Онбординг в Nerve.Ai. Как мы внедрили новую систему адаптации

Когда мы находим подходящего на вакансию специалиста — возникает задача сделать так, чтобы он быстрее включился в рабочие процессы и нашёл общий язык с командой. О том, как устроен онбординг в Nerve. Ai, какие процессы и зачем мы внедрили, рассказывает HR-менеджер компании Анастасия Дрелинская.

Когда онбординг выстроен грамотно, специалист быстрее адаптируется в команде и лучше понимает свои задачи. На этом этапе важно не перегружать новичка вводными, дать ему освоиться и погрузиться в культуру компании. Мы закладываем на это две недели — за это время сотрудник знакомится с командой и процессами, понимает, к кому и в каких случаях обращаться, улавливает культуру общения и начинает выполнять задачи.

За адаптацию новичка в Nerve. Ai отвечает закреплённый HR-специалист, руководитель и ментор. Хорошо организованный онбординг позволяет специалисту быстрее адаптироваться в команде и начать выполнять свои задачи в оптимальном темпе.

Адаптация в нашей компании делится на два этапа: пребординг и онбординг.

Пребординг — это поддержка сотрудника от момента принятия оффера до его первого рабочего дня. Мы стремимся сделать этот процесс системным, поэтому в нём закреплены определённые шаги.

До выхода на работу будущий сотрудник общается с нашим отделом кадров: согласовывает и подписывает документы. Также просим сотрудника прислать свою фотографию и составить мини-презентацию о себе по шаблону, чтобы представить команде. Так удаётся не терять связь с кандидатом и держать руку на пульсе.

Накануне первого рабочего дня присылаем сотруднику welcome page, на которой он сможет найти информацию о том, что его в этот день ожидает. Также мы рассказываем, как подготовиться к работе, какими программами пользуемся и как убедиться в наличии доступов. Назначаем встречи с руководителем, HR, ментором и проджект-менеджером на удобное время и напоминаем, что их можно будет найти в календаре.

В первый день сотрудника ожидает welcome-тренинг: HR знакомит специалиста с правилами и традициями компании, офис-менеджер проводит инструктаж по работе с инструментами, которые использует компания. Можно сказать, проводим виртуальную экскурсию по нашим пространствам, объясняя, что и где лежит и как пользоваться различными сервисами. Специально для новых сотрудников мы записали видеокурс о правилах коммуникации в компании.

Также сотрудника ждут встречи с руководителем, ментором и project-менеджером. Так как мы работаем удалённо, нам важно, чтобы сотрудник познакомился с командой, почувствовал себя частью коллектива.

«Постоянная поддержка связи с ментором, включая постановку и обсуждение целей и задач на испытательный срок, чувство общности с коллегами из моей практики, дружелюбность и готовность помочь со стороны от коллег из других практик – всё это дало мне почувствовать себя частью команды, работающей на общий результат», – делится впечатлениями от процесса адаптации в команде Nerve.Ai Диана М.

Мы добавляем информацию о том, что к нам вышел на работу новый человек в наше рабочее пространство, где можно почитать о всех коллегах, и представляем его в общем чате. Ребята всегда приветствуют новеньких, отправляя радостные стикеры, сердечки и картинки.

У сотрудника есть время почитать наши материалы — HR Digest с новостями компании, узнать про проекты, которые сейчас в работе, ознакомиться со всеми материалами, которые нужны для выполнения задач.

На третий день работы HR-специалист проводит небольшую встречу в онлайн-формате, чтобы узнать, как чувствует себя сотрудник, понятны ли задачи, нет ли у него каких-то неясностей и проблем.

На десятый рабочий день также созваниваемся, чтобы убедиться, что все идёт хорошо: коммуникация налажена, задачи в работе. И если есть какие-то сложности или непонимание процессов, HR подсказывает, как их можно решить или к кому обратиться за помощью.

Так постепенно мы погружаем сотрудника в корпоративную культуру и интегрируем в социальную и рабочую среду. Исследования говорят, что процесс адаптации обычно занимает около полугода: это тот период, по истечении которого человек начинает чувствовать себя в коллективе по-настоящему комфортно. Но на практике период адаптации традиционно привязан к границам испытательного срока.

На протяжении этого периода мы ведём сотрудника: следим, чтобы он не потерялся, напоминаем руководителю о необходимости постепенной загрузки, четкого и понятного формулирования целей и задач на трёхмесячный срок, а также озвучивания критериев их оценки.

Спустя полтора месяца работы назначаем встречу, где подводим промежуточные итоги: сотрудник заполняет небольшой опрос, в котором рассказывает про себя и свои ощущения, мы собираем обратную связь от тех, с кем он взаимодействует. Обсуждаем, как человек себя чувствует, что получается, а что не очень.

Через 3 месяца проходит итоговая встреча. Накануне мы собираем обратную связь и принимаем сотрудника в нашу систему роста и развития. На этом этапе тщательно изучаем результаты адаптации: проводим полноценную самооценку и собираем подробную обратную связь от тех, с кем специалист общается в рамках выполнения рабочих задач. Узнаём, как он себя чувствует, что его мотивирует, а что демотивирует, что получается, а что нет. И после организуем встречу с руководителем — рассказываем, как человек воспринимает свои сильные и слабые стороны, промахи и достижения.

По результатам этой всесторонней оценки строим план развития на следующие шесть месяцев с конкретными целями: на что сотруднику нужно обращать внимание, какие результаты должны быть достигнуты и в какие сроки. И всё — человек окончательно принят в команду!

Несистемный онбординг, как выяснили аналитики TalentTech, ведёт к тому, что около 30% новых сотрудников увольняются ещё на испытательном сроке. Правильно же выстроенный процесс адаптации, напротив, способствует тому, что лояльность сотрудников компании повышается в разы.

После того как мы сделали онбординг более системным, весь процесс стал прозрачнее и понятнее для обеих сторон. Каждый участник чётко понимает свои задачи в рамках адаптации, у него есть необходимые гайды, благодаря которым он ничего не упускает.

«Цели и задачи помогли по большей части ориентироваться в работе и понимать ожидания от меня на проекте, дали возможность самостоятельно оценивать, насколько хорошо я справляюсь со своими обязанностями, так как были установлены четкие критерии оценки работы», – отмечает специалист отдела аналитики Nerve.Ai Диана М.

Главная цель системы, которую мы выстраиваем в Nerve.Ai, — помочь сотрудникам плавно влиться в команду, погрузиться в атмосферу компании и рабочие задачи. Мы стараемся не перегружать новых сотрудников вводной информацией и задачами на адаптационном этапе, поддерживаем и контролируем, чтобы они знали, чего от них ожидают, к кому и по какому вопросу можно прийти, вовремя разбираем сложности и следим, чтобы всё шло по плану. А по итогам испытательного срока вместе с руководителем готовим индивидуальный план развития, который поможет специалисту раскрыть свой профессиональный потенциал в команде.