{"id":13845,"url":"\/distributions\/13845\/click?bit=1&hash=54601a6ed47cd6f2ea994f54c639affb7b60c3a1bcc160f3f669d0dd5dd46701","title":"\u041f\u043e\u0434\u043a\u0430\u0441\u0442 \u043e \u0440\u0430\u0437\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u043a\u0435 \u2014 \u0431\u0435\u0437 \u0444\u043e\u043a\u0443\u0441\u0430 \u043d\u0430 \u0431\u0440\u0435\u043d\u0434\u0435, \u043d\u043e \u0441 \u044d\u043a\u0441\u043f\u0435\u0440\u0438\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430\u043c\u0438","buttonText":"\u041f\u043e\u0434\u0440\u043e\u0431\u043d\u0435\u0435","imageUuid":"5e2e3429-1282-582a-a245-b0558a631fd2","isPaidAndBannersEnabled":false}

Мифология документооборота. Документ и документированная информация

В своей практике часто встречаю утверждение: документы есть только у государственных организаций, а мы – коммерческая структура, у нас документов нет, но есть много информации, в структурировании которой нам нужна помощь.

Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.

Так ли это?

Информационные ресурсы организации наполняются документами и документированной информацией. Чем они отличаются, определяет ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:

Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Само слово «документ» происходит от латинского «documentum», что означает «доказательство».

Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Документ отличается от документированной информации наличием реквизитов (всего 30, закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016, каждый вид документа имеет свой набор реквизитов).

Для официального документа установлены жесткие правила его оформления, нарушение требований к оформлению приведет к потере юридической силы (например, обязательный набор реквизитов первичных учётных документов установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете»).

Для придания информации юридической силы ее надо правильно задокументировать: оформить, использовать правильные реквизиты.

Вернемся к утверждению владельцев бизнеса о том, что в их деятельности документов нет. А что есть?

Вот несколько примеров функциональных направлений деятельности компаний:

  • o трудовые отношения (организация труда, нормирование труда, охрана труда);
  • o кадровое обеспечение (прием, перевод, увольнение, учет, аттестация, повышение квалификации);
  • o бухгалтерия (оплата труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность).
  • Каждое направление имеет правовую основу, что выражается в требованиях к документированию. то есть установлен набор обязательных видов документов и правил их оформления.

Выводы и рекомендации

Правила документирования едины как для государственных организаций, так и для коммерческих компаний. Создавайте документы правильно по каждому направлению деятельности в соответствии с внешними нормами.

Помните, что документ имеет юридическую силу, документированная информация – нет.

При автоматизации различайте документ и документированную информацию – такое различие должно быть явно заложено в логике программного продукта. Уточните это у специалистов по внедрению.

Материал подготовлен партером "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.

DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null