и командой, то быстрее самому поправить, чем объяснять». Если в этих высказываниях вы узнали себя, то этот пункт для вас.

Знаю, это звучит неприятно, но важно понять, что если что-то пришлось доделывать или переделывать самому, значит задачу по обучению вы не выполнили, и такими исправлениями придется заниматься снова и снова.

А если все-таки пришлось переделать, то объясните ученику после тушения пожара, что именно вы переделали, и почему нельзя было оставить как было.

Правило #5. Применяйте рациональное рецензирование.

Перед тем, как читать этот пункт, я хочу, чтобы вы вспомнили, что вы обычно чувствуете, когда получаете, например, от Заказчика миллион правок вашего документа. И хорошо, если эти правки несут значимость для проекта. А если Заказчику просто не понравилась ваша формулировка? Уверена, вы сейчас испытали неприятный флешбэк.

Вспоминайте это чувство каждый раз, когда садитесь проверять и рецензировать работу ученика. Это поможет вам настроиться на «рациональное рецензирование».

Разберемся, что это значит. Задача рецензирования – устранение допущенных исполнителем ошибок. Ошибки надо исправлять, сколько бы их ни было, и тут компромиссов быть не может. Но часто процесс осложняется субъективизмом рецензента,и с этим нужно бороться. Зачастую наставники-рецензенты ждут от учеников результата, которого достигли бы сами. К сожалению, это утопия, которая увеличивает количество трудозатрат на этапе проверок, и значительно снижает мотивацию учеников.

«Рациональное рецензирование» основано на уважении к выбору автора способа решения задачи.

Не надо добиваться от ученика результата, который сделали бы вы. Вы разные люди, он мыслит по-другому, и имеет на это право. При рецензировании результатов, задавайте себе вопрос: «к чему приведет, если оставить это так?». И если ответом на вопрос будет «ничего критичного», то дайте ему возможность сделать эту задачу так, как он считает нужным. Вы можете добавить комментарии в качестве совета, но оставьте ему выбор, воспользоваться ли им.

Правило #6. Каждый отвечает за себя.

Это правило взято в исходном виде из книги-референса Батырева. Когда-то мне казалось, что я отвечаю за работу ученика. В какой-то степени так и есть, но только «в какой-то степени». Важно определить и четко проговорить зоны ваших ответственностей.

Вы как наставник несете ответственность за то, чтобы предоставить ученику условия для выполнения задачи. Выполнить задачу – его ответственность. Помните об этом и при постановке задачи, и при разборе полетов.

Правило #7. Повышайте самостоятельность, понижайте контроль.

Помните, в начале статьи я упомянула, что навык обучения требует знания основ менеджмента? Приведу здесь фрагмент из теории делегирования, к которому я активно обращаюсь в практике наставничества. Самостоятельность в выполнении задач учеником и ваш контроль за процессом, можно условно разделить на семь уровней:

1. Делай как тебе сказали. Это первый уровень, с которого вы можете начинать совместную работу. Здесь вы должны детально показать ученику, как нужно решать задачу. Вы даете алгоритм действий, он - лишь воспроизводит.

2. Исследуй проблему, я скажу, как решать. На этом уровне мы постепенно обучаем самостоятельности. Мы по-прежнему оставляем за собой определение способа решения задачи, но привлекаем ученика к исследованию проблемы.

Например, вам нужно совместно разработать отчет для смежного отдела. Вы отправляете ученика выяснить, что хотят коллеги, а затем, получив от него информацию, рассказываете, как спроектировать отчет.

3. Исследуй и вместе решим, как делать. На этом уровне мы подключаем ученика к выбору способов решения задачи. Предлагаем изучить проблему, сформировать свое видение по решению, затем обсудить выбор с вами. Вы корректируете предложение ученика, добавляете важные упущенные детали. НО только не забывайте про правило #5.

4. Исследуй, проанализируй, предложи, и я выберу лучшее. На данном уровне ученик самостоятельно исследует проблему и предлагает несколько способов ее решения. Ваша задача только подсказать, какой из способов подойдет в данной ситуации лучше.

