Какие кадровые документы нужно хранить, чтобы не проиграть в суде с работником
КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.
Где сказано что и сколько нужно хранить?
Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).
Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).
Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:
- 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
- 50 лет, если это событие произошло после этой даты.
Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в «Делис Архив» — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.
Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:
Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.
Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив».
Хранить обязательно
Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).
Трудовые договоры и допсоглашения к ним
Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.
Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца (апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2021 № 33-2408/2021 по делу № 2-2708/2020).
График отпусков
Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов (определение ВС РФ от 06.10.2020 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.
Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя, работник не должен из-за этого страдать (определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2021 № 88-18810/2021).
Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности
Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.
Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2020 № 88-24932/2020).
Табель учета рабочего времени
Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.
Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015).
Положение об оплате труда и премировании
Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).
Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании (определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755).
И это еще далеко не все
Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
- положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
- локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
- локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
- документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
- документ об утверждении формы расчетного листка;
- положения о филиалах, представительствах;
- положение об аттестации;
- положение об охране коммерческой тайны;
- документы по охране труда;
- график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
- документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя: о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.
Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро. Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся. Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.