Как повысить эффективность работы с помощью тайм-менеджмента

Планирование рабочего процесса и правильная расстановка приоритетов — важные факторы в достижении поставленных целей, в какой бы сфере вы ни работали. Везде, будь то масштабное строительство, учебный процесс или построение бизнеса с нуля, необходимо сформирование четкой стратегии действий. Заранее продумав действия команды, распределив роли в общем деле, расписав каждый шаг, можно достичь действительно стоящих результатов.

Самыми дисциплинированными по части тайм-менеджмента, как правило, являются представители области IT. Не менее скрупулезный подход к работе можно наблюдать в управленческой сфере.

Так, менеджеры зачастую опираются на классические инструменты и методологию из теории менеджмента:

• Матрица Эйзенхауэра — способ эффективного регулирования рабочей нагрузки путем распределения всех имеющихся задач по принципу их важности и срочности (ниже принцип рассмотрен подробнее).
• Принцип «цель — задача — функция». Для начала следует определиться со всеми целями. Далее на основе полученного списка формируются задачи для достижения обозначенных целей, а также функции. Последний компонент системы — функции — распределяется в рабочем графике в зависимости от важности.
• Система тайм-менеджмента АBC — предусматривает распределение целей и задач на три категории по принципу от самых важных до менее значимых.
• Правило Парето, или принцип 20/80. Согласно этому методу планирования, следует сосредоточить наибольшие усилия на тех задачах, которые принесут наибольший результат. К примеру, стоит потратить больше усилий на 20 % покупателей, которые обеспечат в разы больше прибыли, чем на оставшиеся 80 %, которые принесут маленький доход.

Программисты, в свою очередь, используют намного больше различных систем тайм-менеджмента. Большинство из них применимо только в узких профессиональных кругах, в рамках определенных систем управления проектами. К таким методологиям, к примеру, относятся следующие:

• Матрица Кано — метод, применимый к планированию новых программных продуктов, в его основе лежит выбор приоритетов на основании соотношения функциональности и удовлетворенности пользователей.
• RICE — система, выстроенная на четырех главных понятиях: охват, влияние, достоверность, усилия.
• ICE — здесь за основу взяты такие понятия, как влияние, уверенность и простота реализации.
• Принцип двух списков — заключается в формировании двух списков, где в первом будут важные дела, требующие вашего личного участия, а во втором перечислены те дела, которые можно поручить другим.
• Стоимость задержки — следует проанализировать все задачи и определить, откладывание в долгий ящик которой из них нанесет наибольший урон.
• «Купи задачу» — на первый план выносятся те задачи, решения которых больше всего ожидает клиент.
• WSJF — в первую очередь решаются легкие задачи, не требующие значительных усилий.

Помимо вышеперечисленных прогрессивных методик составления плана работы, по-прежнему используется незамысловатый принцип, все еще весьма распространенный на постсоветском пространстве, известный под названием «красный». Его суть в том, что приоритетность задач определяет начальство, а рабочий коллектив исполняет то, что ему поручают свыше.

Эта система показала себя самой эффективной и универсальной. Ее суть сводится к тому, что все рабочие задачи нужно разделить на четыре категории:

• Важно и срочно — те дела, которые нужно решить лично вам и прямо сейчас.
• Важно и не срочно — ответственные задачи, решение которых можно поручить другим специалистам, но при этом отслеживать их качественное выполнение.
• Срочно и не важно. Если вы руководитель, то поручите эту группу задач ответственным сотрудникам или же решайте самостоятельно, но после первых двух, более важных этапов.
• Не срочно и не важно. Самые незначительные дела, от которых, по большому счету, можно и вовсе безболезненно отказаться, сосредоточившись на первых трех категориях.

Прежде всего следует критически оценить свои силы, изучить категории задач, вычленив из них единичные и повторяющиеся. Нужно всегда учитывать влияние одних задач на другие. Например, в строительстве дома необходимо соблюдать четкую последовательность действий: разметка участка, обустройство фундамента, возведение стен и крыши. В большинстве случаев, поменяв местами действия или же отказавшись от части задач, можно полностью все разрушить и не добиться желаемого результата.

Разбейте список дел на категории, систематизируйте их, укажите все до единой задачи, какой бы из вышеописанных способов тайм-менеджмента вы ни выбрали для себя. Зачастую бумажные ежедневники для этого оказываются неудобными. Рекомендуем расширить список рабочих инструментов специальной программой по планированию.

Projecto — отечественный софт, полный набор инструментов для тайм менеджмента, созданный специально для корпоративного использования. Программа представляет собой облачную платформу, которую можно настроить под любую систему планирования. Взяв на вооружение Projecto, вы сможете легко вносить правки, а также оперативно делиться важными обновлениями с коллегами и подчиненными.

#тайм_менеджмент #таймменеджмент #планирование #планирование_задач #методики #эффективность #менеджмент