5. Исследуй, проанализируй и реши сам (мне только скажи сначала, ладно?). Начиная с данного уровня ученик уже готов выполнять задачи самостоятельно. Он может происследовать проблему, выбрать способ ее решения, но вы оставляете за собой контроль за выбранным способом.

6. Сделай и скажи мне. Максимальный уровень свободы. Ученик сам решает задачи, а вы получаете только отчет о проделанной работе.

7. Делай всё сам. На данный уровень мы «выпускаем» учеников, говорим баоцюаньли (см.первый пост в нашем блоге ) и предлагаем встать на путь шифу. Каждый уровень определяется опытом и самостоятельностью ученика. Не обязательно начинать с первого уровня, но обязательно повышать его по мере приобретения опыта.

Подробнее про уровни делегирования можно посмотреть в лекции школы Стартоплан по ссылке .

Правило #8. Уходите в отпуск.

Этот пункт - скорее рекомендация, чем правило. Если вы боитесь оставлять учеников одних на проекте, постоянно подключаетесь к рабочим вопросам на отдыхе, то вспомните опыт Генри Форда. Он оплатил лучшим руководителям завода тур на шикарном лайнере. Через две недели посмотрел показатели их направлений, и по возвращении просто уволил тех, чьи отделы не смогли работать столь же эффективно, как под жёстким контролем руководителя. Уволил не сотрудников, а начальников.

Когда-то я тоже боялась отпусков, но сейчас активно пропагандирую, что если соблюдать простые правила, то отпуск станет временем максимального роста учеников. Они остаются одни, и только сейчас, не имея возможности сразу задать вам вопрос, начинают работать действительно самостоятельно. И самое главное, что после вашего возвращения, результат сохранится, так как вы перешли на новый уровень самостоятельности.

Кстати, этот пункт вызывает максимальное количество возражений. Хотите поспорить - жду вас в комментариях ))).

P.S. Однажды, я уходила в отпуск в активную фазу проекта, на котором большинство вопросов так или иначе были исторически завязаны на мне. Команда настолько перехватила инициативу, что после выхода из отпуска я практически не подключалась к проекту и смогла переключиться на новые задачи.

Правило #9. Не работайте с плохими учениками.

Это одно из самых понятных правил, но далеко не самое простое в реализации. Сложностей с ним много: не всегда есть полномочия в принятии таких решений, не так просто быстро найти замену человеку, заново обучить. Мы часто слышим голос надежды: «Ну вот сейчас мы все проговорили. Теперь он соберётся и всё получится». К сожалению, «собираются» люди редко.

Для себя я выработала такое правило: если ученик не выполняет задачу в условиях, в которых её выполняют другие сотрудники его уровня, значит время бить тревогу. Поговорите со своим руководителем, он поможет принять верное решение. Не переживайте на тему того, что человек «уже погружен», в итоге вы потратите меньше времени на повторное обучение «верного» человека, чем на попытки заставить работать «погруженного».

Правило #10. Не привязывайтесь - они уйдут.

Наверное, каждый опытный наставник хотя бы раз переживал ситуацию: вложил все силы и душу в человека, а тот спустя время понял, что «это не его» или, обучившись, уходил за новыми вызовами. Как правило, первый раз – это достаточно неприятная история.

Это нормально. Ваша миссия Шифу выполнена, а освободившееся место займет новый ученик.

В заключение

Наверняка сейчас, вместо написания этой статьи, я бы продолжала переписывать чужие работы, если бы не следовала этим правилам сама. Уверена, что это не финал, и таких правил-рекомендаций можно написать не меньше 45, как у Батырева. Поэтому делитесь своим опытом и рекомендациями, а мы попробуем их применить.

Ну а главной татуировкой любого наставника я бы определила: «Хочешь, чтобы было сделано хорошо – научи делать хорошо другого!».

А для того, чтобы не пропустить выход следующих статей, подписывайтесь на наш телеграм-канал, в котором мы публикуем анонсы: