Матрица рисков и влияния управления проектов
Планированием называют грамотное распределение ресурсов для достижения намеченных целей. Ежедневно мы прибегаем к планированию, чтобы быстрее получить результат. Однако для его достижения бывает недостаточно составить список задач для дальнейшей их реализации. Ключевое предназначение планирования заключается в решении вопросов таким способом, чтобы финальный результат полностью оправдывал ожидания исполнителя. В частности, наиболее точное совпадение символизирует высокое качество планирования.
Как показывает практика, далеко не всегда исход мероприятий оправдывает ожидание как управленцев, так и исполнителей. В реалиях современности можно смело утверждать, что настоящий руководитель способен не только планировать и координировать рабочие процессы, но и просчитывать риски. Грамотный управленец заранее способен выявить риски, что помогает управлять ими.
Риски проекта: особенности понятия
Прежде чем более детально разобраться в закономерностях появления рисков, важно ознакомиться с самим понятием риска проекта.
Риском проекта называют возможность появления конкретного события, которое накладывает положительное или отрицательное влияние на результат.
Выделяют несколько важных особенностей:
- вероятность появления рисков. Это величина, выраженная в числовом эквиваленте (чаще в процентах), что демонстрирует вероятность появления риска;
- последствия. Речь идет о возможной выгоде или ущербе, который сопровождается рисками;
- величина. Ключевой параметр, демонстрирующий, соотношение вероятности появления риска и тех последствий, с которым он сопряжен.
Для визуализации величины рисков принято использовать матрицы. Матрица рисков и влияния в управлении проектами представляет собой таблицу, где представлены пиковые значения вероятностей возникновения рисков и пороговые значения последствий рисков. Пересечение строк и столбцов позволяет оперативно оценить величину потенциального риска.
Матрица является эффективным инструментом в руках управленца. управление проектами инструментом в руках управленца.
Альтернативой матрицам выступают диаграммы и прочие средства визуализации.
Пример матрицы рисков проекта
Рассмотрим стандартный вид матрицы вероятностей и рисков. Данная таблица содержит цветовые зоны с весомыми величинами:
- зеленый цвет — минимальная величина риска небольшая;
- желтый — риск, который не стоит игнорировать;
- красный — велика вероятность события, которое повлечет за собой необратимые последствия.
Предлагаем альтернативный формат матрицы рисков. Он демонстрирует числовые значения, что усиливает эффект визуализации:
Обратите внимание! Числовые значения, приближенные к 1, свидетельствуют о том, что следует обязательно уделить внимание конкретному риску.
Градация по вероятностям не всегда способна обеспечить 100% результат, показатели могут носить условный характер. В примере представлено деление на пять групп, однако их может быть гораздо больше. Чем больше количество делений шкалы, тем детальнее можно рассчитать показатели.
Матрица риска является одним из важнейших факторов в управлении проектами. Рассмотрим главные преимущества матриц:
- на одном графике можно выявить наиболее серьезные риски проекта;
- взору руководителя ситуация представлена со всех сторон;
- матрица предельно проста даже для новичка;
- можно оформить данные в Excel.
Рассмотрим пример определения вероятности возникновения рисков, определение вероятных последствий рисков проекта, реестр рисков.
Управление рисками
Построению матрицы рисков всегда предшествует этап детального планирования. Важно еще на старте описать все нюансы, расписать ресурсы, чтобы на финальном этапе построить матрицу. В идеале эксперты рекомендуют включить этап планирования рисков в комплексную работу над проектом.
Справиться с поставленной задачей поможет алгоритм:
- Создать перечень потенциальных факторов (внутренних и внешних), способных оказать влияние на выполнение работы.
- Перечислить имеющиеся активы.
- Составить перечень рисков с последующей идентификацией. Можно задействовать не только личный опыт руководителя, но и знания других компаний, применить доступные шаблоны и пр.
- Провести анализ рисков (количественный и качественный). Для этих целей стоит воспользоваться матрицей рисков.
- Выявленные в ходе работы наиболее значимые риски станут поводом для создания плана по противодействию последствий.
- Полученный план реагирования на риски позволит внести коррективы в основной план проекта.
- Важно постоянно анализировать состояние внутренней и внешней среды с целью своевременного реагирования и препятствия появлению новых рисков.
При получении плана реагирования на риски можно понять, следует ли внести в план проекта новую рабочую силу, привлечь дополнительные финансовые потоки и т. д. Не менее важно подумать о дополнительных резервах.
Стоит отметить, что работа с рисками должна стать одной из приоритетных задач менеджмента.
Не забываем о резервах
Бороться с рисками можно при помощи резервов. Однако и здесь все не так просто. Резервы подразумевают предварительное накопление благ или же привлечение дополнительных финансовых потоков. Соответственно, к процессу планирования необходимо подойти с большой ответственностью.
Утопично полагать, что какая-либо компания имеет неограниченные ресурсы и, в частности, резервы.
Резерв может не только выражаться в финансовом эквиваленте, но и характеризоваться человеческим фактором, запасом времени. Резерва обычно обусловлен перерасходом. Иными словами, речь идет о неоптимальном расходовании базовых средств. Наличие резерва во многом позволяет избежать негативных последствий от непредвиденных событий. Аналогичная ситуация и с теми, кто умеет просчитывать риски наперед и управлять ими.
Грамотное планирование рисков в проектах
Работа над проектом всегда представляет собой замкнутый процесс, где все этапы взаимосвязаны. Для разрешения потенциально проблемных ситуаций при работе над проектом стоит организовывать периодические совещания, встречи с командой. На таких совещаниях руководитель, заказчик или его доверенные лица, а также исполнители составляют общий план действий и план по управлению рисками.
Систематизировать данные, произвести учет и классификацию документов поможет система управления деятельностью организации.
В финале руководитель получит детальный план с учетом всех потенциальных рисков, степенью их влияния и вероятностью. Удобно выполнить данную работу в виде матрицы.
Мероприятием по реагированию станет общий результат собраний, в котором будут обязательно отображены необходимые резервы. Рекомендуется периодически анализировать имеющийся план, вносить в него коррективы по ходу работы. Не исключено, что по мере развития проекта вероятность рисков может существенно снижаться или же увеличиваться.
Результатами работы с рисками станут выявление перечня определенных операций, подсчет расходов и анализ резервов, которые необходимо внести в главный план работы проекта.