Как вести документооборот в обособленных подразделениях
По какой системе построить документооборот в филиалах и представительствах? Стоит ли централизовать сбор документов или доверить их хранение подразделениям? Разбираемся в недостатках систем документооборота и даем рекомендации, как избежать рисков и штрафов
Риски при отсутствии налаженной системы документооборота
Подчеркиваем, что организация документооборота должна отвечать двум важным требованиям:
- Своевременности и оперативности обмена информацией.
- Своевременности и оперативности учета документов.
Это значит, что с одной стороны нужно быстро обмениваться сведениями внутри компании между ее подразделениями, с другой — каждый документ должен быть зафиксирован и учтен.
При неправильно организованном документообороте со структурными подразделениями компании могут столкнуться с проблемой судебных издержек, штрафами и пенями.
Компании часто сталкиваются с проверками различных органов. Как правило, речь о проверках со стороны ФНС, но совместно или отдельно от нее организацию могут проверять — Пенсионный фонд, ФСС, Госинспекция по труду.
Задержки в предоставлении для проверки документов могут повлечь за собой штрафы. Например, за непредставление ФНС документов — 200 рублей за каждый такой документ (статья 126 НК). Если же не передать вовремя документы для проверки в ФСС или ПФР, то за их непредставление будет назначен штраф по КоАП (статья 15.33 п. 3 и п. 4) от 300 до 500 рублей на должностное лицо.
Причины непредставления документов могут быть банальны:
- неправильно организованный процесс учета документов, при котором не понятно, где именно в данный момент находится документ — в филиале или головной организации;
- потеря документов в обособленном структурном подразделении, до передачи в центральную бухгалтерию;
- нескоординированная работа по обмену документами между структурными подразделениями.
Причем налоговики могут провести проверку непосредственно в филиале организации или ее представительстве, не обращаясь напрямую в головной офис. А сроки для передачи документов на проверку всегда сжатые.
Можно ходатайствовать об их продлении, но ФНС не обязана принимать во внимание, например, большой объем истребуемых документов или отсутствие у организации технической возможности сделать копии. Хотя суды встают на сторону налогоплательщиков, если у компании объективно отсутствовала возможность оперативно передать документы в ФНС. Но хотите ли вы доводить дело до суда?
Как избежать негативных последствий
Негативных последствий можно избежать если правильно организовать документооборот. Условно его можно разделить на два вида: централизованный и децентрализованный.
Централизованный документооборот
При централизованной схеме документооборота чаще всего хранение документов осуществляется в архиве головного предприятия, при этом в филиалах хранятся копии документов в электронном виде. Уничтожение документов осуществляется головной компанией, взаимодействие с проверяющими органами осуществляется тоже главным офисом.
Этот вариант подойдет организации, если ее обособленные подразделения не обладают собственными счетами и отдельными балансами. Так, например, если расчет зарплаты и формирование документов на отгрузку будет осуществлять головной офис, то и хранение документов на базе подразделения нецелесообразно.
При организации централизованного документооборота важно следующее:
- должен осуществляться только централизованный учет, чтобы не возникало путаницы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;
- все документы должны проходить единую регистрацию и учет;
- порядок учета, хранения и уничтожения должен быть установлен в локальном акте организации, с которым должны быть ознакомлены все структурные подразделения
- стоит установить систему контроля за передачей документов и ответственность должностных лиц за нарушение установленных в организации требований регламентов.
Надо признать, что такая схема неудобна в случае, если обособленные подразделения находятся на значительном расстоянии от центральной бухгалтерии. В этом случае организовать доставку документов и обеспечить их сохранность во время перевозки будет непросто. Например, головной офис находится в Москве, а небольшое ОП — во Владивостоке. Стоимость доставки документов может составить солидную расходную статью в бюджете.
В этом случае вопрос централизации решается в зависимости от следующих факторов:
- от организационной структуры;
- от количества человек, работающих в обособленных подразделениях;
- от расположения ОП;
- от установленных деловых традиций (например, руководитель компании может требовать, чтобы оригиналы документов в любом случае хранились на территории главного офиса, т. к. он оборудован специальным хранилищем);
- от схемы управления денежными потоками.
Если вариант с централизацией вам не подходит. Рассмотрите другой.
Децентрализованный документооборот
Для децентрализованной схемы документооборота характерно:
- хранение документов отдельно в филиалах, отдельно в головном офисе — в том подразделении, в котором они были разработаны;
- оригиналы или копии документов передаются из филиала в головной офис и обратно на основании запросов (например, в случае получения требования от ИФНС головной офис запрашивает в филиале документы);
- хранение документов и их уничтожение равноценно осуществляется как головным офисом, так и филиалами.
Такой способ подойдет тем компаниям, чьи подразделения более автономны. Например, филиалы организации обладают собственными расчетными счетами и ведут отдельные балансы, самостоятельно выставляют документы клиентам, а руководители осуществляют сделки на основании доверенностей. В этом случае есть смысл документы, сформированные в подразделениях, оставлять там же.
Однако обе эти схемы имеют свои недостатки. Рассмотрим их.
Недостатки систем документооборота
- Зачастую необходимы дополнительные трудовые и финансовые затраты для ведения, сбора, проверки и хранения документов.
- Нужно оборудовать специальные хранилища для документов, организовать систему хранения и поиска.
- При осуществлении запросов уполномоченных органов компания тратит дополнительное время на пересылку запроса в структурное подразделение, либо происходит наоборот — подразделение вынуждено запрашивать документы у «головы».
- Возникают сложности с логистикой и обеспечением безопасности. Например, есть риски с раскрытием персональных данных или утратой самих документов транспортной компанией.
- Невозможность четко проанализировать в центральном аппарате ожидаемый объем документов, затраты и время связанные с их обработкой.
Если филиал не вовремя передал документы в центральный офис, то у главного бухгалтера нет возможности сформировать достоверную отчетность. Придется, при поступлении первички или реестров, формировать корректировки. А если с передачей сведений опоздают сразу несколько филиалов?
Причем эта проблема касается любого способа передачи сведений — не важно, отправляются филиалами бумажные документы или электронные, оригиналы, копии или сканы. Если документооборот стихийный, а не организованный, без четкого графика и фиксации поступления и выбытия документов, то хаос компании обеспечен.
Еще одна сложность заключается в хранении. Допустим документы получены, обработаны и направлены в архив. Но вдруг понадобились снова — при выездной проверке, при сверке с контрагентом, при обращении сотрудника за выпиской из приказа или справкой и т. п. Теперь документ в хранилище нужно как-то найти.
Если ваш архив — это просто коробки с папками, даже с надписями «Реализация за 2020 год» или «Личные дела сотрудников за период с 2019 по 2021 год» (последнее, кстати, не лучший вариант хранения личных дел), то на поиски нужной бумаги уйдет в лучшем случае от получаса до нескольких часов. В худшем — документа вы не найдете вообще (попал не в ту папку, случайно был уничтожен, изымался ранее и не возвращен в архив и так далее).
Как видите, у общепринятых систем документооборота есть недостатки, которые в итоге могут привести к финансовым и репутационным потерям. Обиженный сотрудник пойдет в суд, ФНС назначит штрафы и доначислит налоги из-за не предоставленных подтверждающих документов.
Но есть выход, мы подготовили для вас уникальное решение и рекомендации, которые решат все вышеуказанные проблемы!
Как организовать документооборот в любой организации и перевести его в «цифру»
Компания Делис Архив более 20 лет помогает своим клиентам эффективно организовывать документооборот, хранить и архивировать документы. Мы экономим ваши средства, сокращаем затраты, делаем документооборот удобным и прозрачным для бухгалтера и руководителя.
Для основного потока документов, который поступает в отдел бухгалтерии, закупок или на склад
- На базе Делис Архив можно организовать сбор бумажных документов от поставщиков, контрагентов и курьерских служб клиентов в городах, где находятся филиалы и представительства. Мы проконтролируем сроки поступления и полноту наличия документов
- Специалисты Делис Архив отсканируют документы и загрузят их в систему электронного архива или в облачное решение. У вас будет доступ к электронному архиву круглые сутки.
- Все кадровые документы, независимо от расположения филиала и головного подразделения, загружаются в электронный архив. Делис Архив является оператором персональных данных, а также у нас есть соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан. Мы можем подготовить справки для ваших сотрудников и Управлений Пенсионного фонда по запросу.
- Оперативно доставим документы, необходимые для проведения проверки или представления в контролирующие органы, в ваш офис.