Как писать служебные письма о том, что что-то произошло

Когда что-то произошло, особенно неприятное или страшное, в первую очередь нужно проявить заботу и понимание.

Например, приходит вчера просьба от клиента: «А давайте напишем сообщение, что у нас еще курьерская доставка есть! А то мало людей доезжает к нам».

Немного разбираемся:

– А почему мало людей доезжает?

– Ну там ремонт.

Ага! Ремонт. Новое вводное.

Клиент предлагает такой вариант: «Уважаемые покупатели, к сожалению, подъезд к нашему магазину затруднен. Мы готовы привезти ваш заказ в удобное для вас место. Для этого необходимо при оформлении заказа выбрать тип доставки — курьерская доставка».

Нагромождено. Все эти «уважаемые клиенты» и «к сожалению» не представляют ценности, не очень они похожи на уважение или сожаление. Ремонт от этого не закончится, проезд не освободится.

Перефразируем: «На подъезде к магазину — ремонт. Забирать товар стало не очень удобно. Но у нас есть курьерская доставка, и мы привезем заказ, куда и когда вам нужно. При оформлении укажите, что хотите получить товар с курьером и добавьте адрес».

Стало понятнее и появилась забота. «Забирать товар стало не очень удобно» — это о заботе. Мы как бы говорим: «Мы понимаем ваши горести». Но и не просто понимаем, а вот вам и решение — доставка с курьером. [Теперь это не ваша забота 😄]

Потом оказывается, что ремонт не в магазине, а рядом. Из-за этого образовываются пробки (кстати, всегда докапывайтесь до сути проблемы, не бросайте клиента с сухим «проезд затруднен»).

Генерируем еще один вариант: «Возле въезда в магазин могут быть пробки из-за ремонта рядом. Забирать товар стало не очень удобно. Предлагаем воспользоваться курьерской доставкой, чтобы сэкономить время».

Часть про оформление и указать адрес убрали. Нам это показалось лишним.

Идеальным завершением сообщения было б: «доставкой за наш счет», но копирайтеры не всесильны 🤓

В итоге мы не только информируем, но и заботимся, предлагаем решение.

План может быть таким: