7 советов, как уменьшить объем формальных бумаг в офисе
Электронный документооборот стал новой вехой в ведении дел на предприятиях в РФ. Многим офисным работникам методичный перевод на ЭДО облегчил трудовые будни: искать нужную информацию и передавать данные стало проще.
«Безбумажный документооборот» подразумевает применение специального программного обеспечения, заполнение образцов и бланков на компьютере. Не вся информация, которая хранится в бумажном виде, является важной. Обрабатывать бумажные носители достаточно сложно и энергозатратно даже при условии систематизации информации и создания каталогизированных архивов. Для хранения многочисленных дел и папок необходимо место, которого не так много в современных офисах. Документы могут испортиться из-за условий хранения, а также создать угрозу возникновения пожара. Бумага является легковоспламеняющимся горючим материалом.
Однако в некоторых учреждениях сотрудники перешли на ЭДО лишь формально, продолжая распечатывать электронные документы, использовать бумажные носители для утверждения и подписи, а затем сканируя их. Такой подход лишь усложнил делопроизводство, поскольку система не способна распознавать и индексировать отсканированную информацию. К тому же из-за необходимости постоянного распечатывания документов существенно увеличивается расход бумаги и чернил для принтера, снижается эффективность работы персонала.
7 советов по сокращению объема офисных бумаг
Избавиться от бумажной волокиты в вашей организации и сэкономить деньги бизнеса можно при соблюдении следующих рекомендаций:
- Начните внедрять реальные системы ЭДО с электронной подписью и шифрованием вместо формального перехода. Однако необходимо делать это обдуманно, опираясь на проведенные расчеты выгоды от перехода на новый формат делопроизводства. Так, подключение к лицензионным коммерческим системам ЭДО является нецелесообразным для малого и микробизнеса. В этом есть смысл только для компаний, отправляющих более ста документов в месяц.
- Займитесь автоматизацией бизнес-процессов, многие рутинные задачи сотрудники могут решать через автоматизированные системы. В итоге количество бумажных документов значительно уменьшится, а ресурсы компании освободятся. Сотрудники избавятся от необходимости постоянно писать докладные записки на имя руководителя, например о закупке расходных материалов, а также утверждать их у начальников отделов.
- Сделайте ставку на технологии. Чем выше уровень IT-оснащения рабочих мест, тем лучше показатели продуктивности. Позаботьтесь, чтобы и опытные руководители подразделений в возрасте освоили технологии, не препятствовали ведению дел в электронном формате и внедрению новых программ в управление бизнесом.
- Налаживание взаимодействия отдельных специалистов друг с другом. Искоренить бюрократизацию на предприятии не так легко, поскольку многие сотрудники привыкли к физическим носителям для подтверждения действий, особенно при высоком уровне ответственности. Сначала нужно оценить оправданность перехода на ЭДО, возможно это будет целесообразно для решения определенных рутинных задач. Не стоит чрезмерно увлекаться отчетами ради отчетов.
- Управляйте проектами вашей компании, ведите документооборот и канцелярию с помощью удобных профильных инструментов. Достаточно внедрить таск-менеджеры, такие как Projecto, чтобы упорядочить и преобразовать важную документацию в электронном виде. Подобные системы помогают руководителям и сотрудникам в планировании дел, управлении бизнес-процессами, постановке задач. Так, можно оценить загрузку подчиненных.
- Установите специальное программное обеспечение для постановки и контроля распоряжений, анализа выполненных целей, ведения перечня оперативных задач, напоминания о встречах и событиях, планирования дел и мероприятий, просмотра отчетов исполнителей. Это отличная альтернатива традиционным ежедневникам. Облачные базы данных позволяют размещать большой объем информации, а доступ можно настроить в соответствии с правилами и политикой компании.
- Ведение электронного документооборота начинайте с бухгалтерии — договоры, счета на оплату, накладные, чеки, акты выполненных работ составляют большой процент в общем объеме бумаг компании. Однако необходимо внедрять новые системы поэтапно, предварительно подготовив специальные технические мощности и после модернизации IT-систем партнеров по бизнесу. Тогда бухгалтерские документы будут проиндексированы.
Использование цифровых технологий в офисе не просто удобно и практично. Конечно, это помогает экономить бумагу и делать вклад в экологию нашей планеты, но главное — вы получаете возможность грамотно распределять бюджет и повышать эффективность труда.
Как помочь бизнесу
Система управления проектами компании Projecto — отечественная разработка для ведения внутренних дел компании в электронном формате. С ней легко и удобно вести кадровый учет, ставить задачи и получать отчеты по ним, обмениваться документами внутри предприятия, разрабатывать и согласовывать их. Это неизменный помощник руководителя, заменяющий ежедневник, и надежное хранилище важной информации о сделках, встречах, контрагентах, сотрудниках и т. п.
Источник: официальный канал Projecto на Дзен