Главные ошибки инвентаризации в ресторане и 3 способа их избежать
Неочевидные ошибки в учете могут привести к неверной оценке ресурсов и впоследствии неизбежно выльются в финансовые проблемы. В этом процессе, роль команды – от управляющего и шеф-повара, до бухгалтера – становится критически важной не только для точного сбора данных пересчета, но и для их анализа, выявления и устранения причин проблем.
В этой статье мы не просто разберем типичные подводные камни инвентаризации, но и покажем быстрые способы их обнаружения и предотвращения, которые помогут вам сохранить контроль над запасами и улучшить финансовые результаты ресторана.
Ошибка 1. Товары неверно занесены в программу учета
Ошибки при переносе данных в программу учета – самая распространенная причина отклонений в результатах инвентаризации. Чтобы их выявить, нужно сравнить информацию по всем поступившим товарам за последние 2 месяца с учетом разницы в весе, объеме и поставщиках.
Ручная сверка всего объема данных займет массу времени, поэтому рекомендуем использовать более быстрый способ — отчет «Анализ изменения закупочных цен» в MozgMozg. Для этого необходимо просто отфильтровать группы товаров по изменению цены закупа от большего к меньшему — это позволит увидеть, где произошли максимальные изменения. Не должно прослеживаться значительных скачков в изменении цены закупки за кг/л и изменении веса упаковки. Для примера рассмотрим отчет данных ресторана по закупкам.
Отчет «Анализ изменения закупочных цен» в разрезе товарных групп и категорий. Наблюдается рост закупок в нескольких группах товара
Раскроем группу «Соусы» и проследим, какая позиция повлияла на такой рост закупочной цены.
Здесь мы видим значительный скачок закупочной цены по «Майонезу» с 180,07 руб/кг до 325,40 руб/кг на период февраль — март. Рассмотрим этот товар в разрезе дат и поставщиков.
Приходы за период с февраля по март 2024
На этом отчете мы видим значительный скачок закупочной цены 1 марта, что говорит о возможной ошибке в приходных накладных. Необходимо поднять первичный документ и проверить корректность внесенных данных в программу производственного учета.
Ошибка 2. В систему учета некорректно занесены ТТК
Для обнаружения этой ошибки достаточно посмотреть на отчет о продажах. Можно сделать это в программе производственного учета, построив отчет о продажах за месяц, и вывести два показателя: «СС за ед.» и «СС%». Необходимо изучить все блюда и уделить пристальное внимание следующим позициям:
- СС за ед. = 0 руб
- СС% < 15%
- СС% > 50%
Отчет «АВС-анализ» в Mozg с показателями себестоимости рецептов и продаж
Из отчета следует, что по «Ягодному напитку Вишня в шоколаде» СС руб/шт. равна 0. Это говорит нам о вероятной ошибке – не заполненной ТТК.
По данным из отчета мы наблюдаем, что СС продаж для «Соуса базилик 50 гр» составляет 86,3%. Необходимо проверить ТТК на корректность, а также все позиции у которых «СС продаж %» больше 50%. После доработки ТТК показатели должны прийти в норму, в противном случае, вероятно, что причина кроется в следующем.
Ошибка 3. Не посчитаны некоторые позиции при инвентаризации
Обратите внимание на товары, по которым фактический остаток равен нулю. Скорее всего, они не были посчитаны коллегами и их необходимо отдать на пересчет.
Если у вас в ресторане несколько складов (например, «Бар», «Кухня»), нужно проверить результаты инвентаризации смежных товаров. Возможно коллеги несвоевременно донесли информацию бухгалтеру-калькулятору об их перемещении между складами. В дальнейшем следует наладить схему товарооборота между складами таким образом, чтобы эта информация своевременно поступала к бухгалтеру-калькулятору и заносилась в программу производственного учета.
Далее следует разобрать топ товаров по излишкам и недостачам и проследить их динамику за несколько периодов. Есть следующие виды сортировки излишек и недостач:
- по сумме;
- по количеству;
- по % потерь от оборота (когда мы делим количество излишек или недостач на расход сырья за анализируемый период).
Быстро увидеть отклонения по всем 3 показателям одновременно можно в системе Mozg в отчете «Анализ результатов инвентаризации». Рассмотрим на примере ресторана.
Выполнив сортировку по сумме, мы можем отследить излишки товара на складе. Согласно отчету позиция «Картофельные дольки» находятся «в плюсе» на 7499 в руб., что составляет 15% от оборота. По данным прошлого месяца эта позиция ранее уже была в большом плюсе.
Из этого можно сделать вывод о несоблюдении поварами ТТК при отдаче блюд (гости получают блюдо с меньшей граммовкой) или ошибке в ТТК. Необходимо провести проработку позиций, в которых используется этот ингредиент.
Также мы можем перейти внутрь позиции и посмотреть движение товара — рассмотрим это на примере таблицы с недостачами.
Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в Mozg. Динамика по недостачам инвентаризации по категории «Кухня» в отчете «Анализ результатов инвентаризации»
Сортировка в отчете сделана по количеству. Наблюдаем, что лаваш минусует из месяца в месяц, при практически одинаковом товарообороте. Исходя из этого отчета, мы можем сделать 3 вывода:
- не соблюдаются ТТК (повара используют больше сырья, чем заложено в ТТК);
- ошибка ТТК в программе;
- ошибка в товародвижение (нет списания на порчу и т.п).
Нажав на количество, мы можем увидеть отчет о движения товара.
Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в Mozg. Детализация по товару «Лаваш» за февраль 2024
В отчете видно, что 2.02. был приход на 50 шт., продано 11 шт., на конец дня на остатке 39 шт. Однако на следующий день на склад снова поступает 50 шт. Отследив движение товара, можно сделать вывод, что не вся реализация данного товара отражена в программе производственного учета. Необходимо провести проработку всех блюд куда входит данный товар и запросить акты списания.
Проанализировав инвентаризацию по этим отчетам, мы сможем быстро понять, почему у нас возникают те или иные отклонения. В конце анализа необходимо разобрать каждую позицию из топа излишек и недостач по технике ППР (Проблема – Причина – Решение).
Эти решения помогут устранить либо минимизировать последствия ошибок, допущенных при инвентаризации, а также предотвратить их появление в будущем.