Мои проколы при ведении протоколов

Деловые встречи сопровождают нас на протяжении всего жизненного цикла проекта. Часто итогом таких встреч являются договоренности, которые важно грамотно сформулировать и выполнить для достижения успеха. Как всё зафиксировать и не забыть? В этом нам поможет протокол встречи. Я искренне считаю, что протокол - один из лучших друзей аналитика. Хотя признаюсь, не всегда хочется его вести и оформлять.

До моего посвящения в аналитики я была помощником руководителя гос. учреждения. Одной из моих задач было ведение протоколов заседаний университета. Причем я не знала, как вести протокол (и что это вообще такое) до выполнения задачи…

Есть разные модели обучения — от теории/от практики/от кейса/от ошибки — и я постигала искусство ведения протоколов, набивая шишки и делая множество ошибок. Сейчас я о них расскажу.

Избежать ошибки можно, проверив, все ли участники получили приглашения. В эпоху Outlook и иже с ними это сделать легко — проверить накануне, все ли участники ответили на приглашение. Если человек, присутствие которого планировалось, никак не прореагировал — можно уточнить у него лично (по почте, по телефону) — пойдет ли он на встречу.

Когда я начинала организовывать совещания, приглашения у нас еще раздавались вручную, на папирусе бумаге. Потом был переход на E-mail, потом — на корпоративный E-mail - и каждый раз необходимо было контролировать, принял ли человек приглашение.

Если вопросы для обсуждения формулируете не вы — обязательно согласовывайте их с участниками. Если формулируете вы — 1) обязательно присылайте вопросы для обсуждения заранее, вместе с приглашением, чтобы участники понимали, о чем пойдет речь и смогли подготовиться 2) на встрече следите, чтобы разговор не уходил в сторону.

Протокол имеет структуру, которая помогает лучше ориентироваться в нем. Обычно она включает:

• Название
• Дату и время проведения протокола
• Место проведения протокола
• Список участников (при необходимости — с указанием сторон и роли на проекте)
• Ход обсуждений (или стенограмму — при необходимости)
• Решения, итоги — в которых прописаны достигнутые договоренности, включая необходимые действия, ответственных лиц и дедлайны
• Список открытых вопросов: 1) которые были запланированы, но по каким-то причинам не решены 2) которые возникли в ходе обсуждения, но перенесены. Для списка открытых вопросов полезно указывать ответственных лиц и предполагаемые даты обсуждения
• Приложение, которое может включать аудио/видеозапись встречи, фото/скрины записей с доски, документы и всё то, что вам кажется важным сохранить

Часть информации для протокола мы знаем из приглашения и повестки встречи и можем заранее вставить в шаблон, для других пунктов шаблона мы можем подготовить заголовки и удобные таблички (например, для итогов и открытых вопросов). Если мы позаботимся о шаблоне заранее, то быстрее и качественнее сможем оформить протокол после встречи.

Однажды я подготовила шаблон протокола, на встрече включила презентацию для участника, перевела ее показ на проектор, выдала участнику переключатель… И не смогла вести протокол, потому что при наборе текста курсор переключался на мой протокол и выступающий не мог переключать слайды. Пришлось опять вести протокол от руки.

Если вы ведете протокол встречи и вам нужно одновременно что-то показывать или переключать слайды презентации — подумайте над тем, будет ли вам удобно или лучше передать задачу по ведению протокола кому-то другому. Также заранее подумайте о том, нужно ли будет шарить экран с протоколом — и если да, подготовьте для этого свой рабочий стол.

Я очень люблю писать от руки. Утешаю себя утверждениями нейробиологов о том, что так лучше усваивается информация. Свои протоколы я раньше тоже вела от руки. Да и сейчас, если честно, частенько делаю рукописные заметки к встрече. Не надо так! Если вам необходимо сразу после встречи отправить письмом договоренности, согласовать протокол — вы усложните себе работу. Лучше писать заметки сразу в любом удобном для вас текстовом редакторе: Word, Google-документах, блокноте.

Бывают ситуации, когда видеозапись встречи помогает доказать, что Заказчик хотел именно это и избежать 100+ часов доработок. Поэтому если есть возможность записывать встречи — лучше записывать. При этом важно оповещать участников, что ведется запись. Обычно я использовала фразу: “Ставлю встречу на запись. Если есть возражения, скажите об этом”.

Вроде бы очевидная, но частая ошибка — не планировать время на написание/оформление протокола. После встречи я часто задерживалась для решения смежных вопросов с участниками или сразу переключалась на другие задачи и уходила в них с головой. В итоге вспоминала о протоколе к концу дня, когда работоспособность близится к нулю или вообще оставляла на следующий день. В итоге нюансы забывались, приходилось пересматривать запись, тратить лишнее время на воспоминания. Если вы выделите хотя бы полчаса после встречи на написание протокола — вы в итоге сэкономите себе время.

Звучит странно, но когда мне дали задачу вести протокол, мне ничего не сказали о том, что его нужно согласовывать. В итоге узнала я об этом в такой ситуации — в соседнем подразделении проводили проверку и выяснили, что протоколы ежемесячных совещаний не согласованы. Конечно, не всегда требуется классическое согласование протокола с корректировкой и подписями всех участников. Но написать участникам достигнутые договоренности и получить от них подтверждение — правило, которое решит многие проблемы с требованиями в будущем.

Если требуется полноценное согласование протокола, то действуем так:

Отправляем протокол участникам с текстом: “Замечания к протоколу принимаются до <необходимая дата и время>. При их отсутствии протокол считается согласованным”, вносим правки не более 3-4 раз. Или согласовываем протокол с помощью СЭД.

Сначала протоколы хранились у меня в общей папке, в бумажном виде, в письмах. Конечно, всегда можно найти нужный документ по поиску, но систематизация взаимодействий и достигнутых договоренностей важна и для работы с требованиями, и для погружения новых членов команды в достигнутые договоренности.

А теперь предлагаю немного размяться и подумать над тем, что не так с этим протоколом:

Варианты пишите в комментариях.

А для самых стойких в качестве бонуса - мой стандартный шаблон для протоколов♥